Värdet av att arbeta strukturerat med inköpsorienterade kategoristrategier har dokumenterats av många författare och med dessa som ledljus har de flesta inköpsfunktioner ambitionerna att arbeta strategiskt. Trots det saknar många inköpsfunktioner genomtänkta och förankrade strategier för sina kategorier.
På EFFSO har vi identifierat tre nyckelområden som gör det lättare att ta fram värdeskapande kategoristrategier. Det gäller att vara överens om vad begreppen betyder, linjera kategoristrategin med företagets övergripande mål och säkerställa strukturen med hjälp av en process.
Det har gått inflation i begreppet strategi och dess egentliga betydelse har med tiden urvattnats. Det medför att man ofta blandar ihop begrepp som vision, strategi, aktivitet och mål. För att skapa ordning i begreppsförvirringen finns det till och med böcker vars enda syfte är att navigera igenom virrvarret av definitioner och presentera ordets exakta innebörd (exempelvis ”Strategy: A History”).
Inom ramen för kategoribaserat inköp har vi valt att definiera ordet strategi som den riktning som inköparen önskar driva sin affär eller kategori. Enkelt uttryckt skall kategoristrategin enligt oss svara på frågorna: Vad? och Varför? Medan de aktiviteter vi behöver göra för att omsätta strategin i praktiken ger svaret på frågan: Hur?
Bild 1: Vanliga begrepp i strategiskt arbete
| Visionen | är det framtida tillstånd som vi önskar för en kategori. |
| Kategoristrategin | är den riktning som vi ska driva kategorin. |
| Aktiviteter | är de konkreta deluppgifter som vi skall genomföra för att driva kategorin enligt den uppsatta strategin. |
| Målen | är de tydliga slutleveranser som vi använder både för att verifiera att de aktiviteter som utförs driver utvecklingen i den önskade riktningen och för att verifiera när aktiviteten är färdigställd. |
Vår erfarenhet är att man bäst bygger kategoristrategier uppifrån och nerifrån, samtidigt. Det betyder att man bryter ner den övergripande företagsstrategin ner till respektive funktion, där inköpsfunktionens strategier och mål sedan blir viktig kunskap i kategoristrategin (se t.ex. Hoshinkanri ). Samtidigt måste kategoristrategin bygga på underliggande fakta som köpmönster, inköpsvolymer och leverantörsmarknadens struktur etc.
Bild 2: Sambandet mellan en kategoristrategi och företagets övergripande strategi
Det upplevs ofta komplext att bemästra sammanfogningen av de övergripande företagsstrategierna med underliggande kategorispecifika fakta. Därför nöjer sig många företag med att använda mallar som verktyg för att formalisera sina kategoristrategier. Förvisso är det bra att ha mallar, men vår erfarenhet säger att det inte räcker. För att strukturera och underlätta arbetet med att ta fram en kategoristrategi har vi skapat en process som säkerställer att frågorna Vad? Varför? samt Hur? blir besvarade på ett strukturerat sätt.
Bild 3: EFFSOs process för framtagande av kategoristrategier
Uppbyggandet av innehållet i en kategoristrategi varierar beroende på kategorins karaktär eller den bransch som företaget verkar inom. Exempelvis har kategorier med en högre utvecklingstakt behov av strategier där tyngdpunkten ligger inom ett till tre år. Samtidigt som tekniktunga kategorier med en inbyggd trögrörlighet har behov av en längre tidshorisont, exempelvis när de har långa testcykler. Det behövs noggrannhet i nedbrytningen av strategin i konkreta kort- och långsiktiga aktiviteter. Därför måste processen vara tillräckligt flexibel för att hantera samtliga inköpskategorier.
Oavsett kategoritypen eller företagets kundaffär rekommenderar vi på EFFSO att investera tid och resurser i skapandet av kategoristrategier. De inköpsorganisationer som lyckas väl med strategiprocessen levererar betydligt bättre resultat i form av sänkta kostnader, lägre kapitalbindning samt större kundnytta och dessutom får de större trovärdighet och inflytande på företaget.
McKinsey Global Purchasing Excellence 2010
Strategy: A history, Lawrence Freedman, 2013
Inom både film och musik är det ett allmänt känt faktum att den andra filmen eller det andra albumet riskerar att bli mindre framgångsrikt än debuten. Ta till exempel Highlander 2 som med all rätt fått kritiker att parafrasera tag-linen från första filmen ”There should only have been one” och ni förstår varför det andra…
Många inköpsorganisationer upplever att det är svårt att utveckla och genomföra effektiva kategoristrategier, särskilt i dessa tider. De vanligaste anledningarna är hanteringen av data, strukturella utmaningar samt valet av tidshorisont för strategiska beslut. Lägg därtill ESG och komplexiteten ökar ytterligare. För att lyckas med sitt strategiarbete behöver inköpsorganisationer investera i systemstöd, utbilda personal och skapa…
Jonathan O’Briens ”kategoristyrningshus” beskriver de viktigaste fundamenten och bärande pelarna för praktisk kategoristyrning. Många som vill implementera ett kategoristyrt arbetssätt tenderar dock att någonstans på vägen glömma bort det här och fastnar i detaljer om processteg, systemverktyg m.m. Här går vi tillbaka till de bärande delarna i O’Briens hus och reflekterar över deras betydelse för att uppnå verkliga resultat.