Ärendehantering

Ärenden, avtalsregister, diarium

Inköpsavdelningen har en rad typer av ärenden, såväl interna som externa, som behöver registreras för att få en väl fungerande anskaffningsprocess. Följande typer av ärenden är vanliga att registrera:

Ärenden kan loggas separat i olika listor eller i någon form av ärendehanteringssystem. Avtalsregister fyller ur många avseende en mycket central funktion. Följande syften brukar finnas med ett avtalsregister:

  • Bevaka uppsägningstider, förlängningstider, omförhandlingstidpunkter
  • Marknadsföra ingångna avtal internt för att öka avtalstroheten
  • Tillse att det finns avtalsförvaltare utsedd som för företagets talan mot leverantören
  • Vara uppföljningsdokument för sortiments- och leverantörsstrategier

Det är också vanlig att parallellt med avtalsregistret ha register för beställningar inom ramavtal samt en ärendelogg.Företag som arbetar med stora mängder generiska köp av standardvaror arbetar hellre med rena inköpssystem som dessutom har en mängd logistiska funktioner inbyggda. Inköpssystem fungerar dock sämre för köp av tjänster och entreprenader eller andra köp där köpet inte kan standardiseras, i sådana fall passar ärendehanteringssystem bättre. Andra förekommande standardprodukter är avtalshanteringssystem.

Många inköpsavdelningar har behov av att mäta olika mätetal (nyckeltal) som bör loggas parallellt. Ett av de allra vanligast mätetalen inom inköp är förhandlingsresultaten, dvs hur mycket besparingar som uppnås genom upphandling eller förhandling. Nästan alla inköpsavdelningar har någon form av förhandlingslogg, besparingslogg eller resultatlogg.

Tail spend: Kostnaden för en stor leverantörsbas blir större och större

En vanlig riktlinje för inköpsavdelningar är att det är viktigt att konsolidera sin spend till ett färre antal leverantörer. Inköp samlar volymer hos färre leverantörer för att få bättre priser och mer effektiva processer, vilket i sin tur sparar organisationen pengar. Trots detta är det inte ovanligt att det smyger sig in några leverantörer som…

Så kan inköp arbeta brett och förutsättningslöst för att mäta och generera värde i sämre tider

Vid inflation, svag krona och lågkonjunktur kan det ofta vara en utmaning för inköpsfunktioner att påvisa sitt värde. När allting stiger i pris innebär det att Inköps vanligaste mätetal – kostnadsbesparing per enhet/timme – oavsett inköpsfunktionens insatser kommer att visa på kostnadsökningar för företaget eller organisationen. Vilket kan kännas ganska hopplöst. Det finns dock flera…

Besparingsinitiativ: Våga lägg tid på analysfasen

När ekonomin bromsar in får inköp ofta det tunga ansvaret att begränsa utgifterna. Detta kan göras på ett flertal sätt, från långsiktigt inköpsarbete via kategoristyrning till kortsiktiga lösningar som köpstopp för att drastiskt reducera kostnaderna. En attraktiv mellanväg är riktade besparingsinitiativ. Det betyder att inköp använder flertalet verktyg som finns att hämta i kategoristyrningens verktygslåda…