Externt inköpsnät, inköpsportal

Fler och fler inköpsavdelningar håller sig numera med någon form av extranät, dvs nät som är tillgängligt för externa parter. Den vanligaste formen är en vanlig webbsida med publik information kompletterad med en inloggningsfunktion till en leverantörsspecifik sida. Ibland är dock extranätet en specialbyggd applikation för att bättre kunna fånga upp företagsspecifika behov. Ofta benämns den här formen av extranät för leverantörsportal, leverantörswebb eller leverantörssida.

Följande funktioner är vanliga i ett inköpsorienterat extranät:

Övergripande information

Information om inköpsrutiner och inköpare, exempelvis namn och telefonnummer till inköpare. Adresser för korrespondens, fakturor, dokumentation och gods bör framgå. Tillämpas outsourcad fakturascan, självfakturering eller e-fakturering är det lämpligt att beskriva rutinerna för dessa. Finns det särskilda rutiner och blanketter för kvalitetssäkring bör dessa publiceras. För internationella leverantörer kan det s.k. DUNS-numret vara av intresse.

Inköpsvillkor

Det är vanligt att beskriva företagets inköpsvillkor. Om företagets egna används så publiceras dessa, används förhandlade standardavtal länkas till dessa alternativt beskrivs vilken part som kan tillhandahålla dessa. Finns en uppförandekod, s.k. ‘code of conduct’ är det lämpligt att publicera denna. I offentliga sammanhang förekommer det dessutom att organisationens inköpspolicy publiceras, men privata beställare publicerar mer sällan en sådan. Finns det särskilda skeppningsbestämmelser eller formulär är det lämpligt att publicera dessa.

Leverantörsbedömning

De flesta inköpare tillämpar så kallad egenbedömning vilken innebär att leverantören gör en leverantörsbedömning av sig själv genom att fylla i en på förhand given mall. Det är lämpligt att publicera inköpsorganisationens olika mallar för egenbedömning.

Anmälningsformulär för nya leverantörer

Det kan vara lämpligt att publicera ett webbformulär där intresserade leverantörer kan anmäla sig. Samtidigt kan inköparen på ett automatiserat sätt insamla nyttiga grunduppgifter om företagets verksamhet, adress, momsnummer etc.

Avvikelserapportering

Vissa former av avvikelserapportering kan hanteras via ett webbformulär. Det kan exempelvis vara leverantörens rapportering av ledtidsavvikelser. I fallet av en underhållsleverantör så kan denna rapportera fel via någon form av formulär.

Skeppningsnotifiering

För vissa beställare kan det vara av nytta att veta exakt när en vara skeppats och när den beräknas ankomma. Denna notifiering kan skötas via ett webbformulär.

Produktionsprognoser

Leverantören som i avtal förbundit sig att följa köparens prognoser måste regelbundet inhämta information om dessa prognoser. Detta kan på ett smidigt sätt lösas via en sida med inloggningsfunktion där detaljerade produktionsprognoser redovisas.

Lagersaldon

I många leveranskontrakt finns det åtaganden om att hålla en viss miniminivå i beställarens lager. Den mer avancerade formen heter leverantörsstyrt lager (VMI). Via en inloggad sida kan lagersaldon  presenteras för leverantören. Leverantören kan då på ett enkelt sätt logga in med täta intervall för att planera sin produktion och skeppning.

Pågående upphandlingar

Organisationer som tillämpar offentlig upphandling brukar publicera hela förfrågningsunderlaget på sitt externa nät. Det är även vanligt att publicera kontraktstilldelningen på nätet. Privata företag gör dock aldrig detta.

Budgivning

Elektroniska budgivningar eller e-auktioner har förekommit på leverantörsportaler. Tyvärr är erfarenheterna inte alltför goda. Detta beror bland annat på det är få produkter som passar för e-bud, ett grundkrav är exempelvis att produkter, avtal, ledtider måste kunna göras jämförbara. Sen har det visat sig att budgivningarna ofta slutat på priser som varit högre än vad som kan förväntas från en konventionell förhandling.

Köpspecifikationer

Inom tillverkande industri är ett stort problem att säkerställa att alla leverantörer har senaste utgåva av alla dokument som berör varje leverans. Eftersom övergripande produktspecifikationer påverkar underliggande komponenter så finns det inget vattentätt sätt att fullständigt råda bot på detta problem. En lösning som förbättrar situationen är att låta leverantörerna få tillgång till specifikationer och dokument via ett inloggat extranät. Parterna behöver sedan bara avtala med vilken frekvens som leverantören skall bevaka extranätet.