Att svara på en upphandling som lyder under en upphandlingslag

Den offentliga sektorn är både en stor och säker ”kaka” brukar det heta. En kaka som är värd mer än 700 miljarder kronor per år och som lockar till sig många leverantörer. Det är både önskvärt och bra. Men som leverantör finns det en del saker man behöver förstå innan man svarar på en upphandling som lyder under någon av upphandlingslagarna LOU, LUF, LUFS, LOV eller LUK. Det händer tyvärr alltför ofta att vi som arbetar med offentlig upphandling tvingas utesluta en eller flera leverantörer. Till dig som vill svara på en upphandling, här kan du ta del av några konkreta tips. Du hittar även en lista över de vanligaste förklaringarna till varför företag blir diskvalificerade i en process gällande kvalificering av dem som leverantör. Se till att inte bli en av dem!

EFFSO har arbetat med offentliga upphandlingar sedan 2011. Samtidigt har många av oss som arbetar som upphandlingskonsulter på EFFSO decennier av erfarenhet inom offentlig upphandling. Vi ser ofta fel som görs och som tvingar oss att utesluta en eller flera leverantörer. Det är något vi helst vill undvika. Det kan finnas olika anledningar bakom en diskvalificering. I den här artikeln har vi listat situationer som vi ofta träffar på och som vi tycker att du ska undvika om du avser att ansöka om att få lämna anbud.

Förhandlat förfarande

Vi säger att du vill svara på en upphandling som lyder under en upphandlingslag. Den förfrågan som du loggar in på och bekräftar att du vill ta del av lyder under LUF dvs. ”Lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna”. Beställaren är en upphandlande enhet. Här kommer ett par tips från oss som arbetar med offentlig upphandling som förhoppningsvis gör att du kvalificerar dig hela vägen.

I just detta exempel så genomförs upphandlingen i enlighet med förhandlat förfarande. Det innebär att den genomförs i två steg:

  • Steg 1 avser kvalificering av er som företag
  • Steg 2 avser uppdraget. De som uppfyllt kvalificeringen får ta del av förfrågningsunderlaget och kan lämna ett anbud.

Inga av de obligatoriska kraven är förhandlingsbara och dessa måste samtliga anbudsansökande eller anbudsgivare uppfylla. Om du inte anser dig kunna uppfylla kraven rekommenderar vi att du avstår från att lämna en ansökan eller ett anbud i steg 2.

Observera att det räcker med att du inte uppfyller ett enda krav så utesluts du vare sig de övriga svaren är perfekta eller ej.

Ställ dina frågor i frågor-och-svar-sektionen

Anledningen till att vi ställer de krav vi gör är att vi är beroende av företag som uppfyller dessa krav. Vi ställer inte dessa krav ”bara för att”. Vi försöker att skriva så klart och precist som möjligt men det kan dock ändå uppfattas otydligt. Om det gör det, ställ då frågan i ”frågor och svar”-sektionen så kan vi svara. Men när tiden för frågor passerat sista dag kommer vi inte att svara. Enligt lagen får vi under anbudstiden inte komma med ny information de sista sju dagarna, det är viktigt att komma ihåg.

Läs underlaget och instruktionerna noggrant

När du läser underlaget förväntas du göra något eller några av följande:

  • Bekräfta ett krav: Kryssa i svarsrutan ”ja”. Gör du inte det kommer vi att diskvalificera dig.
  • Lämna en beskrivning: I detta fall finns det beskrivet vad vi förväntar oss av dig. Om du inte avger ett svar enligt det vi efterfrågat här kommer du att bli diskvalificerad.
  • Lämna en bilaga: Bilagan bör avse det vi efterfrågat annars kommer vi att diskvalificera dig.

Fler exempel på skäl till diskvalificering hittar du längre ner i artikeln.

Att lämna en rutin

När vi efterfrågar att ni lämnar en rutin bör rutinen uppfylla följande: ”En rutin är ett bestämt tillvägagångssätt för hur en aktivitet ska utföras. I ledningssystemet beskriver man rutinen och anger hur ansvaret för utförandet av den är fördelat i verksamheten.”

Att uppfylla en policy

När en  policy efterfrågas bör den uppfylla följande: ”En policy är en avsiktsförklaring för att styra beslut i en önskad riktning. Termen används såväl inom privat som offentlig sektor.”

Observera att det för miljöpolicys ställs särskilda krav som måste vara uppfyllda för att policyn ska godkännas.

Exempel på diskvalificeringar

I nedan tabell har vi angett ett antal olika krav med svar som inneburit att anbudsansökanden blivit diskvalificerad. Observera att listan inte är uttömmande. Detta är bara exempel på anledningar där anbudsansökanden blivit diskvalificerad.

KRAV SVARET SOM AVGES KONSEKVENS
Ska uppfylla rate 3 eller likvärdigt Vid kontroll har ansökande rate 2 eller ingen rate och ingen förklaring eller ansökan om annans kapacitet har lämnats Diskvalificerad
Ska uppfylla en omsättning på xx kr i genomsnitt de 3 senaste åren Vid kontroll har inte bolaget funnits i 3 år och ingen förklaring eller ansökan om annans kapacitet har lämnats Diskvalificerad
Referens avseende ……. ska lämnas Referensen är utförd av annat företag Diskvalificerad
Kort beskrivning ska lämnas En överskrift lämnas och inget mer Diskvalificerad
Beskrivning ska visa att … uppfylls Beskrivningen hänvisar inte till något som visar att kravet uppfylls Diskvalificerad
Ska ha utförts under de 3 senaste åren. Svaret ska anges med år och månad (ÅÅ-MM) Ingen tid anges Diskvalificerad
Endast ett årtal anges Diskvalificerad
Aktuella kontaktuppgifter ska anges Uppgifter ges endast med ett namn Diskvalificerad
Lämnad uppgift är inte aktuell Diskvalificerad
Ett giltigt certifikat avseende kvalitet ISO 9001 eller likvärdigt efterfrågas Certifikatet bifogas inte Diskvalificerad
Certifikatets giltighetstid har löpt ut Diskvalificerad
Certifikatet avser koncernen men anbudssökande företag finns inte angivet på certifikatet Diskvalificerad
Certifikatet avser ett dotterbolag Diskvalificerad
Anbudsansökande har bilagt certifikat för ISO 14001 Diskvalificerad
En rutin avseende ….. ska bifogas Ämnet finns angivet i en översiktlig beskrivning, dock ingen rutin. Se definition ovan. Diskvalificerad
En policy i enlighet med ISO … ska bifogas Policys är inte skriven enligt definition eller ledningssystem Diskvalificerad
Miljöaspekter med tidsatta mål ska anges Miljöaspekt nämns i ett översiktligt dokument som benämns som miljödokument Diskvalificerad
Miljöaspekt redovisas och mål är angivna men de är inte tidsatta Diskvalificerad
Mål är angivna men inte kopplade till någon miljöaspekt Diskvalificerad
Ett krav har ställts som anbudsansökande ska bekräfta. Därtill står det att beställaren på anmodan kan komma att begära in beviset. Beviset ska inkomma senast 3 dagar efter begäran. Anbudsansökande har bekräftat att denne innehar beviset.

När beställaren begär in beviset skickas det inte in inom angiven tid.

Diskvalificerad

Vi hoppas att du lärt dig något och att du från och med nu undviker de vanligaste diskvalificeringsfällorna. Lycka till!

Pia Ivarsson och Mattias Omberg, seniora inköpskonsulterEFFSO.

RFI:n – Inköparens säljmaterial

RFI – översätts ofta med informationsförfrågan eller intresseförfrågan. Denna förfrågan ses av många inköpare som ett instrument för att samla marknadskunskap. Man tar reda på information om leverantörerna och deras produkter, med syfte att informationen sedan ska användas för att bygga en större och mer konkret anbudsförfrågan. En del använder även RFIn för att sålla…

Köpet blev inte av…

Budgeten har bantats. Förutsättningarna har ändrats. Omprioritering. Vi vann inte anbudsprojektet. Vi behöver inte produkterna. Listan över anledningar varför ett köp eller ramavtal inte blir av kan göras låg. Och de allra flesta inköpare får uppleva projekt där man lagt ner mycket möda och som sen bara rinner ut i sanden. Högst beklagligt och nåt…