Ärendehantering

Ärenden, avtalsregister, diarium

Inköpsavdelningen har en rad typer av ärenden, såväl interna som externa, som behöver registreras för att få en väl fungerande anskaffningsprocess. Följande typer av ärenden är vanliga att registrera:

• Ramavtal, kontrakt med tillhörande tilldelningsbeslut
• Beställningar, inköpsordrar med tillhörande inköpsanmodan
• Leverantörsbedömningar, leverantörsvärderingar
• Upphandlings och förhandlingsresultat
• Fakturor (leverantörsreskontra)
• Reklamationer, avvikelser
• Skadeståndskrav, tvister, viteskrav, ’claims’
• Avtalsuppsägningar, avtalsförlängningar
• Ändringshantering (ÄTA) eller konstruktionsändring (ECR)

Ärenden kan loggas separat i olika listor eller i någon form av ärendehanteringssystem. Avtalsregister fyller ur många avseende en mycket central funktion. Följande syften brukar finnas med ett avtalsregister:

• Bevaka uppsägningstider, förlängningstider, omförhandlingstidpunkter
• Marknadsföra ingångna avtal internt för att öka avtalstroheten
• Tillse att det finns avtalsförvaltare utsedd som för företagets talan mot leverantören
• Vara uppföljningsdokument för sortiments- och leverantörsstrategier

Det är också vanlig att parallellt med avtalsregistret ha register för beställningar inom ramavtal samt en ärendelogg.Företag som arbetar med stora mängder generiska köp av standardvaror arbetar hellre med rena inköpssystem som dessutom har en mängd logistiska funktioner inbyggda. Inköpssystem fungerar dock sämre för köp av tjänster och entreprenader eller andra köp där köpet inte kan standardiseras, i sådana fall passar ärendehanteringssystem bättre. Andra förekommande standardprodukter är avtalshanteringssystem.

Många inköpsavdelningar har behov av att mäta olika mätetal (nyckeltal) som bör loggas parallellt. Ett av de allra vanligast mätetalen inom inköp är förhandlingsresultaten, dvs hur mycket besparingar som uppnås genom upphandling eller förhandling. Nästan alla inköpsavdelningar har någon form av förhandlingslogg, besparingslogg eller resultatlogg.