Bloggarkiv november 2013

Nästan alla inköpsorganisationer mäter prestanda hos sina strategiska leverantörer. Det som karakteriserar mätningarna är att man tar fram ett antal enskilda mätetal, utan någon särskild koppling till varandra. Exempelvis mäts leveransprecision, ledtid, reklamationsfrekvens, var och en för sig. Men de har egentligen koppling till varandra – längre ledtid kan ge bättre leveransprecision osv.

Det som också karakteriserar leverantörsmätningar är att man intresserar sig för mätetal som mäts i gränssnittet mellan köpare och leverantör. Det beror på att de är lätt tillgängliga. Man kan ofta hämta dem från det egna inköpssystemet.

Begreppet leverantörskvalitetsindex (LKI) har börjat sprida sig. Nu läggs i och för sig olika betydelse i ordet. En del menar att det är synonymt med de nämnda enkla mätetalen för leverantörsprestanda, medan andra har börjat utveckla begreppet till något betydligt mer avancerat och vidsträckt. Dels försöker man finna fler mätetal uppströms i förädlingskedjan och dels bygger man en viktad indexmodell, där olika mätetal läggs samman till ett viktat index. Detta är en utmaning. För att finna tidigare mätetal måste man ha en ganska samarbetsinriktad relation med den leverantör som ska indexeras. Den måste vara beredd att dela med sig av de uppgifterna, samtidigt som inköparen inte missbrukar dem i förhandlingssyfte. Att väga ihop mätetal i olika enhetssystem är också utmanande. Man måste ha bra modeller för omräkning.

Leverantörskvalitetsindex av avancerad sort får helt andra syften än de konventionella. De kan inte användas för att jämföra leverantörer utan enbart att jämföra varje leverantör med sig själv. Varje leverantör har ett unikt index. Syftet blir att skapa ett relationsunikt och komplext mätetal för leverantörsutveckling och -förbättring.

Här följer ett exempel på hur man kan ta fram ett komplext LKI för en leverantör av varutillverkande karaktär:

1. Skissa upp förädlingskedjan. Vilka är de viktigaste parterna i sammanhanget?

2. Tänk fram så många möjliga mätetal som möjligt. Klassificera dem efter de olika parterna eller gränssnitten?

3. Välj mätetal och viktning efter följande principer:

• Ge större betydelse till kundnära mätetal.
• Fråga leverantören vilka mätetal som den kan ge ifrån sig.
• Balansera de olika mätetalsområdena.
• Välj kvantitativa mätetal, framför kvalitativa.
• Beakta datakällornas tillförlitlighet.
• Tänk utanför ”boxen”.
• Med färre mätetal blir arbetsinsatsen mer fokuserad.
• Vikta intuitivt, i fokusgrupp eller med enkät.
• Ta hjälp av preferensmatris eller AHP för att vikta.

4. Bestäm omvandlingsskalor genom att dels ta reda på vad som är rimliga ytterlägen på mätetalsskalan och dels vilka mål som finns på kort och lång sikt. I omvandlingsskalan är det lämpligt att sätta noll poäng på det mätvärde som kan betraktas som det lägsta acceptabla. Vid sjuttio procent av poängen ligger mätetalet som är mål på ett års sikt. 100% poäng läggas vid målen om två till tre år.

Sen är det bara att sjösätta: med en viss frekvens uppdateras styrkortet. Beroende på hur viktig relationen är så väljs frekvens månatligen, kvartalsvis, halvårsvis eller årsvis.

Powerpoint med mer material

Excel med beräkningsexemplet ovan

I dessa tider av kategoristyrning diskuteras ofta hur leverantörsbasen ska omformas. Av någon anledning verkar det finnas en tendens mot att minska leverantörsbasen. Kanske inte så konstigt – många företag har tusen, tiotusen, kanske hundratusen leverantörer. Att konsolidera spend är lätt att motivera. Vi minskar relationskostnader, ökar skalfördelar, allt blir bättre. Men detta är en förenklad sanning. Kanske lite bekväm – ty det är ju mindre arbete för inköpare att hantera färre leverantörer. Nej det finns andra leverantörsbasstrategier som kommer i skymundan. För olika leverantörsbaser kan man resonera på olika sätt:

Öka leverantörsnumerären framhävs ofta som en strategi för flaskhalsprodukter. Att skaffa lite andrahandsval istället för de monopolistiska stenansiktena, för att få bättre priser, högre kvalitet, lägre risk och högre kompetens. I en del fall kan det vara svårt. Men man kan börja med att se sig omkring bland leverantörer av grossistkaraktär, dvs tillhandahåller en bred mix produkter. Där finns det nästan alltid möjlighet att plocka russinen ur kakan.

Bibehåll leverantörsnumerären. Det finns alltid en kategori leverantörer som är bäst i sin klass, eller åtminstone nästan. Identifiera vilka de är och vårda dem ömt. Stå ut med att de inte vill växa till grossistklassen, utan satsar på sin egen kärnkompetens.

Bibehåll leverantörsnumerären men förändra sammansättningen. Det viktiga är ju inte antalet leverantörer utan vad de faktiskt presterar. Det är lätt att bara titta på numerären och inte vilken prestanda som finns i basen. Några kanske ska fasas ut, medan nya tas in.

Öka numerären för att sen minska den. Ibland innehåller inte basen tillräckligt bra leverantörer för att den ska kunna minskas. Då introducerar man först nya leverantörer, för att sen identifiera vilka som är bäst, för att i nästa steg minska basen. En lite vågad strategi som måste vara välkommunicerad internt.

Minska numerären för att sen öka den. Ibland saknar man kontroll över vad som egentligen köps. Det går inte på ett enkelt sätt att analysera spend och kategorisera. Då kan man införa grossistleverantörer som fångar upp massor av småbehov. Via grossistleverantörerna skaffar man kunskap om vad som köps. Därefter fasas grossisterna ut. Snålskjuts kallas det.

• Budgeten har bantats.
• Förutsättningarna har ändrats.
• Omprioritering.
• Vi vann inte anbudsprojektet.
• Vi behöver inte produkterna.

Listan över anledningar varför ett köp eller ramavtal inte blir av kan göras låg. Och de allra flesta inköpare får uppleva projekt där man lagt ner mycket möda och som sen bara rinner ut i sanden. Högst beklagligt och nåt man kanske bara får leva med. Eller?

Säljare lever med samma problem. Det är inte alla kunder som köper något och de som köper kanske köper av någon annan. Mängden besvikelser är sannolikt större än för inköpare. Vissa säljkontor sätter upp en slags rankningslista över förväntad träffsäkerhet (hitrate) och bedömer på detta sätt sannolikheten för varje möjlig order. De brukar ha två procenttal. Det första avser sannolikhet att kunden överhuvudtaget lägger en order. Det andra är sannolikheten att man själv tar ordern. Utfallet varierar väsentligt mellan olika branscher. Det finns företag som berättar om över 50%, medan andra är glada om de ens kommer upp i 10%.

Säljkontorens träffsäkerhetslistor är i första hand avsedda för att besluta om vilka anbudsprojekt som man ska lägga energi på. Men de kommer även att få en viss känslomässig effekt. Besvikelsen blir inte så stor när man tappar en order med 1% sannolikhet.

Varför inte ta över säljkontorens träffsäkerhetslistor? Ranka sourcingprojekt efter sannolikheten till att de leder till order. På det sättet kan man ju faktiskt prioritera var man ska lägga energin.

Det handlar inte bara om prioritering – det här är också en fråga om inköpsprocesser. Alltför många inköpsorganisationer lever efter principen ”one size fits all”, dvs alla inköp ska följa samma process. Mer framgångsrikt är att differentiera köpen, såväl strategiskt, som processuellt. Att ha olika grad av komplexitet beroende på den förväntade träffsäkerheten. Exempelvis kan köpet med osäker budget börja med en RFI, tills budgeten är lagd, medan en befintlig inköpskategori går direkt in i skarpt läge. Successivt kan man organisera sig, öka träffsäkerheten i skarpa inköpsprocesser och på det sättet minska besvikelserna i såväl köpar- som säljarled.

Powerpoint-respiratorn surrar och söver. Inköparen klickar fram slajd efter slajd – försöker slå rekord i bilder per tidsenhet. Sedan kommer nästa inköpare – de få slajdsen är som vetenskapliga artiklar i informationstäthet. Han högläser från bilderna. Jag ser läpparna röra sig, men förstår ingenting av budskapet som levereras oavbrutet i 180 km/h – i stället börjar jag fundera på vad som ska hända efter jobbet. Rekordet har den försvarsinköpare som presenterade sina inköpsprocesser (främmande fil öppnas i nytt fönster). Den inköparen överlåter helt och hållet till publiken att sovra, men de börjar snarare att sova. Berättelsen kan fortsätta, för det är tyvärr så här många inköparpresentationer ser ut, exempelvis kick-off, inköpspitch, projektmöte, förhandling eller beslutsmöte.

En bra presentation bygger inte på kvantiteten som kommer från presentatörens mun, utan kvaliteten som når mottagarens hjärna. Det är grunden för bra kommunikation. På det temat kan vi fortsätta:

Tänk ut budskapet. Vad vill du säga? Formulera det du vill säga för dig själv i en mycket kort fras, helst två till fem ord. Även om det är lockande att ha fler budskap så bör du undvika det. Tala hellre mycket om lite, än lite om mycket. Budskapet är den röda tråden.

Dialog framför monolog. En del vill gärna föreläsa eller undervisa med tysta åhörare. Bekvämt, men ju tystare gruppen är, desto mindre tar den in. Frågor och diskussion stimulerar hjärnorna – de förstår, kommer ihåg, låter sig påverkas. Ju mindre du talar och desto mer gruppen pratar, desto bättre.

Tala till bönder på bönders vis. Många inköpare har standardiserade presentationer för de vanligaste situationerna. Det är tidseffektivt. Men börja hellre dina förberedelser med ett vitt papper och inled med att besvara frågorna: för VEM, NÄR, VAR och VAD. Ägna sedan 5 minuter till att tänka ut något som appellerar till gruppen och att du verkligt tänkt på dem när du förberett dig.

”Det där kommer jag till senare”, lyder svaret på en åhörarfråga. Istället för att fånga åhörarintresset bekämpas åhörarna. De kommer att börja fundera över varför du inte besvarar frågan. Som regel är det bästa att besvara åhörarfrågor.

Snåla med Powerpoint. Jovisst, det är jätteroligt att rita powerpoint, men ju fler du ritar,desto större är risken att ditt budskap drunknar i informationsmängden. Likaså om de innehåller för mycket text. Klipp därför inte textstycken från PM, avtal, lagstiftning, specar, verksamhetsbeskrivningar etc. Textmassorna kan du skicka ut efter mötet.

Operfekt är perfekt Ibland strävar presentatören efter perfektionism. Budskap, manus, argument – allt är förberett i minsta detalj. Inget får gå fel, men det är just det som det gör. Det blir svårt att hålla reda på alla trådar och man går bort sig. Om man ändå lyckas med perfektionismen så är det en ännu större fara – det blir för bra. Det kan låta motsägelsefullt, men framträdandet kan bli för informationstätt eller så blir det så rikligt utsmyckat att åhörarna bara njuter av att lyssna, utan att förstå eller ta till sig. I realiteten är den perfekta presentationen operfekt; trovärdigheten ökar om det finns skavanker; det framstår improviserat och som det kommer från hjärtat.

Hålla tiden är A och O i ett framförande. Har man sagt att man ska tala i 20 minuter, kommer åhörarnas koncentration att falla drastiskt vid 19 minuter. Blir man i stället klar ett par minuter före utsatt tid är mycket vunnet – slutklämmen kommer innan koncentrationsfallet.

En röd tråd i dessa tips är återhållsamhet, minimalism och att inte blomma ut i excesser. Det går faktiskt att säga mer med färre ord – ju färre, ju bättre. Den berömde funkisarkitekten Ludwig Mies van der Rohe sa:

”mindre är mer”

Och även om det här citatet är hämtat från en annan disciplin får det tjäna som minneslapp och förebild för inköpspresentationer.

När du lärt dig att behärska punkterna ovan kan du unna dig finesser. Fjärrkontroll för Powerpoint gör att publiken inte tappar i uppmärksamhet när du växlar mellan dina fåtal slajds. Köp exempelvis på Kjell för 299 kronor.

Lisa Ellram är bland annat känd för sina många vetenskapliga artiklar inom inköpsområdet. Nu har hon medverkat i ett par nyutgivna böcker, varav den ena handlar om grön sourcing. Det är en ganska vetenskaplig bok som ganska kortfattat sammanfattar de viktigaste slutsatserna inom detta område.

När man läser denna bok inser man att grön sourcing fortfarande för en aningen trevande tillvaro. Det påminner lite om 80/90-talet när kvalitetsmetoder skulle övergå från att bara vara kostsamma kontrollplaner och dyrbar testutrustning, till att bli värdeskapande metoder som verkligen ledde till förbättringar. Besiktningsmän och kvalitetsinspektorer skolade om sig till svarta bälten, leankoordinatorer, kaizengurus mm. Det är samma sak vi nu börjar se på miljöområdet. Hitintills har det handlat ganska mycket om att ställa upp dyrbara produktkrav, ibland pådyvlade av statsmakter. Men nu börjar man skönja strategier. Strategier som verkligen bidrar till att skapa värde och sparar pengar. Ett grönt tänkande kan faktiskt vara en besparingsstrategi.

Exempelvis tar Ellram upp nedanstående strategipyramid i sin bok. Andra författare har skissat upp liknande hierarkier. Enkelt – men här har vi faktiskt en alldeles utomordentlig strategivalsmetod som både kan bidra till en grönare värld och spara pengar.

Vad kommer att hända härnäst? Sannolikt kommer vi att få se fler gröna strategivalsmetoder. Kanske en grön kvadrantanalys som slår ut Kraljic. Vi kommer förhoppningsvis att få se någon verksamhetsfilosofi i likhet med six-sigma – men nu med en ny betydelse för grönt bälte. Kanske får vi se en syntes mellan grön sourcing och lean. De har i vart fall den gemensamma nämnaren resurssnålhet. Framtiden får utvisa!

Lisa Ellrams bok Sourcing to Support the Green Initiative finns på Adlibris för 260 kr. Den är ganska kort (dvs resurssnål) och sammanfattar mest vad andra författare kommit fram till.

Powerpoint med bildmaterial