Leverantörsbedömning förekommer i flera sammanhang. Oftast börjar den i den så kallade initiala leverantörssökningen; ’sourcingen’, som går vidare i olika steg fram till den löpande leverantörsförvaltningen. Där kan den heta leverantörsvärdering eller leverantörsutvärdering. Således kan arbetet med leverantörsbedömning vara såväl strategiskt som taktiskt.
Leverantörsvärdering brukar ofta vara kopplat till olika nyckeltal för vilka det finns uppsatta mål.
Leverantörsbedömning i olika steg
Skillnaderna mellan bedömning och värdering brukar vara följande:
| Aspekt | Leverantörsbedömning | Leverantörsvärdering |
| Inriktning Urval Typ Omfattning Arbetsinsats Databehandling |
Framtidsorienterad Nya & befintliga leverantörer Kvalitativ Bred, många aspekter Tidsödande Manuellt & subjektivt |
Historiska data Befintliga leverantörer Kvantitativ Begränsad, få aspekter Rutinarbete Faktiska data, automat. |
Källa: Purchasing & Supply Management, Arjan van Weele
Engelska termer brukar vara ‘supplier assessment’ för leverantörsbedömning, ‘supplier rating’ eller ‘supplier evaluation’ för leverantörsvärdering.
Nedan sammanfattas leverantörsbedömning och leverantörsvärdering under benämningen leverantörsbedömning.
Motiven till leverantörsbedömning kan vara flera. Man kan till exempel vilja utvärdera:
De områden som man bedömer brukar man dela in i följande fyra kategorier:
I samband med leverantörsbedömning gör många inköpare en klassificering av leverantören, varugruppen eller produkten.
Det finns många metoder för att bedöma leverantörer. Ofta kombinerar man flera metoder för att ge en så allsidig bild som möjligt. Vi kommer här nedan att gå igenom ett antal metoder som är vanliga.
Den i särklass vanligaste metoden bygger på att leverantörerna får fylla i formulär med frågor kring deras verksamhet, produkter, ledning och ekonomi. Formuläret kan leverantören sedan komplettera med årsberättelser, kvalitetscertifikat m.m. Metoden, som heter egenbedömning eller självbedömning, förekommer på i stort sett varenda inköpsavdelning eftersom den är tidseffektiv. Det finns de organisationer som med fördel lägger ut formuläret på sin hemsida.
När man har samlat in uppgifterna använder man de sedan som ett avstamp för vidare bedömningsarbete.
En snabb metod för att bedöma leverantörer är att inhämta kreditupplysningar från ett kreditupplysningsföretag. Den här metoden är effektiv och bekväm, framförallt när man har många leverantörer att bedöma. Men det finns en nackdel och det är att informationen ofta begränsar sig till ekonomi och företagsledning. Kreditupplysningar fungerar bara bra i sådana länder där årsbokslut m.m är offentliga handlingar, vilket är fallet i långt ifrån alla länder. Det finns också ett stort eftersläp i metoden, eftersom boksluten redovisas lång tid efter angivet verksamhetsår. Via webben kan inköparen numera smidigt navigera fram rätt upplysningar i avancerade relationsdatabaser som exempelvis visar om någon styrelseledamot varit inblandad i tidigare konkurser.
Det är vanligt att begära kopior på leverantörens olika certifieringar gjorda av tredje part. I viss mån kan även certifiering av andra part ha betydelse. Certifieringar är ofta relaterade till olika typer av ledningssystem men det kan också vara rena produktcertifieringar. Vanliga certifieringar som bedöms är ISO 9000, ISO 14000, ISO 18000, EMAS m.fl. Produktcertifieringar kan exempelvis vara Bra Miljöval, KRAV etc. En form av helhetsbedömning som förekommer i exempelvis järnvägsbranschen är det s.k. TransQ-certifikatet.
Detta system bygger på den kända Kaplan-Norton-modellen benämnd ‘balanced scorecard’. Den utförs lättast genom att olika beställare inom en organisation får besvara enkäter (ofta webbaserade) som handlar om leverantörens olika egenskaper. Beställarna sätter i ett resultatkort poäng efter vad de upplevt av pris, kvalitet, servicenivå etc. Organisationens angivna uppgifter används sedan för att värdera leverantören. Utvärderingen sker mot uppsatta styrvärden, därav namnet styrkort. Denna variant används mer vid leverantörsvärdering, dvs värdering av en befintlig leverantör. Metoden passar i tillverkande industri där leverantörsbasen är enhetlig, dock är metoden vida spridd inom många näringsgrenar. Själva resultatkortet benämns ofta ‘supplier perfomance scorecard’. Populärt talar många inköpare om ‘scorecarding’.
Den i särklass mest ansträngande metoden är att genom att besöka en leverantör gå igenom alla delar av leverantörens ledningssystem, logistik, produktion etc. Metoden ger en mycket tillförlitlig bild av verksamheten, men samtidigt krävs det mycket erfarenhet för att få fram det som verkligen är viktigt.
De flesta inköpsorganisationer arbetar med någon form av inköpssystem som är avancerade relationsdatabaser innehållande information om ramavtal, artiklar, avropsorder, leveranstider, godsmottagning etc. Dessa system kan ofta generera rapporter med avseende på leveransprecision, leveranssäkerhet, inköpsvolymer, pristendenser, kassation eller andra kvalitetsavvikelser. Informationen används med fördel för att bedöma hur viktig en leverantör är samt hur god förmågan att leverera är.
Inom tillverkande industri är det vanligt att använda olika statistiska metoder för att analyser trender eller samband. Även information från leverantörsbalanserade styrkort kan analyseras på liknande sätt. Vanligt är att grafiskt presentera dessa, exempelvis:
Trendkurva över leveransprecision
Sambandsdiagram
Den vanligaste utgångspunkten är års- eller delårsbokslut. Utifrån dessa studerar man olika nyckeltal. Av olika nyckeltal brukar de väsentligaste vara: soliditet, räntabilitet, likviditet och vinstmarginal. Det går inte att sätta upp allmängiltiga regler för dessa nyckeltal, eftersom de varierar från bransch till bransch. Därför brukar de flesta inköpare jämföra det bedömda företagets nyckeltal med ett genomsnitt för motsvarande företag i samma bransch. Statistik över nyckeltal för olika branscher kan man hitta på SCBs hemsida. Men det finns en allmängiltig regel, och det är soliditeten. Den anger att företag med en soliditet under 15% konsekvent är sådana man bör undvika, eftersom erfarenheterna visar att dessa förr eller senare gör konkurs.
DuPont-modellen använder man för att bestämma och förbättra räntabiliteten inom företag eller sortiment. Modellen bygger på en ekvation där en rad ekonomiska uppgifter matas in. Resultatet blir räntabiliteten (dvs den procentuella avlastningen av det totala kapitalet). Det går att rita upp ett DuPont-diagram och utifrån var det aktuella företaget eller sortimentet hamnar i diagrammet går det att bestämma vilken åtgärd som är lämpligast.
I branscher med ett högt säkerhetstänkande är det av yttersta vikt att regelbundet auditera kärnleverantörerna och försäkra sig om att dessa uppfyller alla säkerhetskrav. För denna saks skull är det vanligt att teckna så kallade leverantörskvalificeringsavtal där leverantörerna förbinder sig att pliktskyldigt deltaga i beställarens auditeringsarbete samt att tillse att säkerhetskraven uppfylls. I leverantörskvalificeringsavtalet kan man samtidigt reglera allmänna kommersiella villkor. Det fungerar då som ett slags ramavtal som i ett senare skede kan byggas på med leveransåtaganden och prisavtal.
Kendrion egenbedömning (engelsk mall)
TRB Leverantörsbedömning av serviceanläggning
Examensarbete om leverantörsbedömning, flera mallar på slutet
Exempel på formulär för egenbedömning
I dagens globaliserade affärsvärld är hanteringen av risker i leverantörsbasen av avgörande betydelse för organisationers hållbarhetsarbete och framgång. Organisationer som vill fördjupa sitt samhällsansvar och säkerställa en etisk försörjningskedja måste aktivt hantera potentiella risker i leverantörsbasen. EU:s gröna giv och CSDDD Detta är något som EU har tagit fasta på i sin gröna giv vars…
Leverantörsrelationer inleds normalt sett med en förhoppning om ett oproblematiskt samarbete under hela avtalstiden. Ofta tänker man sig en längre relation med avtalsförlängningar och en positiv utveckling. Men så blir det inte alltid. Det finns tillfällen då man till och med behöver avsluta en leverantörsrelation i förtid dvs innan avtalstiden löpt till ända.
Hållbart inköp innebär i grunden att man även beaktar fördelar inte bara för ditt företag eller organisation utan att man även ser på effekten för samhället i stort. Detta innebär att man inte enbart tittar på pris utan även ser hur inköp minimerar såväl negativa sociala och miljömässiga effekter. Sett ur ett inköpsperspektiv har hållbarhet…