Fokusera på indirekt material för att ta hem besparingar

En modern inköpsfunktion jobbar konstant med att proaktivt identifiera besparingspotential och effektiviseringar inom sin leverantörsbas. Något som såklart är än mer viktigt i en lågkonjunktur. När ekonomin vänder neråt är en av de mest effektiva strategierna att öka fokus på inköp av indirekt material. Indirekt material utgör ofta en stor del av inköpsvolymen för många organisationer och här finns det stora möjligheter för inköp att realisera märkbara kostnadsbesparingar med bibehållen kvalitet och service.

Inköpsvolymen av indirekt material varierar självklart beroende på bransch och organisationens storlek. Men generellt sett utgör ofta indirekt material mellan tjugo och trettio procent (20-30%) av en organisations totala inköpsvolym (spend). För tjänsteproducerande företag är den oftast väsentligt högre. Stora organisationer, speciellt de med en diversifierad produktportfölj, har dessutom ofta en högre andel av indirekt material än mindre organisationer med en smalare produktportfölj.

Oavsett vilken av dessa kategorier organisationen faller inom så bidrar även mindre effektiviseringar och besparingar till betydande värdeskapande för organisationen. Det är värt att påminna om att många bäckar små leder ofta till bättre resultat än förhoppningen att öka lönsamhet och effektivitet via ett enda större projekt.

Det är ofta enklare att realisera besparingar inom indirekta kategorier

Även om direkt material står för en stor andel av den totala spenden för många företag, finns det ett antal starka argument för att fokusera på indirekt material när det gäller besparingsinitiativ. Vanligtvis är enklare att både påbörja och realisera besparingsinitiativ inom indirekt material, bland annat på grund av:

• Kostnadsstruktur: Direkt material utgör vanligtvis en stor del av produktionskostnaden och kan vara svårare att minska utan att påverka kvaliteten på produkten eller tjänsten. Indirekt material å andra sidan, är ofta lättare att förändra utan att påverka kärnverksamheten.
• Byteskostnad: Direkt material är vanligtvis mer specialiserat och kan kräva längre ledtider och fler interaktioner med leverantörer för att byta. Effektiviseringar inom indirekt material kan ofta realiseras snabbare och enklare, och i många fall finns det även en större mångfald av likvärdiga leverantörer på marknaden.
• Sammanhang: Direkt material är oftast direkt relaterat till själva produkten företaget säljer kräver det ofta en noggrann analys av hur besparingsinitiativ kan påverka kvaliteten. Indirekt material är vanligtvis mindre kritiskt för företagets slutprodukt (eller tjänst) och har mindre påverkan på kvaliteten. Något som gör det enklare för inköp att styra mot kostnadseffektivare alternativ.

EFFSO har genom åren drivit ett stort antal kategoriprojekt inom indirekt material där vi hjälp kunder att sänka sin totalkostnad.

”Varför har besparingarna inte hämtats hem tidigare?”

Nyligen kunde vi identifiera potentiella besparingar och effektiviseringar till ett värde av närmare 100 MSEK inom indirekt material hos en av våra kunder. Detta resulterade i en vanlig fråga till inköpschefen: ”varför har detta inte hämtats hem tidigare?”. Även om det verkar uppenbart, är det egentligen inte så förvånande med tanke på hur strukturen inom indirekt material ofta kan se ut hos många företag.

Men några av huvudanledningarna kan vara:

• Tillgång till data: Att analysera inköps av indirekt material kan vara rörigt, vilket kan göra det svårt att identifiera potentiella besparingarsområden. Saknar dessutom organisationen systemstöd för exempelvis spendanalys är det svårt att spåra kostnader och analysera inköpsmönster på en tillräckligt detaljerad nivå.
• Operativ och taktisk inköpsorganisation: Saknar inköpsorganisationen struktur och processer för indirekt material kan det vara svårt att få en tydlig bild över hur inköpskostnaderna påverkar verksamhetens lönsamhet och kostnadsbild. Detta gör det svårt att identifiera potentiella effektiviseringar vilka kan påverka totalkostnaden för kategorin i fråga.
• Tids- och resursbrist: I organisationer med stor volym av direkt material saknas ofta både tid och resurser för noggrannare analys av inköp av indirekt material. Även detta påverkar möjligheten att både identifiera effektiviseringar och att genomföra de förändringar som krävs för att uppnå sänkt totalkostnad.
• Fokus på andra områden: Organisationer kan ha fokuserat mer på andra områden än indirekt material, exempelvis direkt material eller tjänster som är direkt relaterade till produktion och försäljning. Detta kan ha gjort att inköp av indirekt material inte har fått tillräckligt med uppmärksamhet och resurser.
• Bristande insikt: Det kan finnas en bristande insikt eller förståelse om hur inköp av indirekt material påverkar organisationens verksamhet och resultat. Om organisationen inte har en helhetsbild av sina inköp kan det vara svårt att identifiera de möjligheter till effektiviseringar som finns inom området.
• Förmågan att arbeta med TCO analyser: Att arbeta med Total Cost of Ownership (TCO) är ofta komplext och kräver, utöver detaljerade fakta och data, hög grad av involvering från nyckelintressenter och kärnverksamheten. Detta gäller även inom direkt material, trots att inköp vanligtvis har tillgång till bättre bättre data och har högre prioritet bland intressenter. Indirekt material analyseras vanligtvis utifrån pris per enhet eller timme, vilket gör att stora förbättringspotentialer förbises och TCO perspektivet saknas helt eller delvis.

För att exemplifiera varför det kan vara värt att fokusera på indirekt material är dess påverkan på bruttomarginalen. Låt oss säga att ditt företag har en årlig indirekt materialbudget på 1000 miljoner och där 700 miljoner kronor är adresserat och kontrolleras av inköp. Om inköp arbetar fokuserat och på en högre strategisk nivå – tänk kategoristyrning – är det inte ovanligt att kunna sänka totalkostnaden med cirka 10%. Detta innebär en besparing på 70 miljoner kronor per år!

För att uppnå samma resultat så skulle ett företag behöva sälja avsevärt mer varor eller tjänster för att uppnå samma effekt på bruttomarginalen. Om företaget har en genomsnittlig bruttomarginal på 25% skulle de behöva sälja för ytterligare 280 miljoner kronor för att uppnå samma resultat.

Att fokusera på indirekt material i en lågkonjunktur kan vara en game changer då det sänker både företagets totalkostnad samtidigt på det påverkar lönsamheten positivt. Även om indirekt material inte utgör den största andelen av spenden så har de kategorierna en stor påverkan. Både på företagets resultat och dess konkurrenskraft.

Philip Rasch, Affärsutveckling, EFFSO Syd