Inköpare, titlar och arbetsuppgifter

Inom de flesta yrken anskaffar vi varor och tjänster. En del ”inköpare” är med redan då behovet uppstår medan andra sitter någonstans i en lång leveranskedja med små möjligheter att påverka behoven. Inköparens roll kan därför variera från att vara en person som definierar vad det är man ska köpa till annat såsom exempelvis att säkerställa leveranser, hålla ner kostnader m.m. Definitionen av inköp och inköpare har därför aldrig varit en helt exakt vetenskap. Se här nedan inköpartitlar på olika ledningsnivåer:

Inköpartitlar på olika ledningsnivåer

Inköpartitlar på olika ledningsnivåer

Nedan följer en uppräkning av några av de vanligaste huvudkategorierna, sen finns många hybrider däremellan.

Inköpsorganisationer innehåller vanligtvis fyra generiska roller (strategisk, taktisk och operativ inköpare samt inköpsadministratör/help desk) som alla bör ha ett nära samarbete men också tydliga och skilda ansvarsområden.

Strategiska inköpare

Dessa arbetar med att utarbeta policyer, kategori- och leverantörsstrategier, söka och utvärdera nya leverantörer och i vissa fall förhandla globala ramavtal. Ibland benämner vi dem sortimentsinköpare, kategoriinköpare eller kategoriansvariga. Engelska titlar somär vanliga i detta sammanhang är ’key commodity manager’, ’key supplier account manager’, ’category manager’ eller ’sourcing area manager’. I viss mån används även titlarna ’strategic purchaser’, ’senior purchaser’ eller ’lead purchaser’.

Märk dock att det går inflation i titlarna för strategiskt inköp; de används frekvent även för taktiskt och operativt inköp. Därför ser man ofta tjänster som är att betrakta som taktiskt inköp som tituleras frekvent med titlar för strategiskt inköp.

Typiska arbetsuppgifter är att:

  • Leda det tvärfunktionella arbetet med att sätta inköpsstrategin för de kategorier den ansvarar för
  • Leda förändringsarbete genom strategiskt inköp dvs. driva förbättringar genom kategoriprojekt
  • Strategiskt arbeta för förbättrat samarbete och utveckling av leverantörer
  • Förhandla fram ramavtal framförallt för större och återkommande behov. Utföra vissa större, taktiska upphandlingar.

Taktiska inköpare, kontraktsinköpare

De taktiska inköparna upphandlar och kontrakterar leverantörer, omförhandlar avtal och ser till att flöden fungerar i stort. I en del organisationer är dock taktiska inköpare mer operativa och arbetar då med leverantörsutveckling, det vill säga att få köpar/säljar-relationen att fungera bättre.

Leverantörsutvecklingen kan då innebära att det taktiska inköpet även arbetar med omförhandling av avtal. Engelska termer som är relativt synonyma är ’supply manager’, ’procurement manager’, ’purchasing logistic manager’ eller för verksamheten ’supply chain management’.

Typiska arbetsuppgifter är att:

  • Genomföra många upphandlingar med relativt låg spend och därigenom upprätta avtal och implementera dessa i verksamheten
  • Stötta verksamheten i inköpsfrågor av mer praktisk karaktär.

Operativa inköpare, logistikinköpare

Inköp innehåller en hel del administration som avropsbeställningar, godsmottagning, tullklarering, spedition, fakturahantering eller leveransbevakning, vilket ofta sköts av operativt inköp. Det är vanligt att resurser finns i inköpsfunktionen men tillhör andra delar av verksamheten.

Vissa organisationer kallar även avtalsförhandling för operativt inköp, men det kan likväl vara strategiskt. Synonyma begrepp är logistikinköpare, inköpsadministratörer, operativa inköpare, avropsinköpare, produktionsinköpare eller leveransstyrare. På engelska använder man begreppen ’purchasers’ eller ’purchasing clerks’. Den engelska termen ’expediter’ (på svenska leveransbevakare) faller också inom det operativa begreppet. I en del organisationer tillhör leverantörsreskontra inköpsavdelningen och ligger då närmast operativt inköp.

Typiska arbetsuppgifter är att:

  • Genomföra avrop på befintliga avtal
  • I de fall rollen är mer av karaktär inköpsadministratör/help desk förekommer mer administrativa uppgifter som t.ex att hjälpa verksamheten att identifiera befintliga avtal lämpliga för avrop, uppdatera spendanalys och följa upp mätetal samt att underhålla prislistor i system.

Leverantörsstyrare, -utvecklare

I affärsupplägg med långa avtalsförhållanden blir leverantörsstyrningen viktig. Denna är inriktad på att utvärdera och utveckla leverantörsbasen för att nå högre kvalitet och leveransprecision. En egen avdelning för leverantörsutveckling är ovanligt, vanligen integreras leverantörsstyrningsarbetet inom ramen för taktiskt eller operativt inköp, men det kan också ligga under en kvalitetsavdelning (eller SQM-avdelning).

På engelska kallar man leverantörsstyrare för ’supplier managers’ och verksamheten för ’supplier management’. Andra närliggande titlar är ’supplier process developer’ eller ’supplier quality engineer’.

Offentliga upphandlare

Vissa inköpare måste följa lagen om offentlig upphandling, vilket får avsevärda konsekvenser för allt upphandlingsarbete. Ofta benämner man dessa offentliga upphandlare oavsett bransch eller produktområde.

Engelska termer som förekommer är ’public procurement’ (som egentligen betyder offentlig anskaffning), ’public tendering’ eller ’public solicitation’, titel kan vara ’procurement officer’ eller ’procurement official’, dock används termen upphandling även inom näringslivet. I allmänyttiga företag som fall under lagarna om offentlig upphandling tillhör dessa den taktiska inköpsfunktionen.

Inköpschef, inköpsdirektör

Den vanligaste betydelsen är avdelningschef för en inköpsavdelning, men många förknippar även denna tjänst med strategiskt inköp. Närheten till strategiskt inköp beror på att det i små organisationer ofta blir så att det endast finns en strategisk inköpare och det är inköpschefen. Att täcka alla delar av organisationens anskaffningsprocesser och anskaffningsstrategier blir förstås inköpschefens roll i en större organisation. En titel som förekommer inom offentlig sektor är inköpsdirektör.

På engelska använder man titlar såsom ’head of purchasing’, ’head of procurement’, ’purchasing executive’ men ibland någon av titlarna för strategisk inköpare. ’Chief procurement officer, CPO’ är även vanlig inom internationell offentlig upphandling. inom I näringslivet använder man förkortningen CPO men då med någon av betydelserna ’Corporate Procurement Officer’, ’Corporate Purchasing Officer’ eller ’Chief Purchasing Officer’.

Inköpscontroller, inköpsanalytiker

I större inköpsorganisationer finns det ett behov att stödja inköpsledningen, strategiska inköpare och andra som fattar centrala inköpsbeslut. Detta stöd består i datainsamling, analys och utredningar som leder fram till spendanalyser, budgetrapportering, sourcingplaner etc. Den vanligaste titeln för denna befattning är inköpscontroller.

Entreprenadinköpare

Karakteristiskt för entreprenadinköpare är att de arbetar med sortiment som omfattar eller är besläktade med olika former av installationsentreprenader. På entreprenadinköparens bord kan även ligga inköpskategorier såsom grossistmaterial. Arbetet sker ibland i anslutning till montageplatsen, de kallar sig då fältinköpare. Dessa inköpare arbetar ibland parallellt som projektledare, mängdreglerare eller offertkostnadsberäknare.

På engelska förekommer termer såsom ’site purchaser’ eller ’field purchaser’.

Teknikinköpare, inköpsingenjör

Lika viktigt som pris, avtalsformer, leverantörsval är att den tekniska omfattningen för en produkt blir korrekt. Den tekniska inköparen arbetar med att kartlägga vilka produkter och tekniker som finns på marknaden för att sedan formulera detta i specifikationer. Teknikinköpare fungerar ibland även som en länk mellan teknikorganisation, leverantörsmarknad och en kommersiellt inriktad inköpsorganisation.

Engelsk titel brukar vara ’procurement engineer’ eller ’purchasing engineer’.

Projektinköpare

I många större projekt knyts ofta inköpare som är helt dedikerade till projektet och arbetar då inte specifikt med vissa sortiment utan arbetar endast för projektets bästa med många olika sortiment. Projektinköparna är ibland etablerade redan i företagets anbudsprojekt, eftersom upphandling ofta måste ske i anbudsfas, de kallas då anbudsinköpare. Projektinköpare är vanliga i byggbranschen eller komplexa teknikprojekt. Engelsk titel brukar vara ’project buyer’.

Underhållsinköpare

Denna kategori spänner många gånger över många områden. Underhållsinköparen är som regel en generalist som arbetar med sourcing som en katagoriinköpare, kontraktering, logistik eller operativt arbete. Sortimenten brukar huvudsakligen vara reservdelar och underhållstjänster.

Engelsk titel är ’MRO-purchaser’ där förkortningen står för Maintenance, Repair and Operating supplies.

Serviceinköpare, FM-inköpare

I de flesta organisationer finns det ett stort behov av olika former av markservice, det kan vara vaktmästeri, kaffemaskiner, personalrestaurang, reception, telefonväxel, lokaler, lokalstädning, bevakning, kontorsmaterial etc. I en större organisation bildar dessa inköpare en egen avdelning som man ibland kallar serviceinköp, omsorgsinköp, supportinköp eller FM-inköp.

En ganska ny, men snabbt växande företeelse på många inköpsavdelningar är FM-inköp, efter det engelska begreppet ’Facilities Management’. FM-inköpare är starkt inriktade på alla stödfunktioner i byggnader, lokaler, generella installationer dock inte produktionsutrustning eller produktionsservice.

Men även om de olika rollerna har tydliga avgränsade ansvarsområden är det kritiskt med ett väl fungerande samarbete mellan strateg, taktiker, help desk och beställare. Alla roller har gränssnitt mot leverantörer och den egna verksamheten. Deras input kring brister/styrkor är viktig för arbetet med att ständigt förbättra sättet på vilket leverantörerna stöttar den egna verksamheten.

Centraliserat vs. decentraliserat inköp

Centraliserad eller decentraliserad inköpsfunktion är en fråga som ofta dyker upp i diskussioner kring hur en inköpsfunktion bör byggas upp. I praktiken är det sällan möjligt att beskriva en organisation enbart med hjälp av begreppen centraliserat eller decentraliserat inköp. De flesta organisationer har någon typ av hybridstruktur med inslag av både centraliserat och decentraliserat inköp….

Vad gör en kategoriledare?

Vad gör en kategoriledare i en etablerad inköpsorganisation och vad gör hen inte? Om man vill förstå det behöver man ha en övergripande bild av inköpsorganisationen, en insikt i vilka andra inköpsroller där finns samt hur de förhåller sig till varandra. Givetvis behöver det även finnas en väl definierad inköpsprocess. Vår gästskribent, Fredrik Azmani, har…