När man kategoriserar inköp hamnar man ofta i vägval av typen –”Ska jag kategorisera en profilklädesleverantör som reklamartiklar eller som arbetskläder?”. Nedan följer parametrar kring vad som kan påverka indelningen i kategorier. Det absolut viktigaste är att kategorierna är marknadsriktade, dvs att kategorierna bygger på leverantörsmarknader.
När man är flera personer som kategoriserar så bör man, efter det att kategorierna är definierade, ta fram ett detaljerat regelverk för att få jämförbar data. Detta regelverk kommer att se olika ut för olika företag, och det kan finnas en poäng i att börja med en grovkategorisering för att sedan finfördela den tillsammans med representanter från den övriga organisationen.
En parameter som påverkar kategorierna är volymer. Har man stora volymer inom Snittblommor ska man kanske ha en egen kategori för det. Har man mindre volymer kanske man ska lägga det bland ”Personalrelaterat” eller ”Representation”. Naturligtvis kan man skapa hur många kategorier som helst, men kategorierna ska ändå vara så pass breda och innehålla en sådan volym att man kan finansiera ett projekt inom en kategori. Har man t.ex. 40 000 kronor i en kategori så kommer besparingarna att vara så små att det inte är värt att arbeta med den. Försök istället gruppera den kategorin tillsammans med en annan kategori för att få upp volymerna och leta möjliga synergier i ett större projekt.
En annan parameter att ta hänsyn till är den interna organisationen. Valet av kategorier kommer i viss mån styra hur de påföljande projekten definieras. I projekten kommer andra delar av verksamheten att vara delaktiga, så det finns en poäng i att definiera kategorier som de känner igen sig i och som de kan hjälpa till att finfördela. De har kunskaper som kanske inte inköparen har. Om man till exempel vet redan från början att IT-avdelningen också har hand om telefonin på företaget kan det vara en bra idé att göra en bred ”IT & Tele”-kategori. Sedan får IT-chefen hjälpa till att definiera kategorier och på så sätt själv se möjligheter till synergier och besparingar (tex lägga över viss trådbunden teletrafik på det mobila nätet eller datanätverket).
Likaså kan det ibland finnas en poäng i att inledningsvis definiera en kategori så att det passar den interna strukturen, trots att man som inköpare helst skulle ha definierat den något annorlunda. Om t.ex. marknadsavdelningen idag ansvarar för tryckta kuvert kan det vara värt att lägga denna leverantör inom en bred marknadskategori trots att man erfarenhetsmässigt vet att den lägsta kostnaden nås hos en kontorsmaterialleverantör. Man kan vinna mycket på att låta den interna diskussionen ha sin gång.
Interna krav kan också påverka kategoriseringen. Även om inköpsvolymen inom ett område är liten, kan det finnas en poäng i att definiera en egen, liten kategori, så att den kan få ett eget projekt där dessa styrande krav kan diskuteras och kanske göras avkall ifrån.
Det kan också finnas historiska anledningar till att definiera kategorier på ett visst sätt. Om man tidigare hade en funktion internt kan det synsättet leva kvar i den övriga organisationen. Därför kan det finnas en poäng i att definiera en kategori som matchar det synsättet. Å andra sidan kan det finnas en ännu större poäng i att bryta upp det gamla synsättet genom att definiera kategorin på ett sätt som främjar nytänkande.
Att definiera kategorier och sedan lägga leverantörerna inom rätt kategori kan, som synes, bli hur komplext som helst. Den viktigaste grundregeln är dock att kategorierna ska vara marknadsriktade, dvs bygga på leverantörernas branschindelning. Alla andra parametrar är underordnade.
