| Artikel

Ärendehantering

Ärenden, avtalsregister, diarium

Inköpsavdelningen har en rad typer av ärenden, såväl interna som externa, som behöver registreras för att få en väl fungerande anskaffningsprocess. Följande typer av ärenden är vanliga att registrera:

Ärenden kan loggas separat i olika listor eller i någon form av ärendehanteringssystem. Avtalsregister fyller ur många avseende en mycket central funktion. Följande syften brukar finnas med ett avtalsregister:

  • Bevaka uppsägningstider, förlängningstider, omförhandlingstidpunkter
  • Marknadsföra ingångna avtal internt för att öka avtalstroheten
  • Tillse att det finns avtalsförvaltare utsedd som för företagets talan mot leverantören
  • Vara uppföljningsdokument för sortiments- och leverantörsstrategier

Det är också vanlig att parallellt med avtalsregistret ha register för beställningar inom ramavtal samt en ärendelogg.Företag som arbetar med stora mängder generiska köp av standardvaror arbetar hellre med rena inköpssystem som dessutom har en mängd logistiska funktioner inbyggda. Inköpssystem fungerar dock sämre för köp av tjänster och entreprenader eller andra köp där köpet inte kan standardiseras, i sådana fall passar ärendehanteringssystem bättre. Andra förekommande standardprodukter är avtalshanteringssystem.

Många inköpsavdelningar har behov av att mäta olika mätetal (nyckeltal) som bör loggas parallellt. Ett av de allra vanligast mätetalen inom inköp är förhandlingsresultaten, dvs hur mycket besparingar som uppnås genom upphandling eller förhandling. Nästan alla inköpsavdelningar har någon form av förhandlingslogg, besparingslogg eller resultatlogg.

Närbild på ett par glasögon som ligger på en öppen anteckningsbok på ett bord.

Kompetensutveckling – skapa en lärande organisation

| Artikel

Kompetens är en av nycklarna till en framgångsrik organisation som effektivt skapar relevanta resultat. Det är inte något statiskt, utan det bör ständigt utvecklas. Kravet på utveckling kommer både från den föränderliga situation i vilken organisationen verkar och från medarbetarnas förväntningar. Kompetensutveckling behöver vara en del av organisationens kultur, och bör ske kontinuerligt på flera olika sätt.