Skapa kategorispecifika strategier

Bra kategoristrategier är A och O

Värdet av att arbeta strukturerat med inköpsorienterade kategoristrategier har dokumenterats av många författare och med dessa som ledljus har de flesta inköpsfunktioner ambitionerna att arbeta strategiskt. Trots det saknar många inköpsfunktioner genomtänkta och förankrade strategier för sina kategorier. Vi på EFFSO har identifierat tre nyckelområden som gör det lättare att ta fram värdeskapande kategoristrategier. Det gäller att:

  1. Vara överens om vad begreppen betyder
  2. Linjera kategoristrategin med företagets övergripande mål
  3. Säkerställa strukturen med hjälp av en process

Tydliga och enkla begrepp

Det har gått inflation i begreppet strategi och dess egentliga betydelse har med tiden urvattnats. Det medför att man ofta blandar ihop begrepp som vision, strategi, aktivitet och mål. För att skapa ordning i begreppsförvirringen finns det till och med böcker vars enda syfte är att navigera igenom virrvarret av definitioner och presentera ordets exakta innebörd (exempelvis ”Strategy: A History”).

Vi på EFFSO har inom ramen för kategoribaserat inköp valt att definiera ordet strategi som den riktning som inköparen önskar driva sin affär eller kategori. Enkelt uttryckt skall kategoristrategin enligt oss svara på frågorna: Vad? och Varför? Medan de aktiviteter vi behöver göra för att omsätta strategin i praktiken ger svaret på frågan: Hur?

Vision, strategi och aktiviteter

Bild 1: Vanliga begrepp i strategiskt arbete

Visionen är det framtida tillstånd som vi önskar för en kategori.
Kategoristrategin är den riktning som vi ska driva kategorin.
Aktiviteter är de konkreta deluppgifter som vi skall genomföra för att driva kategorin enligt den uppsatta strategin.
Målen är de tydliga slutleveranser som vi använder både för att verifiera att de aktiviteter som utförs driver utvecklingen i den önskade riktningen och för att verifiera när aktiviteten är färdigställd.

 

Linjera kategoristrategin

Vår erfarenhet är att man bäst bygger kategoristrategier uppifrån och nerifrån, samtidigt. Det betyder att man bryter ner den övergripande företagsstrategin ner till respektive funktion, där inköpsfunktionens strategier och mål sedan blir viktig kunskap i kategoristrategin (se t.ex. Hoshinkanri ). Samtidigt måste kategoristrategin bygga på underliggande fakta som köpmönster, inköpsvolymer och leverantörsmarknadens struktur etc.

Samband mellan kategoristrategi och företagets strategi

Bild 2: Sambandet mellan en kategoristrategi och företagets övergripande strategi

Säkerställ en struktur

Det upplevs ofta komplext att bemästra sammanfogningen av de övergripande företagsstrategierna med underliggande kategorispecifika fakta. Därför nöjer sig många företag med att använda mallar som verktyg för att formalisera sina kategoristrategier. Förvisso är det bra att ha mallar, men vår erfarenhet säger att det inte räcker. För att strukturera och underlätta arbetet med att ta fram en kategoristrategi har vi skapat en process som säkerställer att frågorna Vad? Varför? samt Hur? blir besvarade på ett strukturerat sätt.

Process för att ta fram kategoristrategier

Bild 3: EFFSOs process för framtagande av kategoristrategier

 

Uppbyggandet av innehållet i en kategoristrategi varierar beroende på kategorins karaktär eller den bransch som företaget verkar inom. Exempelvis har kategorier med en högre utvecklingstakt behov av strategier där tyngdpunkten ligger inom ett till tre år. Samtidigt som tekniktunga kategorier med en inbyggd trögrörlighet har behov av en längre tidshorisont, exempelvis när de har långa testcykler. Det behövs noggrannhet i nedbrytningen av strategin i konkreta kort- och långsiktiga aktiviteter. Därför måste processen vara tillräckligt flexibel för att hantera samtliga inköpskategorier.

Oavsett kategoritypen eller företagets kundaffär rekommenderar vi på EFFSO att investera tid och resurser i skapandet av kategoristrategier. De inköpsorganisationer som lyckas väl med strategiprocessen levererar betydligt bättre resultat i form av sänkta kostnader, lägre kapitalbindning samt större kundnytta och dessutom får de större trovärdighet och inflytande på företaget.

Källor

McKinsey Global Purchasing Excellence 2010
Strategy: A history, Lawrence Freedman, 2013

Klassificering av kategorier och leverantörer

Inköparens arbete med sourcing, marknadsanalyser, leverantörs- och sortimentstrategier utgår många gånger från en klassificering av inköpskategorier och leverantörer. Själva klassificeringssystemet som man använder beror till största del på vilken bransch inköparen befinner sig i men även vilken del av organisationen man tillhör. Exempelvis fungerar ett system för produktionsmaterial inte så bra för klassificering av reservdelar…

Varför tar det tid att implementera kategoristyrt inköp?

Många inköpsorganisationer vittnar om att implementering av kategoristyrt inköp antingen tagit längre tid av vad de trodde, eller misslyckats trots flera försök. Vanligtvis brukar det ta mellan 3-5 år att implementera kategoristyrning fullt ut i organisationen. Varför är det så? I den här texten ska jag försöka förklara varför det tar tid och varför det…