En inköpsprocess är en arbetsprocess som har till syfte att på olika sätt leda den externa anskaffningen av varor och tjänster. En organisation kommer att behöva flera olika inköpsprocesser för att inköpsverksamheten ska fungera väl. En del inköpsprocesser sammanvävs med varandra, medan andra bara har övergripande kopplingar. Det kan också finnas fler parallella inköpsprocesser, eftersom olika inköpskategorier ställer olika krav på arbetsmetoder. Exempelvis är det vanligt att enkla småköp sköts genom enkla lösningar som inköpskort eller webbavrop, medan stora investeringar hanteras genom avancerade upphandlingar i flera steg.
Vissa inköpsprocesser kan vara av engångskaraktär, medan andra utförs repetitivt. Det är ofta de repetitiva processerna som tilldrar sig mest intresse, eftersom man i dessa fall har större behov av tydlighet, samtidigt som förbättringspotentialen är större. Men även för engångsprocesser finns värde i att förtydliga. Exempelvis kan man inom ramen för ett unikt leveransavtal finna det värdefullt att definiera den gemensamma process som avtalsparterna ska arbeta efter.
Många organisationer kartlägger sina inköpsprocesser. Kartläggningen syftar primärt till att beskriva inköpsprocessernas nuläge, dvs hur man faktiskt går till väga. Resultatet av en sådan kartläggning kallas deskriptiv processkarta, dvs en karta som beskriver de verkliga förhållandena. I förlängningen kan processkartläggningen leda till förslag om förbättring och hur inköpsprocessen faktiskt bör se ut, det vill säga ett nyläge. En del talar om att man framställer en normativ processkarta, som beskriver en önskvärd normalprocess. Normativa processkartor går också att finna inköpslitteratur och de processer som beskrivs i denna artikel kan betraktas som normativa. Därför är det viktigt att inte bara kopiera normativa processkartor för att infoga dem i de egna processbeskrivningarna; det finns stor risk att de förvirrar läsaren. Istället måste kartläggaren utgå ifrån sin egen verklighet och utforska den, för att i ett senare skede förbättra den.
Skilj mellan process och flöde. En process kännetecknas av att den förändrar någonting: material, information eller pengar. Förändring som i de allra flesta fall innebär en förädling. Flöde förflyttar bara något från en punkt till en annan. Flöde innebär sällan en förädling, men är en nödvändighet för att olika delprocesser ska kunna fungera ihop. Processerna symboliseras i en processkarta med olika typer av symboler, medan flöden ritas med streck och pilar. I en del fall kan streck och pilar också innebära logiska samband eller en förflyttning i tid.
Processkartan för en komplicerad process kan bli så pass omfattande att det uppstår behov av att förenkla den. Detta görs ofta genom att rita upp ett förenklat flödesdiagram, där momenten förefaller följa en slags löpande-band-princip. Verkligheten är förstås sällan sådan, vilket läsaren bör göras uppmärksam på.
Processkartor och förenklande flödesdiagram är de vanligaste sätten att visualisera inköpsprocesser, men dessa passar inte för alla processtyper. Ibland kan det passa bättre att beskriva processen med ren löptext. I andra situationer kan processkartorna komma att likna de algoritmer och logikschemor som är vanliga inom programmering. Det finns med andra ord många olika sätt att beskriva och visualisera en inköpsprocess. Följande lista sammanfattar de allra vanligaste sätten att beskriva inköpsprocesser:
I en organisation brukar man skilja på vertikala och horisontella inköpsprocesser, och man syftar då på hur material och information flödar genom organisationen. De vertikala processerna består som regel av processer för beslutsfattande och rapportering. Högre nivåer i organisationen fattar olika beslut alternativt delegerar rätten att fatta beslut inom vissa ramar. De lägre nivåerna sammanställer beslutsunderlag för beslutsfattande, alternativt rapporterar resultat av fattade beslut. Horisontella processer kommer istället att röra sig mellan funktioner eller individer på ungefär samma organisationella nivå.
Organisationens horisontella inköpsprocesser kan delas in efter den ledningsnivå de tillhör. Vanligt är att följa indelningen: strategiskt, taktiskt och operativt inköp. En del väljer istället att använda termerna sourcing, inköp och anskaffning, vilka har en mer kronologisk innebörd.
De allra flesta inköpsprocesser följer ett behovsorienterat mönster, vilket innebär att ett behov uppkommer, detta löses genom ett inköp varpå en leveransprocess följer. En organisation behöver alltid ha en samling behovsorienterade inköpsprocesser för att överhuvudtaget kunna fungera. Men till de behovsorienterade processerna behövs processer som analyserar och kontrollerar den rullande inköpsverksamheten. I förlängningen syftar dessa processer till att förbättra genom att i en del fall lägga om styrkursen. Det behövs också processer som kan slå i bromsen och lösa problem; man talar då om problemorienterade inköpsprocesser.
Processkartläggning och definierandet av processer syftar i förlängningen till att effektivisera och förbättra verksamheten och dess processer. Processförbättring kan i sig vara en process som behöver beskrivas. Till hjälp finns det ett stort antal verktyg som stödjer denna förbättringsprocess. Inom Six-Sigma har man valt att klassificera förbättringsverktygen efter en process som kallas DMAIC.
Varje processförbättringsverktyg är klassificerat enligt ett eller flera av de fem processtegen i DMAIC. De förbättringsverktyg som är vanligast inom inköp är följande.
En modern inköpsfunktion jobbar konstant med att proaktivt identifiera besparingspotential och effektiviseringar inom sin leverantörsbas. Något som såklart är än mer viktigt i en lågkonjunktur. När ekonomin vänder neråt är en av de mest effektiva strategierna att öka fokus på inköp av indirekt material. Indirekt material utgör ofta en stor del av inköpsvolymen för många…
En vanlig riktlinje för inköpsavdelningar är att det är viktigt att konsolidera sin spend till ett färre antal leverantörer. Inköp samlar volymer hos färre leverantörer för att få bättre priser och mer effektiva processer, vilket i sin tur sparar organisationen pengar. Trots detta är det inte ovanligt att det smyger sig in några leverantörer som…
Värdet av att arbeta strukturerat med inköpsorienterade kategoristrategier har dokumenterats av många författare och med dessa som ledljus har de flesta inköpsfunktioner ambitionerna att arbeta strategiskt. Trots det saknar många inköpsfunktioner genomtänkta och förankrade strategier för sina kategorier. På EFFSO har vi identifierat tre nyckelområden som gör det lättare att ta fram värdeskapande kategoristrategier. Det…