En anbudsförfrågan är det officiella startskottet till en upphandlingsprocess, där syftet är att få in anbud som till sist kan leda fram till ett avtal. Det finns en mängd olika sätt att utforma en förfrågan. Innan en skarp förfrågan går ut kan upphandlaren sända ut en intresseförfrågan som syftar till att fånga upp intresserade leverantörer och prekvalificera några av dessa. När upphandlaren skickar ut den skarpa förfrågan skärps kraven med avseende på omfattning och kommersiella aspekter.
Det finns olika filosofier för hur en skarp förfrågan kan se ut. En del upphandlare har stor frihet och låter leverantören själv utforma krav, omfattning, avtalsvillkor. Det kallar man för förslagsförfrågan (RFP). Fördelen är att det går att få ett bättre pris, eftersom affärsförslaget kommer att följa leverantörens standard och förutsättningar. Nackdelen är att det kan bli svårare att jämföra och spela ut olika leverantörer mot varandra.
Andra upphandlare definierar krav, omfattning och villkor in i minsta detalj i förfrågningsunderlaget, vanligast bland offentliga upphandlare. En sådan anbudsförfrågan kan i extremfallet innebära att leverantören endast behöver ange ett pris och att anbudet överensstämmer med förfrågningsunderlaget. Successiv detaljering av förfrågningsunderlaget kan vara en uttalad upphandlingsprocess. Genom detaljerad styrning av förfrågningsunderlaget blir det mycket lättare att jämföra priser. Nackdelen är att priset kan bli högt och i sämsta fall får inte upphandlaren in några anbud på grund av att ingen leverantör kan eller vill uppfylla kraven.
En mellanväg är att dela upp krav i önskvärda krav och icke förhandlingsbara krav (läs: bör- och skall-krav).
Innan man skickar ut ett förfrågningsunderlag är det viktigt att göra ett bra förarbete genom att ta reda på bakgrundsfakta och utreda behov. Tyvärr finns det en utbredd övertro att anbudsgivarens affärsförslag ska reda ut oklarheter och egna problem, men så blir sällan fallet. Nio av tio förfrågningsunderlag, minst, saknar någon väsentlig information vilket kan leda till utdragen upphandlingsprocess och i en del fall även dåligt resultat.
Innehållet i en förfrågan kan man dela in i kategorierna anbudsinstruktioner, leveransomfattning och avtalsförslag. Dessa kategorier är dock endast olika sätt att kravformulera. Exempelvis kan en köpare istället för en detaljerad leveransomfattning ge enkla instruktioner om att anbudsgivaren ska lämna förslag till leveransomfattning. I det fall köparen har en klar bild om den slutliga omfattningen kan köparen istället välja att lägga fram ett komplett avtalsförslag.
I praktiken brukar en förfrågan bli en kombination av dessa tre element, eftersom det ofta finns både områden med tydlig kravställan och andra områden där anbudsgivaren har större frihet. Det är dock viktigt att upphandlaren är tydlig med vilka texter som är avtalsförslag och vilka som är av typen anbudsinstruktioner, eftersom det finns texttyper som kan vara av båda slagen beroende på sammanhang. Inom offentlig upphandling kallar man anbudsinstruktionerna ofta för administrativa föreskrifter och brukar följa vissa standardiserade mönster.
I förstudier eller andra konceptuella projekt kan inköparen behöva inhämta tekniska uppgifter och preliminära prisuppgifter. Budgetförfrågan är en metod som även kallas informationsförfrågan. Denna är vanlig i investeringsprojekt, men kan även förekomma i anbudsprojekt. I budgetförfrågan tydliggörs det att det inte är ett bindande anbud som avkrävs anbudsgivaren. I vissa fall begärs uppgifter om prisintervall för att kunna få en uppfattning om osäkerheten i prisuppgiften.
En central roll i en förfrågan är leveransomfattningen, eftersom det som regel är denna som har störst prispåverkan. En upphandlare lägger därför mest tid på att definiera denna. Leveransomfattningen brukar innehålla tekniska specifikationer, fysisk omfattning, leveransgränser, dokumentationskrav samt kringåtaganden.
Ett förfrågningsunderlag kravställer på ett öppnare sätt än ett slutligt avtal, eftersom det slutliga avtalet kommer att innehålla uppgifter som hämtas från antaget anbud.
I ett förfrågningsunderlag brukar man tala om skall-krav, bör-krav, ange-krav och beskriv-krav. Den absolut striktaste kategorin är skall-kraven. Dessa sätter upp krav för vad anbudet måste innehålla för att kunna accepteras. Inom offentlig upphandling finns det lagstöd för att utesluta anbudsgivare som inte accepterar skall-kraven. Inom privat upphandling är dessa mer ett sätt att understryka vad som är viktigast. Bör-kraven är krav, som för all del är tydliga och distinkta, men som man inte nödvändigtvis behöver följa. Beskriv-kraven är en ännu friare form, där anbudsgivaren själv får beskriva sin produkt och vilka krav man kan ställa på den. Ange-kraven är ett tydligt sätt att peka ut att en uppgift ska anges i anbudet. Exempelvis är det vanligt att peka på pris, leveranstid eller ett kvantitativt prestandamått för produkten.
I förfrågningsunderlag där man väljer att kravställa via ett färdigt avtalsförslag brukar man sätta hakklammer runt de stödtexter som anger olika kravtyper. Alternativ framgår de i en egen kolumn:
Exempel 1: [Ange: leveranstid i dagar från order]
Exempel 2:
| Kravtyp | Krav |
| Skall-krav | Färgen skall vara röd |
| Beskriv-krav | Beskriv med en skiss fysiska mått |
En annan dimension på kravställning är de rena produktkraven. Dessa har bäring på hur man slutligen ska tolka produktkraven som förs in i avtalet. Det vill säga produktens acceptanskriterier och som referensverk för att avgöra om fel föreligger. Här brukar man skilja på funktionskrav, prestandakrav och krav på detaljlösning. Kategorin funktionskrav syftar på de funktionella krav som produkten ska uppfylla för att den ska bli ändamålsenlig för brukaren. Exempelvis skulle en bil kunna kravställas på följande sätt: ”motorfordon som kan frakta förare och passagerare på allmänna vägar, i enlighet med gällande lagstiftning för fordonstrafik på dessa vägar”. Prestandakraven går ett steg längre och talar om produktens prestanda, exempelvis: ”motorfordon som kan uppnå 120 km/h”. Slutligen kan man beskriva detaljlösningen med en ritning eller liknande. Detaljlösningen är då det sätt som leverantören väljer att lösa problemen för att uppnå funktionskrav och prestandakrav.
Det går förstås att kravställa annat än bara på produkt. En kravspecifikation kan även välja att kravställa på insatsmaterial, människor, maskiner, processer, metoder, organisation etc. En del delar då upp kraven i input och output. Kategorin input är då alla de delar, resurser etc som går in en tillverkningsprocess, medan output är resultatet. Output kan i sin tur delas upp i de rena produktkraven på det sätt vi beskrivit ovan, men de kan också beskrivas som den ekonomiska effekt som produkten ska generera. Att kravställa på effekt än en ännu högre nivå än produktkrav och något många upplever som mer abstrakt. Även om man i slutändan inte väljer att i ett avtal kravställa den ekonomiska effekten kan det ändå vara nyttigt att ha vissa grundtankar om vad den ska bli.
Vid upphandling av IT-system, mjukvaror etc är det vanligt att utforma en så kallad uppdragsbeskrivning oftast benämnd SOW efter den engelska benämningen ”Statement of Work”. En SOW innehåller omfattning, plats för uppdraget och installation, tidsplan, leveranstidpunkter, standarder, acceptanskriterier särskilda krav på hårdvara, mjukvara etc.
En specifikation eller beskrivning i ord eller ritning av det som beställaren avser att köpa. Det finns en stor bredd i köpspecifikationer. Vissa köpspecifikationer för exempelvis legobearbetning eller utförandeentreprenader innehåller mycket detaljerade tillverkningsritningar med detaljspecifikationer. En numera allt vanligare typ av specifikation är funktionsspecifikationen, där beställaren endast beskriver vilka funktioner som skall uppfyllas och inom vilka ramar. I anbudet presenterar sedan anbudsgivaren sin tekniska lösning som uppfyller funktionen. Man kan kombinera en funktionsspec med detaljspecar, men det finns då viss risk för kolliderande villkor. Köpspecifikationen utgör ibland en del av dokumentet som beskriver leveransomfattningen.
Av rättviseskäl bör samtliga anbudsgivare få lika lång tid att offerera. Anbudstiden bör inte vara för kort. Då riskerar upphandlaren att inte få in några anbud alls eller att priser blir högre på grund av att leverantörer inte hinner räkna så noga och då istället tar i överkant. En upphandlare kan sällan räkna med att ett anbud inkommer i god tid innan anbudstidens slut ftersom anbudsgivare är rädda att information skall läcka ut till konkurrenter. Är anbudstiden slut kl. 12.00 dagen D, så kommer anbuden med all sannolikhet in 11.55.
Krav på kortaste giltighetstid bör definieras i anbudsinstruktionerna. Om instruktionen följs så minskar möjligheten för anbudsgivaren att återta sitt anbud.
Får anbudet skickas med brev, e-post, kurir eller fax? Finns det några krav på sidstorlek, A4, A3 etc? Får anbudet vara inbundet, häftat eller dylikt? Hur många kopior ska levereras? Måste anbudsgivaren använda särskild blankett?
Vid vissa upphandlingar vill inköparen att anbudet ska ha en viss ordalydelse. Detta ordnas enklast genom ett anbudsformulär. Metoden är vanligast vid entreprenadupphandlingar, men kan i princip användas vid vilken upphandlings som helst.
Metoden bygger på att anbudsgivarna får instruktioner om att dela upp anbudet i två skilda kuvert. Vanligtvis läggs priset i ett kuvert och leveransomfattningen samt kravuppfyllnaden i det andra. De olika delarna bedöms var för sig av olika personer. Syftet är främst att de som bedömer leveransomfattning och kravuppfyllnad inte ska påverkas av prissättningen, eller tvärtom. Metoden fungerar bra i offentlig upphandling där kravformuleringen är statisk. Den förekommer även inom industri mm, men den blir svåranvändbar när pris, omfattning och kravställan är förhandlingsbara. Vid förhandling behövs en interaktion mellan de olika delarna, vilket skulle omöjliggöras av ett två-kuvert-system.
I större och mer komplexa förfrågningsunderlag kan det bli svårt för upphandlaren att överblicka huruvida anbudsgivaren uppfyller alla krav ställda i förfrågan. För denna saks skull är det ibland lämpligt att utforma en omfattande lista där varenda bilaga och dess kapitelindelning listas upp, såväl vad avser leveransomfattning som kommersiella delar. Anbudsgivarna får i denna lista markera om de uppfyller ställda krav eller gör avsteg, och i så fall vilka avsteg. Överensstämmelselistan kopplas sedan till anbudsutvärderingen. Detta förfarande spar en hel del arbete åt den upphandlande parten, samtidigt som avvikelserna blir bättre överblickade och utvärderade. Vid avtalstecknande lyfter inköparen över de avvikelser som finns i överensstämmelselistan till avtalet, förutsatt att de godkänts.
En del inköpare föredrar att låta anbudsgivarna ändringsmarkera och kommentera i de utskickade dokumenten. Denna metod är ännu mer tidseffektiv, nackdelen är att den brukar inbjuda till stora friheter att ändra.
En del leverantörer analyserar noggrant upphandlarens utvärderingskriterier. Därför kan det vara en fördel att belysa dessa kriterier. Exempelvis kan fästas vikt vid pris, leveranstid, kvalitet, betalningsvillkor, garantitid, tillgänglighet, prestanda, underhållskostnader, livstid etc. Vid offentlig upphandling är det vanligt att uppge sådana kriterier, de kallas då viktade bedömningskriterier. Offentliga upphandlare anger också procentuella viktningsfördelningar mellan kriterierna. Industriupphandlare anger mer sällan kriterier, eftersom de ofta vill förbehålla sig rätten att ändra sig.
Komplexare upphandlingar kräver åtskillig korrespondens mellan parterna för att både förstå varandras kravställningar och hitta lösningar som båda parter kan acceptera. Ett vanligt sätt är att utväxla frågor-svars-listor. Både den upphandlande parten och anbudsgivaren kan initiera en sådan lista, som helt enkelt är en sammanställning av frågor i ena kolumnen. I den andra kolumnen infogar motparten sitt svar. Populärt benämns dessa listor Q&A efter engelskans ”questions and answers”.
I större upphandlingsprocesser har både de köpande och säljande parterna behov av att göra tillägg och förtydliganden till förfrågningsunderlag respektive anbud. Processen för sådana kompletteringar brukar beskrivas i de inledande anbudsinstruktionerna. Ytterst styrs denna dock av de regler som finns i avtalslagen och i en del fall av LOU/LUF.
När den köpande sidan begär en anbudskomplettering görs detta som regel med ett enkelt brev eller tillägg till ursprungsförfrågan. Ofta handlar det om mindre förtydliganden och rättelser, därför kallar en del detta för errata eller erratalista. Vid större förändringar kan dock en hel bilaga bytas ut. Anbudsgivarna får därefter rätta upp sina anbud efter de nya förutsättningarna. Inköpare som behöver följa LOU/LUF har dock mycket starka restriktioner i hur mycket som får ändras från en ursprungsförfrågan. I princip får de bara förtydliga.
Den säljande parten kan också behöva göra kompletteringar. I princip tillåter inte avtalslagen att ett anbud ändras, utan detta kräver den köpande sidans godkännande. Detta brukar därför tillgå så att man vid ett möte enas om vilka förändringar säljaren tillåts göra. Oftast handlar dessa förändringar om sådana frågor där förändringen är till köparens fördel, exempelvis om säljaren missförstått förfrågningsunderlaget.
Vissa upphandlare stipulerar redan i förfrågan vilka allmänna avtalsvillkor som skall gälla vid ett eventuellt avtalstecknande. Är villkoren strängare än vad som normalt kan förväntas lägger upphandlaren med fördel med dessa i förfrågan. Är villkoren av typen förhandlade standardvillkor bifogas de mer sällan.
Dessa är samlingsbegrepp på villkor som avviker från de allmänna villkoren, flera av dessa har redan nämnts ovan, men ytterligare exempel på kontraktsvillkor kan vara förseningsviten, dröjsmålsräntor, tvistelösning etc.
En del inköpare skickar med ett färdigt avtalsförslag, antingen som ett enkelt ramverk som senare fylls i eller som ett komplett förslag där samtliga villkor framgår. Det snabbar ofta upp en upphandlingsprocess att redovisa hur det slutliga avtalet ska se ut. Sådana delar som skall fyllas på med uppgifter från vinnande anbud markeras ofta med hakklammer, exempelvis [Kompletteras från anbud vid kontraktsskrivning].
Vid leverans av varor och gods anges ofta hur dessa ska fraktas genom att stipulera en leveransklausul samt om och hur godset ska emballeras. Om upphandlaren skall vidarebefordra godset anges också slutdestination för godset. Vid leverans av tjänster och entreprenader används inte leveransklausuler, utan endast en plats för uppdraget, dessutom ges kompletterande information om hur leverantören skall skydda arbetet samt vilka försäkringar som kan komma att krävas.
Avtalets giltighetstid är vanlig att ange såväl som tider för förlängning och uppsägning om det rör sig om ett ramavtal. Leveranstider kan anges såvida inte köparen vill ge leverantören större frihet i detta avseende. Exempelvis kan kortare leveranstider ge ett högre pris, men även för långa leveranstider kan ge högre pris, risken finns att en styrning fördyrar för beställaren.
Vissa upphandlare definierar redan i förfrågan hur och när betalning skall ske, medan andra upphandlare ger större frihet och analyserar istället skillnaderna i parternas kalkylränta och vilken inverkan detta får på priset.
En del upphandlare definierar i förfrågningsunderlaget vilket ansvar för olika typer av fel som en leverantör ska ha, såväl som vilka skadestånd leverantören kan bli skyldig till. Krav på olika typer av försäkringar kan också ställas upp.
I förfrågningsunderlaget anges vilka valutor som tillåts, vidare kan bruket av valutaklausuler eller prisindexreglering regleras. Prisstruktur kan delas upp i klumpsummor, mängdförteckningar, poster för gemensam upphandling, påläggsprinciper, poster för löpande räkning etc. Det är viktigt att inköparen försöker förstå hur ett anbud kalkyleras, eftersom prisstrukturen i största möjliga mån bör följa kalkyltekniken. Genom att prisstrukturen följer anbudsgivarnas kalkylering erhålles sannolikt ett bättre pris.
De flesta inköpare vill bryta ner priset så mycket som möjligt. Genom prisnedbrytning går det att synliggöra anbudsgivares räknefel och eventuella övervinster.
Det är vanligt att begära in optionspriser, dvs priser på produkter som det råder viss köposäkerhet kring. Optioner delas in i anbudsoptioner och avtalsoptioner. En anbudsoption tar köparen ställning till före avtalstecknande medan en avtalsoption är en rättighet att utöka köpet under avtalstiden. Avtalsoptioner förses alltid med ett sista giltighetsdatum. I en del fall kan en option vara av karaktären att den kan bytas mot någonting i grundomfattningen, därför är det viktigt att vara tydlig med vad som är utbytespriser och vad som är tilläggspriser.
En del inköpare arbetar med målpris, men metoden är omtvistad. En inköpare som bestämt sig för ett visst slutpris på produkten i nästa försäljningsled räknar lätt baklänges vad den köpta produkten får kosta, sen är bara frågan om inköparen vinner på att kommunicera detta. Att kommunicera ett målpris ger som regel att det inte går att nå lägre än målpriset.
I organisationer med små resurser eller svag beställarkompetens kan det vara vanligt med målpris, då målpriset blir ett substitut för en diger specifikation.
Inköpare som arbetar under offentlig upphandling tenderar att i förhandlingsskedet jämföra anbuden med målpriser. Detta beror på att den offentlige upphandlaren p g av sekretessen inte kan jämföra med andra anbud.
Vid investeringsköp är det synnerligen viktigt att inköparen ser till helheten och tar in priser på underhåll och reservdelar. Priser på reservdelar brukar delas in i samköpspriser och ordinarie reservdelspriser. Samköpspriserna avser köp som görs i samband med huvudleveransen, dessa ska vara mycket bättre än den ordinarie prislistan. De ordinarie priserna ska helst vara indexerade så att priserna kan gälla i flera år. Det är vanligt att inköparen definierar andra kontraktsvillkor för reservdelar än för huvudleveransen, exempelvis brukar reservdelar betalas vid leverans, medan ett större investeringsköp ofta delbetalas. För sådana reservdelar som är allmänt tillgängliga på marknaden är det viktigt att samla in listor över ursprungstillverkarnas namn och artikelnummer. Kan en artikel köpas direkt från ursprunget blir priset mycket bättre. Det är inte ovanligt att mellanhänder har påslag på flera hundra procent på reservdelar.
I en del fall vill inköparen peka ut en eller flera leverantörer för vissa nyckelprodukter där kvaliteten är av hög betydelse, detta görs enklast genom att lista upp leverantörer som är godkända för dessa områden. I en del fall frågar även inköparen efter leverantörens lista på väsentliga underleverantörer för att på ett tidigt stadium kunna ange att en viss underleverantör inte är godkänd. Listan över godkända leverantörer följer som regel med in i avtalet.
Om förfrågan går ut till helt okända leverantörer begär ofta upphandlaren in uppgifter om företaget såsom bokslut, företagsprofil, produkter, ägarbild mm. Offentliga upphandlare kräver ofta kopia på företagets registreringsbevis. Är leverantören en enskild firma kräver upphandlaren ovillkorligen in en F-skattsedel.
En upphandlare vill på olika sätt säkerställa att en rad förhållanden är riktiga. Det kan vara förhållanden kring ekonomisk status, tecknande av kollektivavtal, diskriminering etc. Ett bra sätt är att låta ansvarig person hos anbudsgivaren utfärda en sanningsförsäkran. En sanningsförsäkran kan vara ett gott komplement till så kallad ’code of conduct’ (uppförandekod). Sanningsförsäkran är vanligast inom offentlig upphandling men i viss mån förekommer den även inom näringslivet, då mest i konsumentnära företag. En del upphandlare nöjer sig istället med ett strafffrihetsintyg.
Industriupphandlare kräver ibland att leverantören skriver på någon form av sekretessavtal för att få ta del av det kompletta förfrågningsunderlaget. Offentliga upphandlare kräver aldrig detta. Syftet är ofta att förhindra att känsliga uppgifter läcker ut, men i en del upphandlingar syftar det till att förhindra utspel i press, fackföreningsrörelser etc.
Vid större upphandlingar är det vanligt att den upphandlande parten kräver en garantiutfästelse samtidigt med offerten. Bakgrunden är att det är vanligt att en leverantör nekas bankgarantier från sin bank. Ofta har varje bankkund en gräns för hur mycket bankgarantier de får ställa ut, konsekvensen är att vissa kunder kan bli utan garanti.
I anglosaxiska länder och i länder i Asien och Mellanöstern är det vanligt att kräva en anbudsgaranti. Anledningen är avtalslagstiftning som kan ge anbudsgivare möjlighet att dra tillbaka anbud, vilket motverkas av en anbudsgaranti. I övrigt brukar man ställa krav på säkerheter, såsom förskottsgarantier, fullgörandegarantier och försäkringar. Ett vanligt krav är att anbudsgivaren skall överlämna sin försäkringspolicy.
Den bekväme inköparen anger noggrant en rad kontaktpersoner för olika frågor. Den mer affärsmässige sätter endast sig själv som kontaktperson. Skillnaden ligger i kanaliseringen av information, ty säljarna försöker ofta skaffa sig många kanaler för informationshämtning och lobbying (s.k. ’back door selling’). Få kontaktpersoner är upphandlingstaktiskt riktigt, men kan bli mer mödosamt för de inblandade. Det viktigaste är dock att de som står som kontaktpersoner har tät kontakt och är överens om vad man ska kommunicera till anbudsgivare.
Synonymer till förfrågan är offertbegäran, anbudsbegäran, anbudsinbjudan, abudsinfodran eller anbudstävlan. På engelska använder man termerna ’enquiry’, ’invitation to tender’, ’Request for Quotation’ (RFQ) eller ’Request for Proposal’ (RFP). Anglosaxisk litteratur skiljer på RFP och RFQ. Om förfrågningsunderlaget är öppet ställt avseende villkor, omfattning eller lösningar använder man termen RFP. En RFQ däremot är ett mer detaljerat förfrågningsunderlag som lämnar få frihetsgrader (exempelvis endast pris).
Följande förkortningar är vanliga: FFU eller FU för förfrågningsunderlag, RFQ för ’Request for Quotation’, RFI för ’Request for Information’, RFP för ’Request for Proposal’, RFT för ’Request for Tender’, RFX är en samlingsbeteckning för RFI, RFQ, RFT och RFP. Vid e-handel läggs prefixet ’e’ till, exempelvis eRFQ. ITT används för ’Invitation to Tender’.
Vill du veta mer? Hör av dig till någon av våra duktiga upphandlingskonsulter!
En Public Bid Manager, eller anbudsansvarig, har en projektledande roll i vinstdrivande verksamheters anbudsarbete och är mer eller mindre delaktig i varje moment i en anbudsprocess. En Public Bid Manager kan kortfattat beskrivas som företagens motsvarighet till yrkesrollen offentlig upphandlare – men istället för att agera beställare har hen ett affärsmässigt uppdrag från leverantörssidan. Målsättningen…
Den offentliga sektorn är både en stor och säker ”kaka” brukar det heta. En kaka som är värd mer än 700 miljarder kronor per år och som lockar till sig många leverantörer. Det är både önskvärt och bra. Men som leverantör finns det en del saker man behöver förstå innan man svarar på en upphandling…
Om du jobbar med sourcing, logistik, inköp eller exempelvis driver en e-handelsverksamhet har du säkert kommit i kontakt med termen “dropshipping”. Denna typ av sourcing är idag knappast ny men har nästintill revolutionerat dagens e-handel. “Dropshipping” beskrivs ibland som ett paradigmskifte som bidragit till och skapat förutsättningar för uppstickare att utmana många av de stora…