Leveransbevakning (expediting)

Vid de allra flesta typer av leveranser är rättidighet av central betydelse. Det är också viktigt för en organisation att tidigt ha vetskap om eventuell leveransförsening, eftersom det då finns möjlighet att minimera följdverkningar.

Trots kontraktuella finurligheter såsom viten, ersättningsköp, hävning etc. visar erfarenheterna att leveransbevakning är bland de mest lönsamma metoderna. Följande metoder förekommer inom leveransbevakning.

Ordererkännande, orderbekräftelse

Inköparens första uppgift efter lagd beställning är att kräva in ordererkännandet. Ordererkännandet är inte alltid nödvändigt för att ett avtal ska komma till stånd, men den fyller två funktioner:

1. Kontroll att ordern kommit fram och blivit behandlad,
2. Leverantörens bekräftelse av begärd leveranstid.

Inkomna ordererkännanden matchas mot beställningar och eventuella avvikelser flaggas upp. Uteblivna ordererkännanden följs upp med brådska. Dessa uppföljningar görs oftast med hjälp av inköpssystemet.

Statusrapporter

I många ramavtal avtalas att leverantören regelbundet ska rapportera orderstatusen samt eventuella avvikelser. Man brukar då avtala om en viss rapporteringsfrekvens, exempelvis en gång per månad. I dessa rapporter kan inköparen identifiera förseningar och eventuella risker för förseningar. Det är faktiskt vanligt att förseningar beror på köparen själv, ett sådant exempel kan vara beslutstidpunkter eller granskningstider som beställarorganisationen inte respekterat. Sådana problem kan genom en statusrapport identifieras och åtgärdas.

Rutinkontroll, leveranstidsförfrågan

För vissa utvalda beställningar kan inköparen skicka ut brev under leveranstiden och fråga om prognostiserad leveranstidpunkt. En del inköpssystem medger automatiserad utskrift av sådana brev. Inköpare som arbetar med manuella beställningar i en ordbehandlare, brukar helt enkelt skriva om beställningsblanketten till en leveranstidsförfrågan. Svaren bevakas sedan på samma sätt som vanliga orderbekräftelser. Ofta skickas en sådan förfrågan ut 2-4 veckor före förväntad leveransdag.

Platsbesök

En av de absolut säkraste metoderna att få en exakt bild av leveransläget är att besöka leverantörens produktionsplats. Om försening föreligger kan man vid ett sådant besök dessutom göra påtryckningar på produktionsledningen. Platsbesök är dock en kostsam metod och den förekommer därför sparsamt.

Leveranskontroll

Kvalitetssäkring kan vara en del av leveransbevakningen, eftersom en för sent upptäckt kvalitetsbrist kan vara liktydig med en försening. Leveranskontrollen kan vara ett av följande steg: fabriksprov, leveransbesiktning eller mottagningskontroll. Vid fabriksprovet (Factory Acceptance Test) testas maskinens funktion och prestanda i leverantörens lokaler. Leveransbesiktningen sker före skeppning och har till syfte att upptäcka visuella brister som leverantören kan åtgärda före skeppning. Mottagningskontrollen sker oftast i beställarens godsmottagning och syftar dels till att kontrollera att inga transportskador uppstått och dels att tillse att rätt mängd och kvalitet levererats. Det är därför viktigt att inköparen tillser att godsmottagarna har tillgång till alla relevanta avtalshandlingar som ramavtal, avropsorder, specifikation etc.

Leveransavisering

Det är vanligt att i vissa avtal ange att leverantören skall leveransavisera. Bakgrunden är att ankomstplatsen kan behöva förbereda utrymmen, lyftverktyg, truckar, kranar etc.

Godsspårning, ‘Track-and-trace’

Gods kommer ibland på villovägar under transport. Därför är det ofta nödvändigt att ägna sig åt godsspårning. Idag erbjuder de flesta transportföretag spårning av gods via Internet. Inköparen måste dock alltid förse sig med s.k. ‘track-and-trace’-nummer från leverantören. Ibland avtalar parterna om att leverantören alltid ska faxa över kopior på fraktdokument.

Gemensam fokusgrupp

I många fall är leveranserna från en leverantör intimt förknippade med produkter och system hos beställaren eller från andra leverantör. Vid drifts- eller kvalitetsstörningar är det inte säkert att grundproblem med därtill hörande störning är direkt hänförbar till en viss part i sammanhanget. Det är därför vanligt att vid allvarligare störningar tillsätta en särskilt fokusgrupp som tar sig an problemet ur flera synvinklar. Det förekommer skrivningar i många ramavtal om att avtalsparterna (utan särskild kostnad) ska tillsätta nödvändiga resurser i en sådan fokusgrupp.