Ärendehantering

Ärenden, avtalsregister, diarium

Inköpsavdelningen har en rad typer av ärenden, såväl interna som externa, som behöver registreras för att få en väl fungerande anskaffningsprocess. Följande typer av ärenden är vanliga att registrera:

Ärenden kan loggas separat i olika listor eller i någon form av ärendehanteringssystem. Avtalsregister fyller ur många avseende en mycket central funktion. Följande syften brukar finnas med ett avtalsregister:

  • Bevaka uppsägningstider, förlängningstider, omförhandlingstidpunkter
  • Marknadsföra ingångna avtal internt för att öka avtalstroheten
  • Tillse att det finns avtalsförvaltare utsedd som för företagets talan mot leverantören
  • Vara uppföljningsdokument för sortiments- och leverantörsstrategier

Det är också vanlig att parallellt med avtalsregistret ha register för beställningar inom ramavtal samt en ärendelogg.Företag som arbetar med stora mängder generiska köp av standardvaror arbetar hellre med rena inköpssystem som dessutom har en mängd logistiska funktioner inbyggda. Inköpssystem fungerar dock sämre för köp av tjänster och entreprenader eller andra köp där köpet inte kan standardiseras, i sådana fall passar ärendehanteringssystem bättre. Andra förekommande standardprodukter är avtalshanteringssystem.

Många inköpsavdelningar har behov av att mäta olika mätetal (nyckeltal) som bör loggas parallellt. Ett av de allra vanligast mätetalen inom inköp är förhandlingsresultaten, dvs hur mycket besparingar som uppnås genom upphandling eller förhandling. Nästan alla inköpsavdelningar har någon form av förhandlingslogg, besparingslogg eller resultatlogg.

Inköpsanalyser till grund för effektivitet

Nyligen gick Finansdepartementet ut och meddelade att Ekonomistyrningsverket har fått i uppdrag att utreda hur inköpsanalyser kan påverka effektiviteten i statliga myndigheters inköpsverksamheter. På EFFSO tycker vi att detta är mycket positivt. Vår erfarenhet pekar tydligt på att faktabaserade analyser är en av grunderna för att inte bara skapa kostnadseffektivitet och resurseffektivitet, utan också för…

Så kan inköpsfunktionen komma igång med hållbart inköp

I Sverige är de flesta av oss överens om att hållbarhet är något viktigt. Många av oss strävar efter att ta hållbara beslut privat. Samtidigt förväntar vi oss även att företag och organisationer ska ta ett stort ansvar när det gäller hållbarhet. Det effektivaste sättet att komma igång är att börja arbeta med frågorna –…

Att avsluta en leverantörsrelation i förtid

Leverantörsrelationer inleds normalt sett med en förhoppning om ett oproblematiskt samarbete under hela avtalstiden. Ofta tänker man sig en längre relation med avtalsförlängningar och en positiv utveckling. Men så blir det inte alltid. Det finns tillfällen då man till och med behöver avsluta en leverantörsrelation i förtid dvs innan avtalstiden löpt till ända. Det handlar…