När kostnader skenar – tre sätt för inköp att ta kontroll

När marknaden förändras snabbt hamnar inköp ofta i centrum. Priser stiger. Leverantörer vill omförhandla. Interna budgetar pressas. Samtidigt behöver verksamheten fortfarande leveranser, kvalitet och stabilitet.

Då är det lockande att gå direkt på leverantörerna med önskemål om prisjusteringar. Det kan vara rätt. Men om alla kostnader och alla leverantörer behandlas på samma sätt finns risk att organisationen skär bort sådant som behövs för att skapa värde, samtidigt som de verkliga kostnadsdrivarna lämnas orörda.

Ett bättre angreppssätt är att kombinera tre typer av inköpsinitiativ: Cost Cut, Demand Management och TCO-fokus. Tillsammans kan dessa tre initiativ sänka kostnader, undvika onödiga kostnadsökningar och skapa påtaglig affärsnytta.

Börja med att förstå vad som driver kostnaden

Ökade kostnader ser påfallande lika ut i resultaträkningen. Men ofta har de olika orsaker. Vissa orsaker är externa som exempelvis ändrade marknadspriser, valutakurser, energi- och transportkostnader eller tillgången på råvaror. Andra orsaker kan vara interna: volymer, kravspecifikationer, nivån av avtalstrohet i organisationen, kort framförhållning eller för många variationer på en och samma produkt/tjänst.

För att inköp ska få bättre kontroll över situationen är det ofta bra att börja med en snabb men tydlig potentialbedömning. Inköp behöver veta vilka kategorier (och produkter/tjänster) som står för störst finansiell påverkan, vilka kostnader som är påverkbara och vilka initiativ som kan genomföras för att förbättra läget utan att det för den delen skapar oacceptabel risk.

En enkel prioritering kan bygga på tre frågor:

• Hur stor är kostnadspåverkan i kategorin?
• Hur mycket av kostnaden kan vi faktiskt påverka på kort och medellång sikt?
• Vilka beroenden finns till verksamhet, leverantörer, kvalitet, hållbarhet och leveransförmåga?

Cost Cut – skär där det ger effekt, inte bara där det råkar vara lätt

Cost Cut initiativ handlar i stort om att snabbt minska kostnadsnivån. Det kan vara nödvändigt när marginaler pressas eller budgetar behöver justeras. Men kostnadsreduktion bör inte vara en generell procentsats som läggs över alla kategorier. Att skicka brev till leverantörer och ”kräva” lägre priser är sällan en bra strategi i det långa loppet.

Ett mer träffsäkert angreppssätt är att identifiera de kategorier där kostnaden kan sänkas utan att verksamheten tappar förmåga. Det kan handla om omförhandling, ny konkurrensutsättning, volymkonsolidering, bättre avtalsefterlevnad eller enklare specifikationer.

Exempel på frågor att ställa:

• Finns det leverantörer eller avtal där prisnivån inte längre speglar marknaden?
• Köper olika delar av verksamheten samma sak på olika villkor?
• Finns det gamla avtal, tilläggstjänster eller servicenivåer som inte längre används?
• Kan vi samla volym eller byta upplägg utan att öka risk?

Cost Cut initiativ bör vara breda och angripas med ett öppet sinne. Säljteam pratar ofta om en ”säljpipe”, här är det motsvarande begreppet ”besparingspipe” och ju fler initiativ som kommer upp på bordet desto bättre. Samtidigt kräver Cost Cut såväl tempo som disciplin. Besparingar behöver definieras tydligt: Vad är en faktisk besparingseffekt? Vad är kostnadsundvikande och vad är en engångseffekt? Om detta saknas kan resultatet svårt att följa upp och trovärdigheten mot CFO och verksamhet minskar.

För mer information om Cost Cut så rekommenderar vi den här artikeln här på EFFSO Tools: https://tools.effso.se/2024/11/resultatinriktade-inkopare-dags-for-cost-cut/

Demand management – påverka beteenden och behov innan det blir en kostnad

Demand Management betyder att styra efterfrågan, den billigaste kronan är den som inte spenderas. För inköp är detta ofta en av de mest underskattade hävstängerna när kostnaderna ökar. Här finns det en rad olika vägar att gå, från att införa köpstopp till att vara mer kontrollerande när det gäller vilka inköp som släpps igenom.

Köpstopp kan oftast appliceras inom indirekta kategorier och kopplas oftast till policyförändringar exempelvis att begränsa resande. Det har en tydlig kortsiktig kostnadspåverkan, men kan innebära både risk och missade möjligheter (för att inte tala om ”gnäll” i den egna organisationen). Ett bättra alternativ är oftast något som kan kallas ”brownout” (jämför med begreppet ”blackout”). Det handlar alltså om att prioritera bland kategorier och arbeta för att sänka inköpsvolymen utan att sätta stopp för allt. Ett sätt att hantera detta kan vara att införa ytterligare attestnivåer på utvalda kategorier för att på så sätt minimera onödiga utgifter.

Man kan även ställa sig frågan behöver vi köpa på det här sättet, i den här volymen, med den här specifikationen och vid den här tidpunkten?

Demand management kan alltså innebära att:

• Pausa eller omprioritera lågkritiska inköp när kostnadsläget är pressat
• Flytta efterfrågan från dyra akutköp till planerade inköp
• Minska antalet varianter och speciallösningar genom att köpa mer standardiserade men likvärdiga produkter/tjänster

För att få detta att fungera smidigt krävs ofta dialog med verksamheten (och ett tydligt mandat till inköp att agera). Pushar man igenom Demand Management initiativ för hårt utan att få med sig relevanta stakeholders på tåget är risken att man suboptimerar initiativet och att det då inte levererar de förväntade besparingarna. Som i all annan förändring är förändringsledning, förankring och kommunikation viktig.

Men effekten kan bli stor, särskilt i indirekta kategorier som exempelvis konsultinköp, IT, transporter, marknad, resor, facility management och andra områden där invanda beteenden och kravbilder driver mycket av kostnaden.

Den viktigaste skillnaden mellan Cost Cut och Demand Management är att Cost Cut i huvudsak fokuserar på kostnad. Demand Management fokuserar på vad och hur organisationen köper.

TCO-fokus – titta på totalkostnad, inte enhetspris

När priset pressas för hårt kan kostnaden komma tillbaka på andra sätt: sämre kvalitet, fler reklamationer, längre ledtider, högre lager, mer intern administration eller ökad leveransrisk.

Därför bör inköp komplettera Cost Cut och Demand Management med en tydlig TCO-logik. TCO, total cost of ownership, handlar om att se hela kostnaden över livscykeln. För vissa kategorier är inköpspriset bara en del av kostnaden. Resterande finns i exempelvis energi, underhåll, lager, kvalitetsbrister eller transporter/emballage.

Här blir leverantörsdialogen viktig. I stället för att enbart kräva prisreduktion kan inköp arbeta med leverantören för att hitta de faktorer som driver kostnad. Det kan handla om alternativa material, ändrade förpackningar, annan orderrytm, justerad specifikation, gemensam prognos, bättre planering eller annan innovation.

Detta passar särskilt bra i kategorier där leverantören har hög teknisk kompetens, där byten kan vara svåra eller där kostnaden sitter i processen snarare än i styckpriset. Här är ett bra tips att bjuda in strategiskt viktiga leverantörer till förutsättningslösa möten där innovation är i fokus. Målet är att hitta nya win-win situationer och etablera en gemensamt hållbar kostnadsnivå som fungerar över tid.

Vill ni fördjupa er mer i TCO rekommenderar vi den här artikeln: https://tools.effso.se/2023/05/total-cost-of-ownership-tco-en-guide-for-inkopare/

Välj verktyg efter situation

De tre angreppssätten ska inte användas på samma sätt i alla kategorier.

• Använd Cost Cut när kostnaden är hög, påverkan är snabb och risken är hanterbar.
• Använd Demand Management när kostnaden framför allt drivs av volym, beteende, kravbild eller låg styrning.
• Sätt TCO i fokus när kategorin (eller kostnadsbilden) är komplex, leverantörsberoendet är stort eller när för hård prispress riskerar att flytta kostnad och risk till andra delar av verksamheten.

I praktiken kombineras ofta alla tre typerna av initiativ. En kategori kan behöva snabb omförhandling eller konkurrensutsättning i ett första steg, tydligare styrning av intern efterfrågan i nästa och ett mer strukturerat leverantörsarbete för att säkra långsiktig effekt. För att säkra upp att rätt saker görs är det viktigt att nuläget är definierat. Det gör det mycket enklare att prioritera rätt.

Slutsats – börja inte springa, börja med analysen

När kostnaderna skenar behöver inköp agera snabbt. Men snabbhet får inte ersätta analys. Den organisation som börjar med en tydlig diagnos kan välja rätt verktyg för rätt kategori. Här är potentialbedömning nyckeln, men inom indirekta kategorier kan även en enklare desktopanalys fungera som ett första steg. Vad som följer därpå är beroende på hur det ser ut i det aktuella fallet.

I vissa fall är svaret Cost Cut. I andra fall finns den största effekten i Demand Management eller i ett mer strukturerat arbete med totalkostnad och leverantörer.

EFFSO:s erfarenhet är att de bästa resultaten ofta uppstår när inköp kombinerar datadriven prioritering med nära förankring i verksamheten. En tydlig analys av nuläget ökar möjligheterna till att leverera högre ROI oavsett val av strategi. Då blir arbetet inte bara en besparingsövning. Det blir ett sätt att skapa kontroll, fokus och bättre beslut i ett osäkert marknadsläge.