Att vara inköpare i dagens komplexa och föränderliga värld ställer stora krav på kompetens, inte minst när kraven på att åstadkomma resultat blir allt starkare. En framgångsrik inköpsorganisation behöver byggas och utvecklas med kompetensen i fokus.
En gång i tiden var det enkelt att vara inköpare – det räckte med att kunna sitt sakområde och lite avtalsjuridik. Och kanske en smula förhandling. Det var på den tiden företag och organisationer utförde det mesta i egen regi, och det som köptes in var en relativt sett liten andel av de totala kostnaderna.
Så är det inte längre. Idag är det inte bara olika material som köps in, utan nu köper vi även tekniskt komplexa komponenter med långa försörjningskedjor på leverantörsmarknader som ligger långt bort, och vi köper hela utbudet av olika tjänster från städning till projektledning.
En allt större del av de totala kostnaderna utgörs av inköp. Och det är inte ovanligt att det som köps in har en direkt påverkan på företagets kunder eller organisationens uppdrag. Ny teknik och nya arbetssätt ställer också nya krav på inköparen.
Detta sammantaget innebär att kraven på inköparens kompetens har ökat. Och kraven fortsätter att öka i takt med att ledningarna i företag och organisationer inser leverantörsmarknadens betydelse, och förväntar sig att inköpsorganisationen i allt högre grad ska leverera resultat.
Det går att sammanfatta den moderna inköparens behov av kompetens i form av kunskaper och förmågor i sex områden:
En inköpares arbete behöver ta utgångspunkt i den egna verksamheten.
Kunskap om verksamhetens behov behövs för att säkerställa att organisationens mål och behov uppfylls på ett bra sätt.
En inköpares arbete behöver förhålla sig till de policys, riktlinjer och regelverk som finns.
Kunskap om inköpsprocesser behövs för att på ett effektivt sätt genomföra inköpsarbete som ger önskat resultat.
En inköpares arbete står och faller med kunskap om leverantörsmarknaden eftersom inköparen är den i organisationen som förväntas ha mest kunskap på det området.
Kunskap om leverantörsmarknad behövs för att kunna ställa rätt krav och ta vara på de möjligheter som finns utanför den egna organisationen.
En inköpares arbete i en komplex värld handlar mycket om att kunna hantera och bearbeta stora mängder av information från många olika källor.
Analytisk förmåga behövs för att dra slutsatser från relevanta faktaunderlag.
En inköpares arbete handlar i allt högre grad om att driva förändring i samverkan med personer från andra funktioner.
Projektledningskompetens behövs för att säkra framdrift och koordinering.
En inköpares arbete är beroende av att på ett klokt och effektivt sätt kunna interagera med andra människor som kanske har andra viljor och prioriteringar.
Kommunikativ förmåga behövs för att förmedla och engagera så att framdrift och resultat uppnås.
Varje enskild inköpare behöver inte vara mästare inom alla sex kompetensområdena. Men en inköpsorganisation behöver se till att man fyller samtliga områden genom att kombinera olika individers styrkor. Dock behöver varje inköpare ha grundläggande kompetens inom varje område för att kunna vara med och bidra.
För att lyckas med det här behöver en inköpsorganisation sätta av tid för att bygga kompetens. Till viss del kan man göra det genom att rekrytera klokt med ett medvetet fokus. Men det räcker inte – man behöver även en ständig kompetensutveckling. Det handlar om utbildning, coaching, mentorskap, eget arbete m.m. som genomförs och följs upp löpande.
I takt med att inköps betydelse har ökat har också kraven på inköpare ökat – och förändrats. En inköpare idag behöver en bredd i sin kompetens där även sådant som av tradition betraktats som ”mjuka egenskaper” är viktigt. Dessutom behöver varje inköpsorganisation sätta av tid och resurser för en medveten kompetensutveckling. Den utvecklingen handlar om mer än att skicka folk på enstaka kurser.
Möjligheterna har ökat. Kraven har ökat. Och det har blivit roligare att vara inköpare.
Per-Arne Jonsson, seniorkonsult på EFFSO AB
Kompetens är en av nycklarna till en framgångsrik organisation som effektivt skapar relevanta resultat. Det är inte något statiskt, utan det bör ständigt utvecklas. Kravet på utveckling kommer både från den föränderliga situation i vilken organisationen verkar och från medarbetarnas förväntningar. Kompetensutveckling behöver vara en del av organisationens kultur, och bör ske kontinuerligt på flera olika sätt.
Inom de flesta yrken anskaffar vi varor och tjänster. En del ”inköpare” är med redan då behovet uppstår medan andra sitter någonstans i en lång leveranskedja med små möjligheter att påverka behoven. Inköparens roll kan därför variera från att vara en person som definierar vad det är man ska köpa till annat såsom exempelvis att…
Vad gör en kategoriledare i en etablerad inköpsorganisation och vad gör hen inte? Om man vill förstå det behöver man ha en övergripande bild av inköpsorganisationen, en insikt i vilka andra inköpsroller där finns samt hur de förhåller sig till varandra. Givetvis behöver det även finnas en väl definierad inköpsprocess. Vår gästskribent, Fredrik Azmani, har…