Ofta råkar vi som arbetar med inköp ut för diskussioner om prioriteringar av behoven inför upphandlingar. Det är inte ovanligt att vi får höra att: ”Priset är viktigast!” Men när man klämmer på det en smula visar det sig att det finns ett antal grundläggande egenskaper som faktiskt är viktigare. RAQSCI är ett verktyg som hjälper oss att på ett strukturerat sätt ta oss an den sortens diskussioner.
RAQSCI har många användningsområden, t ex:
RAQSCI är en akronym som beskriver en trappa där det på de olika stegen står Regulatory – Assurance of supply – Quality – Service – Cost – Innovation.
Tanken är att börja på det första steget och gå uppåt för att bygga en analys och/eller prioritering. Det är ju meningslöst att ställa ett krav på service, t ex rapportering av leveransavvikelser, om leveranssäkerheten inte kan uppfyllas och varorna inte dyker upp. På samma sätt är priset en konsekvens av de underliggande faktorerna.
Det innebär att arbetet måste börja med basen och fortsätta uppåt steg för steg.
RAQSCI-modellen
Leveranser ska självklart leva upp till de lagar som finns. Men det är också viktigt att de lever upp till de interna regelverk i form av policys och andra styrande dokument som finns.
Leverantören ska kunna leverera det som efterfrågas – rätt produkt/tjänst, i det antal/mängd som efterfrågas, vid den tid som önskas, till den plats som anges.
Det som levereras ska hålla den kvalitetsnivå och ha den funktion som efterfrågas för att uppfylla behoven.
Leverantören ska kunna bistå med service kopplat till det som levereras, det kan handla om reparationer av levererad utrustning, tillhandahålla förbrukningsstatistik, rådgivning om produktval m m som ökar värdet för oss som köpare.
Priset för det som levereras brukar vara en av de första saker som dyker upp i diskussionerna, men notera att det kommer först på femte plats i hierarkin. Det är logiskt eftersom priset ska vara en konsekvens av de fyra föregående stegen. Att ställa krav på priset först innebär ofta att faktorer som leveransförmåga, kvalitet och service måste prutas.
Det översta steget handlar om nytänkande, t ex initiativ till helt nya lösningar för att täcka behovet. Innebörden av att placera innovation sist i trappan är att det sällan är ett självändamål. Nya lösningar är inte bra bara för att de nya, utan enbart om de uppfyller behoven på ett bättre sätt, d v s om de täcker in de föregående stegen i trappan bättre.
Ett vanligt sätt att använda RAQSCI i praktiken är att gemensamt samla in alla krav, behov och önskemål och sortera in dem under de olika rubrikerna. Det gör det lättare att diskutera och att enas kring vad som är viktigt.
Det skapar i sin tur en struktur som kan användas i formuleringen av en upphandling, men också för hur vi väljer att vikta utvärderingskriterierna i en upphandling.
Det är också ett bra verktyg för att strukturera uppföljningen av leverantörer och avtal. Vilka faktorer ska vara fokus i uppföljningen? Vilka saker ska ägnas mest tid i regelbundna möten med leverantören?
Sammantaget är RAQSCI ett sätt att strukturera behov för att underlätta diskussioner och beslut om prioriteringar.
Per-Arne Jonsson, seniorkonsult EFFSO
Lokalförsörjning är ett komplext pussel för offentlig sektor. Behovet av ändamålsenliga, hållbara och kostnadseffektiva lokaler förändras konstant i takt med att samhället förändras. Dessutom kräver processen ofta en tät samverkan mellan olika delar av offentlig sektor. Att hantera en hyresvärdsupphandling effektivt och optimalt är därför av högsta vikt inom offentlig sektor. För ett par decennier…
Direktupphandling är ett förfarande inom offentlig sektor som är avsett för upphandlingar med ett mindre värde där en omfattande process och dokumentation inte är nödvändig, eller där det är behov av ett snabbare agerande. Många organisationer upplever dock att direktupphandlingar inte riktigt fungerar som det är tänkt men genom att kombinera olika lösningar och insatser med ett helhetsperspektiv för organisationen kan man dock åstadkomma förbättringar.
En vanlig riktlinje för inköpsavdelningar är att det är viktigt att konsolidera sin spend till ett färre antal leverantörer. Inköp samlar volymer hos färre leverantörer för att få bättre priser och mer effektiva processer, vilket i sin tur sparar organisationen pengar. Trots detta är det inte ovanligt att det smyger sig in några leverantörer som…