Anbudsprocessen: Tips från en Public Bid Manager

En Public Bid Manager, eller anbudsansvarig, har en projektledande roll i vinstdrivande verksamheters anbudsarbete och är mer eller mindre delaktig i varje moment i en anbudsprocess. En Public Bid Manager kan kortfattat beskrivas som företagens motsvarighet till yrkesrollen offentlig upphandlare – men istället för att agera beställare har hen ett affärsmässigt uppdrag från leverantörssidan. Målsättningen inom så kallat Bid Management, eller anbudshantering, är att formulera vinnande anbud för uppdragsgivarens räkning.

Mariam Barati, som är i slutfasen av sin utbildning till Public Bid Manager från IHM Business School, har gjort båda sina praktikperioder (Lärande i arbete, LIA) hos oss på EFFSO. I en artikel som bygger både på hennes individuella inlämningsuppgift i oktober 2021 och hennes erfarenheter under praktiken, beskriver hon anbudsprocessens olika faser och vad man bör göra för att lyckas som anbudsgivare.

De tre faserna i en anbudsprocess  

En anbudsprocess går ut på att välja ut en leverantör och kan, i likhet med inköpsprocessen, delas in i tre generella faser.

Förberedelse

En anbudsprocess börjar ofta med någon form av RFI, Request For Information. En upphandlande myndighet kan också välja att möta marknaden innan en upphandling initieras. Då bjuder myndigheten in olika leverantörer till dialog för att bilda sig en uppfattning om vad marknaden kan erbjuda för produkter eller tjänster i en specifik upphandling.

Upphandling

Därefter annonseras upphandlingsdokumenten ut. Leverantören ställer sina frågor (publikt) till den upphandlande myndigheten, går igenom upphandlingsdokumenten för att utvärdera om de möter samtliga ska-krav, eventuellt lämnar in anbud eller kompletterar ett redan inlämnat anbud. Den upphandlande myndigheten tillämpar sina utvärderingskriterier och därefter sker tilldelning av kontrakt.

Realisering

Kontraktet skrivs på med den utvalda leverantören som nu kan påbörja sitt arbete. I denna sista fas ingår även uppföljning och rapportering på utförd tjänst eller såld vara.

Utvärderingskriterier som kan tillämpas

Tre olika utvärderingsgrunder i en anbudsprocess

Det finns tre olika utvärderingsgrunder som kan tillämpas i en anbudsprocess; bästa förhållande mellan pris och kvalitet, kostnad samt pris.

  • Bästa förhållande mellan pris och kvalitet: Här tar den upphandlande myndigheten både pris och kvalitet i beaktande när den gör sin bedömning. Kvalitet baseras i sin tur på mervärdeskriterier som till exempel miljöegenskaper, kostnadseffektivitet, service m.m. Ofta använder man viktning i denna metod och den upphandlande myndigheten måste ange hur man viktar anbudets pris respektive kvalitet.
  • Kostnad: Här bedömer myndigheten anbudets effekt gällande kostnadseffektivitet såsom kostnader under livscykeln för den vara eller tjänst leverantören lämnat anbud på.
  • Pris: I det här fallet är det enbart priset som avgör det vinnande anbudet. Det betyder att den leverantör som uppfyller samtliga ska-krav samt erbjuder det lägsta priset är den som vinner anbudet.

Kvalificerings- och utvärderingskriterier

I en anbudsprocess är det viktigt att hålla isär kvalificeringskriterier och utvärderingskriterier.

Kvalificeringskriterier är att likställa med ska-krav dvs. de krav som en leverantör måste uppfylla för att kunna delta i en anbudsprocess. Det kan röra sig om krav på företagets ekonomi, kreditvärdighet, resurser och erfarenhet.

Utvärderingskriterier däremot avser egenskaper i lämnat anbud dvs. faktorer såsom lämnat pris, kvalitet och miljöegenskaper för att nämna några.  Även referenser faller under utvärderingskriterier. Anledningen är att referenstagning avser att utvärdera kvalitet på utförd tjänst och hur väl leverantören i fråga har utfört tidigare liknande uppdrag.

Miljökrav

I upphandlingsdokument är miljökrav numera ett ska-krav, och hör därmed till kvalificeringskriterierna. Om en leverantör, förutom att kunna påvisa uppfyllda miljökrav bland ska-kraven även kan redogöra för hur man aktivt arbetar med övriga hållbarhetsmål hör dessa till utvärderingskriterier och kan ge leverantören ett mervärde. Dock behöver det tydligt framgå i upphandlingsdokumenten vad som kommer att utvärderas och på vilket sätt.

Att lägga upp en anbudsprocess på bästa sätt

Att delta i en upphandlingsprocess ska inte behöva vara krångligt. Ändå är det många företag som upplever att det är svårt både att skriva anbud och att vinna en upphandling. Men mycket hänger på att man har en strukturerad process på plats och en tydlig rollfördelning. Här nedan är ett exempel på en arbetsprocess som innehåller de viktigaste stegen för att lägga upp sin anbudsprocess på bästa sätt. Alla momenten är givetvis inte lika tidskrävande.

Processägare är ofta företagets Public Bid Manager eller anbudsansvarig. Som projektledare för anbudsarbetet är hen mer eller mindre delaktig i varje moment. Här listar vi de olika stegen och nämner sådant som kan vara bra att tänka på.

Illustration av en anbudsprocess

Förberedelse och arbetsplanering

  • Bevakning: Leverantören bevakar utannonserade upphandlingar inom sitt affärsområde. Det finns olika betaltjänster på marknaden som t ex Pabliq eller Mercell Opic Upphandlingskoll som är specialiserade på just detta. Beroende på förvalda CVP-koder och branschspecifika inställningar kan man prenumerera på utskick av aktuella upphandlingar.
  • Genomgång av annons: Om en utannonserad upphandling verkar intressant, får leverantörens Public Bid Manager i uppgift att sätta sig in i dess detaljer.
  • Genomgång av förfrågningsunderlag: Den som är anbudsansvarig går igenom förfrågningsunderlaget för att vidare besluta om leverantören ska påbörja anbudsprocessen eller föredrar att avstå.
  • Arbetsplanering: Väljer leverantören att gå vidare börjar arbetet med att bilda ett arbetslag och fördela arbetsuppgifterna för att säkerställa en effektiv anbudsprocess.
  • Insamling av material: Det kan röra sig om insamling av t ex konsulters CV, tidigare referensuppdrag och andra dokument som behöver lämnas in med anbudet.

Anbudsskrivande och inlämning

  • Anbudsskrivande: Anbudsansvarig är den som skriver anbudet. Att skriva anbud kan vara en tidskrävande process som ställer stora krav på både planering och noggrannhet t ex vad gäller ordval. Det är också viktigt att visa på god branschkunskap men viktigast av allt är nog att koppla an till myndighetens behov.
  • Prissättning: Att sätta ett korrekt pris är inte helt lätt. Det underlättar om man har bra koll på konkurrenterna och deras prissättningsstrategier. Men det är viktigt att priset man sätter verkligen reflekterar de kostnader man har då man lämnar in anbudet.
  • Kvalitetssäkring och inlämning: Innan företagets Public Bid Manager lämnar in anbudet går anbudet igenom en kvalitetssäkringsfas. Det viktiga är att någon annan kvalitetssäkrar anbudet innan det skickas in. Om man missar viktiga detaljer som efterfrågats kan man bli diskvalificerad.

Beslut om tilldelning och analys

  • Tilldelning/Överprövning: Den upphandlande myndigheten meddelar skriftligen snarast möjligt efter sista anbudsdag alla som lämnat anbud vem som tilldelas kontrakt. I tilldelningsbeslutet framgår skälet till beslutet samt eventuell avtalsspärr. Avtalet skrivs på den 10:e dagen förutsatt att upphandlingen inte har gått till överprövning under dessa 10 dagar.
  • Analys: För den anbudsgivare som vinner kontraktet är det bara att börja samarbeta/leverera enligt avtal. För övriga anbudslämnare är det ett bra tillfälle att utvärdera sin anbudsprocess för att komma fram till vad de kan göra annorlunda nästa gång.

Rollen som PBM – och några tips på vägen 

Att framgångsrikt leda ett anbudsarbete är inte något man lär sig över en natt. Anbudsarbete kräver stark vilja, hårt arbete och en tydlig vision. Här är några goda råd på vägen från en nybliven Public Bid Manager/anbudsansvarig.

1. Satsa på ett bevakningssystem

Det är värt att investera i ett bevakningssystem för upphandlingar. Det ger dig möjlighet att samla alla annonser på ett ställe. Du kan också snabbt få en uppfattning om marknaden och de upphandlingarna som dina konkurrenter deltar i.

2. Våga prata med upphandlare

Genom att vara aktiv, synas ute på marknaden och prata med upphandlare m.m. kan man få reda på när befintliga avtal går ut hos myndigheter. På så vis kan man börja förbereda sig sex månader eller kanske till och med ett år innan ett särskilt avtal går ut. På så sätt står du beredd när väl annonsen kommer ut.

Det finns leverantörer som felaktigt tror att man inte får kontakta upphandlare eller ha samma dialog som är vanlig i andra säljsituationer. Enligt Mercell Opics anbudsbarometer kontaktas upphandlare sällan eller bara ibland av anbudslämnare innan en upphandling. En del av anbudslämnarna vet inte ens att detta är en möjlighet.

3. Delta i dialoger

Om man får en inbjudan till en RFI, se till att delta och dela med dig av din kunskap till upphandlarna. Att svara på en RFI och delta i inbjudna samtal kan vara tidskrävande och kan i många fall innebära timmar av arbete utan att ersättning utgår. Men det visar att man som leverantör vill vara med och bidra till bättre och mer framgångsrika upphandlingar där upphandlingskraven formas efter vad marknaden kan erbjuda. Det kan också bli lättare att möta upphandlarens behov.

4. Ha en tydlig vision

Att varje upphandling ska ha som mål att uppnå uppsatta affärsmål är självklart. Men det kan vara värt att fundera på vad man vill uppnå med varje upphandling (förutom att nå affärsmålen). Att delta i en upphandling kan vara ett sätt att lära känna sin marknad. Är man t ex ett nystartat bolag kan man se varje upphandling som ett läromoment i sig. Är det viktigt att man får in en fot på en marknad kan det vara viktigt att bygga upp en referensdatabas för kommande upphandlingar. Då får man vara beredd att lägga sig prismässigt väldigt lågt.

Ibland kanske man istället måste välja att avstå från att lämna anbud – även om man skulle möta ska-kraven. Antingen för att behålla sina resurser inför en kommande upphandling som kan bli en bättre framtida referens, eller för att inte ”slita ut” eller rucka på goda relationer man redan byggt upp.

5. En anbudsprocess är som ett projekt

En lyckad anbudsprocess, likt övrigt säljarbete, kräver god planering och bör följa samma rutiner som andra större projekt. Och glöm inte att skanna igenom dokumenten en sista gång innan du lämnar in dem. Här nedan är några tips på hur man kan göra anbudsarbetet mer effektivt:

Effektivt anbudsarbete

Avslutningsvis, att driva anbudsarbete kan vara en utmaning i vissa organisationer. Det kräver att man är en motiverad ledare med en tydlig vision om vilka mål man vill uppnå. Som Public Bid Manager eller anbudsansvarig är man ofta den som projektleder anbudsprocessen och driver arbetet framåt inom företaget. Man är den som ska leda teamet, motivera, ha en god dialog både internt och externt ifall anbudet kräver underleverantörer – och allra minst se till att man håller deadline. Men det är ett oerhört tillfredsställande arbete som ständigt bjuder in till att bli ännu bättre nästa gång. För faktum är att även om målet är att vinna en bra affär, så är det ändå resan dit som sätter grunden för hur vi presterar nästa gång. Vinner du inte anbudet, så har du vunnit något i form av gemenskap, kunskap och långvariga relationer.

Lycka till!

Mariam Barati

Mer om ämnet anbudsprocess

https://www.pabliq.se/sa-lyckas-du-med-anbudsgivningen-och-vinner-fler-offentliga-upphandlingar

https://www.opic.com/ordlista/hur-skriver-man-ett-anbud/

Förfrågan, anbudsbegäran, offertbegäran

En anbudsförfrågan är det officiella startskottet till en upphandlingsprocess, där syftet är att få in anbud som till sist kan leda fram till ett avtal. Det finns en mängd olika sätt att utforma en förfrågan. Innan en skarp förfrågan går ut kan upphandlaren sända ut en intresseförfrågan som syftar till att fånga upp intresserade leverantörer…

RFI:n – Inköparens säljmaterial

RFI – översätts ofta med informationsförfrågan eller intresseförfrågan. Denna förfrågan ses av många inköpare som ett instrument för att samla marknadskunskap. Man tar reda på information om leverantörerna och deras produkter, med syfte att informationen sedan ska användas för att bygga en större och mer konkret anbudsförfrågan. En del använder även RFIn för att sålla…