Spendanalys kan sägas vara ett sätt att rita upp sin inköpskarta, som sedan används som hjälpmedel för att formulera inköpsstrategier, både allmänt och för specifika inköpskategorier. Spendanalysen är en viktig grund i arbetet med kategoristyrning.
Syftet med en spendanalys är att förstå det historiska inköpsmönstret och exempelvis se vilka företagets stora inköpskategorier är, graden av avtalstrohet, vilka delar av organisationen som köper från de olika leverantörerna och mycket annat. Därifrån kan man sedan ta avstamp inför framtiden och tex göra förutsägelser om framtida volymer, lägga budgetar, planera inköpsprojekt och så vidare.
Lite förenklat kan man säga att en spendanalys är ett utdrag ur leverantörsreskontran som man sedan analyserar utifrån en inköpares ögon snarare än en ekonoms.
Följande frågor bör kunna besvaras av en spendanalys:
Spendanalys är en process som innehåller ungefär följande delsteg:
Arbetet inleds med datainsamling, dvs data samlas in över alla gjorda köp under vald tidsperiod. Det går även att samla in uppgifter om interna kostnader som härrör från anskaffningen, exempelvis transaktionskostnader. I en större koncern som använder olika datasystem kan detta ske enligt en årlig plan. Insamlade data behöver sedan tvättas. Exempelvis kan köp från samma leverantör ha skett under olika namn. Produkter kan ha fått felaktig benämning etc. Det finns färdiga program för tvättarbete, men det går också att bygga egna makron i exempelvis Excel. Spenddata måste sedan kategoriseras, dvs indelas i olika kategorier med likartade egenskaper. Sista steget är att skapa tydliga rapporter över datamängden och visualisera vad man har kommit fram till.
Spendanalys bör göras regelbundet. Data kan snabbt bli inaktuell och leda till felaktiga slutsatser. För att kunna navigera efter sin inköpskarta är det viktigt att hålla den uppdaterad med aktuell information.
Spendanalys kan ske med olika typer av hjälpmedel. Nedan ges en beskrivning av hur Excel kan användas, men det är som sagt även möjligt att använda specialiserade system för spendanalys som i olika grad kan automatisera arbetet (se slutet av denna artikel).
Ett bra verktyg för att göra en spendanalys är Microsoft Excel. Här kan man göra allt från enkla manuella uppgifter och databearbetning till komplexa makron som bearbetar data. Möjligheten att skapa och använda sk. pivottabeller och pivotdiagram är ett kraftfullt hjälpmedel när data ska analyseras.
Att göra en spendanalys i Excel tar tid. Framförallt är det kategoriseringen som är tidsödande. Om man väljer att kategorisera leverantörer kan man uppskattningsvis hinna med max 60 st per timme. Man behöver exempelvis googla, titta på fakturor eller fråga sakkunniga. Ett fakturasystem med bra sökfunktion och scannade eller elektroniska fakturor underlättar arbetet avsevärt.
Arbetar man med fakturakonteringsrader, ej order- eller fakturarader, påverkar grunddatans kvalitet och granularitet (detaljninvå) tidsåtgången. En detaljerad kontoplan underlättar arbetet. Däremot, om konteringsdisciplinen är bristande hjälper det inte hur väldefinierade kontoplanen är.
Har ditt företag flera tusen leverantörer (vilket inte är ovanligt även vid relativt små inköpsvolymer) och tiotusentals fakturor och konteringsrader kan arbetet ta veckor i anspråk. Därför kan det ibland vara värt att titta på lösningar för att kunna göra en automatiserad spendanalys.
Börja med att ta ut informationen från affärssystemet. Vanligtvis kan ekonomifunktionen eller IT-avdelningen hjälpa till. I dokumentlistan till höger hittar du ett underlag som kan vara till hjälp när du pratar med dem. Du behöver få ut materialet i Excel-form, eller annat format som kan importeras till Excel.
Det är enbart externa inköp som är av intresse, dvs. fakturor från leverantörer. Därför måste filen ibland städas om ekonomi- eller IT-avdelningarna inte redan har gjort det. Typiska saker att städa bort är moms, internköp och ombokningar. Tänk på att inköp även kan bokas på tillgångskonton i kontoklass 1xxx (exempelvis investeringar och lager).
Kontrollera att valutan är samma för alla köp. Om inte, lägg till en kolumn och räkna om till en gemensam valuta.
Du bör nu ha en excelfil med tusentals rader (en eller flera rader för varje faktura beroende på hur den har konterats) som ser ut ungefär som den nedan.
| Datum | Fakt Nr | Kontonr | Kontonamn | Leverantör | Lev-orgnr | Belopp | KST | Projekt | Objekt |
| 20060514 | 2354 | 5211 | Korttidsh. | Cramo | 956780-2343 | 4550,00 | 4565 | 122 | 5789 |
| 20060515 | A765 | 5330 | Eldningsolja | OKQ8 | 965734-1234 | 1650,00 | 5798 | 544 | 9846 |
| 20060515 | 54-76 | 5460 | Förbr.mtrl. | Ahlsell | 954367-4567 | 459,00 | 6578 | 544 | 4978 |
Lägg till två tomma kolumner: ”Kategori” och ”Kommentar”. Minimera sedan ointressanta kolumner så att du ser alla intressanta på samma skärm utan att behöva scrolla. De intressanta är:
Sortera filen på leverantör. Det kan underlätta om även fler sorteringsnivåer används, tex per konto och belopp.
Nästa steg är den tidskrävande biten. Nu ska alla rader kategoriseras.
Det underlättar om man börjar med relativt grova kategorier, tex ”IT & Tele”, ”PR & Annonser”, ”Produktionsmaterial”, ”Fastighetsrelaterat” och så vidare. Man kan sedan finfördela kategorierna senare om man ser ett behov av det. Här hittar du exempel på verkliga kategoriindelningar (om man arbetar med indirekt material).
Att kategorisera leverantörer är lite av ett hantverk som det tar tid att bli duktig på, men det finns vissa riktlinjer man bör följa:
Här hittar du fler tankar kring hur man kategoriserar.
Själva kategoriseringsarbetet går till så att man, för varje rad, i den tomma cellen ”Kategori” skriver vilken kategori som raden tillhör. Antingen känner man igen leverantören direkt, eller så kan man få ledning av konteringen, eller så får man Googla på leverantören för att se vad den levererar. I fältet ”Kommentar” skriver man korta minnesanteckningar t.ex. ”verkar vara skärvätskor”, så att man inte behöver googla leverantören igen när man sitter med spendanalysen och ska analysera.
Det kan även vara nödvändigt att titta på fakturor för att förstå vad som köpts. Börja med de största, samt gör stickprov på de med mindre belopp. Var också uppmärksam på om samma fakturabelopp återkommer ofta.
När alla rader är kategoriserade lägger man på ett autofilter och ser till så att alla kategorier är stavade på samma sätt, eller att man inte under arbetets gång har råkat skapa två olika namn på samma kategori.
Det är inget måste, men det kan vara bra att lägga till följande:
För att kunna arbeta med datamängden gör man till sist en pivot-tabell med hjälp av Excel. Det är i den man kan vrida och vända på informationen nästan hur man vill. En bra första vy brukar vara att se kategorierna och deras spend i fallande ordning. Man kan också göra diagram för att tydligare se mönster och visa materialet i powerpoint.
I dokumentlistan till höger finns ett exempel på hur en Excel-fil med spenddata och en pivot-tabell kan se ut.
Nedan finns ett par exempel på analyser som kan tas fram med hjälp av Excel. Klicka på bilderna för att visa dem i större format.
Spendanalys exempelbild spenddiagram
Spendanalys exempelbild kontrakstatus
Det största problemet med spendanalys är, som tidigare nämnts, att det tar tid. Stora datamängder kan i princip vara omöjliga att kategorisera manuellt. Vill man ändå kategorisera sina data finns det specialiserade system för detta. Har man stora datamängder, många olika datakällor (olika ERP-system, inköpssystem, inköpskort m.m.) eller om man vill uppdatera data regelbundet är det en god idé att titta på automatisering av spendanalysen. Då tar man hjälp av ett datorprogram som är speciellt framtaget för detta ändamål.
Gå inte i fällan att vilja skapa ett system själv, det kan te sig enkelt men det är det inte. Fokus i diskussionen skall inte vara att ”kunna skapa en datamodell en gång” med exempelvis Excel eller ett databassystem eller med hjälp av externa datakonsulter – fokus skall vara på ”hur skall jag analysera för att nå bästa och ett repetitivt resultat som håller över tid”. Det finns bra verktyg som är beprövade för detta ändamål.
Automatiserad spendanalys fungerar på så sätt att man importerar sina data i spendanalyssystemet, i ett för detta avsett format, för att genom ett uppsatt regelverk kategorisera datan automatiskt. Regelverket skapas vanligtvis genom en kombination av manuellt och av systemet föreslagna regler. Reglerna baseras på olika ledtrådar om transaktionerna. De mest använda ledtrådarna är vanligtvis konto, leverantörsnamn och kostnadsställe. Har man tillgång till beskrivning eller benämning av varan eller tjänsten från t.ex. faktura- eller orderrad kan man göra bättre och mer exakta kategoriseringar.
Det finns flertal leverantörer av system och de flesta har en gemensam funktionalitetsbas. Flertalet bygger på QlikView-teknik vilket är en bra visualiseringsteknologi för stora datamängder. Arbetsmetodiken är uppdelad i två steg; dels delen med att mata in och kategorisera data och analysdelen där vi vill spendera mest tid. Traditionellt vill leverantörerna att du skickar (refresh) data till dem och sedan återkopplar de när det är klart, en process som normalt tar ca en vecka med kontroller. Bristen är naturligtvis att man som användare blir helt beroende av en annan part – vilket ligger i affärsidén. Det finns även betydligt snabbare och intuitivare spendanalyssystem som prismässigt ligger betydligt bättre till och där man har möjlighet att påverka datan själv. Tala med EFFSO så får du veta mer om det.
EFFSO har även utvecklat ett eget verktyg för spendanalys, Spendency. Läs mer om det här.
Vilka format som datasystemen kräver varierar. Ett bra system ska åtminstone kunna ta emot olika typer av CSV- eller Excel-filer så länge data finns i kolumner med någon form
En färdig installation kan uppdateras närhelst du önskar – det är en rekommendation att göra detta med hjälp av systemstöd minst varje kvartal, men det är mycket smidigt att göra det varje månad. Då följer man upp och rapporterar till dem som är berörda eller meddelar dem att nu kan de själva gå in och kontrollera sina projekt.
Det är tuffa tider i många branscher och i takt med det märker vi på EFFSO hur kraven på snabba kostnadsminskningar ökar. Ofta vänds blicken då mot inköp och vad som kan göras med kostnaden för inköpta varor och tjänster. Men flera av våra kunder vittnar om en utmaning i att ställa om från den…
Vid implementering av kategoristyrning läggs det tid på att utbilda och träna kategoriteamets medlemmar men det som ofta missas är styr- och beslutsgrupper. De får sällan utbildning eller stöd i sina roller. För att kategoristyrning ska fungera fullt ut behöver de ha kunskap och förståelse, i kombination med förmåga, för att agera på ett sätt som driver arbetet framåt på ett bra sätt.
Alla vi som arbetar med inköp har väl muttrat över att vi inte får gehör för inköp och inköpsutveckling, varken i verksamheten eller uppåt i organisationen. Åsikten är att inköp bara är något som ska fungera som ett stöd för verksamheten. Det är få organisationer som fullt ut har insett vad inköp kan bidra med…