| Artikel

Ärendehantering

Ärenden, avtalsregister, diarium

Inköpsavdelningen har en rad typer av ärenden, såväl interna som externa, som behöver registreras för att få en väl fungerande anskaffningsprocess. Följande typer av ärenden är vanliga att registrera:

Ärenden kan loggas separat i olika listor eller i någon form av ärendehanteringssystem. Avtalsregister fyller ur många avseende en mycket central funktion. Följande syften brukar finnas med ett avtalsregister:

  • Bevaka uppsägningstider, förlängningstider, omförhandlingstidpunkter
  • Marknadsföra ingångna avtal internt för att öka avtalstroheten
  • Tillse att det finns avtalsförvaltare utsedd som för företagets talan mot leverantören
  • Vara uppföljningsdokument för sortiments- och leverantörsstrategier

Det är också vanlig att parallellt med avtalsregistret ha register för beställningar inom ramavtal samt en ärendelogg.Företag som arbetar med stora mängder generiska köp av standardvaror arbetar hellre med rena inköpssystem som dessutom har en mängd logistiska funktioner inbyggda. Inköpssystem fungerar dock sämre för köp av tjänster och entreprenader eller andra köp där köpet inte kan standardiseras, i sådana fall passar ärendehanteringssystem bättre. Andra förekommande standardprodukter är avtalshanteringssystem.

Många inköpsavdelningar har behov av att mäta olika mätetal (nyckeltal) som bör loggas parallellt. Ett av de allra vanligast mätetalen inom inköp är förhandlingsresultaten, dvs hur mycket besparingar som uppnås genom upphandling eller förhandling. Nästan alla inköpsavdelningar har någon form av förhandlingslogg, besparingslogg eller resultatlogg.

En grupp yngre kollegor lutar sig över en laptop.

Att sjösätta en kategoristrategi

| Artikel

En av de största utmaningarna i kategoristyrningsarbetet är implementering och realisering av kategoristrategierna. Det är lätt att en kategoristrategi bara blir ett fint dokument hos inköpsavdelningen i stället för att genomsyra organisationens förändringsarbete och åstadkomma resultat. Det finns många orsaker till att det blir så. Den här artikeln fokuserar på några praktiska faktorer i själva överlämningen från arbetet med att ta fram en kategoristrategi till hur den ska omsättas i handling. Det handlar om involvering, beslut, relevans och kommunikation.

Bild uppifrån på lastfartyg med containrar.

Försörjningsstabilitet – inköps bidrag till robusthet

| Artikel

Försörjningsstabilitet är en av de faktorer som bygger en organisations robusthet, dvs. förmåga att hantera störningar i omgivningen. Det handlar om att skapa stabila försörjningskedjor av varor och tjänster. Inköp spelar en viktig roll i det arbetet när det gäller att hantera valet mellan en och flera leverantörer, geografi och relationen med våra leverantörer.

En framgångsrik start – fem viktiga fokusområden för en ny inköpschef

| Blogginlägg

I dagens dynamiska, för att inte säga turbulenta, företagsklimat spelar inköpschefen en central roll. Fokus på sänkta kostnader kontrasteras med starka incitament för att säkerställa en robust, effektiv och inte minst hållbar leveranskedja. Det senare kan till och med innebära ökade kostnader. Att som ny inköpschef lyckas att balansera dessa två motpoler kräver ofta en…