Avtal kan tillkomma i många olika sammanhang. I inköparens värld är kanske det vanligaste sammanhanget vid en upphandling, men det kan också vara vid en omförhandling eller utökning av ett samarbete.
Oavsett sammanhanget brukar avtalsprocessen vara generisk.
Generisk avtalsprocess
Ett avtal består av ett antal samverkande delar, ingen del är på något sätt fristående. En vanlig villfarelse är att avtalet endast är själva huvuddokumentet och att andra delar är självständiga, men så är ingalunda fallet. Huvuddokumentet knyter ihop bilagorna och bilagorna anknyter till varandra. Hela avtalsdokumentet refererar till standarder, lagstiftning, regelverk eller andra icke bilagda dokument som också ska beaktas vid tolkning.
Beroende på avtalets art och karaktär bör inköparen sätta ihop en arbetsgrupp för utarbetande av avtalet. Här bör man noggrant välja personer ur olika discipliner. Köpeavtal kan klassificeras efter produktkomplexitet och kommersiell påverkan och dessa klassificeringar kan ge en indikation på arbetsgruppens sammansättning, enligt följande matris:
Involverade parter vid framtagande av avtal
Matrisen är fritt översatt från Purchasing and Supply Management av Arjan van Weele, 2005
För de vanligaste typerna av huvudavtal brukar de flesta inköpsorganisationer hålla sig med standardiserade avtalsmallar som är väl genomarbetade och successivt utvecklade från vunna erfarenheter. Vanligen har inköpsorganisationen ett tiotal sådana standardmallar, en vanlig uppsättning kan exempelvis vara:
| Avtalsområde | Ramavtal Generiskt köp |
Leveransavtal Projektspecifikt köp |
|---|---|---|
| Sekretessavtal | X | X |
| Köp av standardprodukt | X | X |
| Köp av OEM/ODM-produkt | X | |
| Köp av legobearbetning | X | X |
| Köp av entreprenad för kundorder | X | |
| Köp av entreprenad (investering) | X | |
| Köp av konsulttjänst | X | X |
| Köp av underhållstjänst | X | |
| Köp av kundanpassad IT-produkt | X | |
| Köp av maskininvestering | X | |
| Köp av transporttjänst | X | X |
Till dessa mallar brukar sedan finnas en rad standardspecifikationer som kan röra miljökrav, kvalitetskrav, utfallsprover, kontrollplaner, ordningsregler etc. Vidare behövs blanketter för avrop, ändringsmeddelanden, avvikelser etc.
Ofta hamnar inköparen i situationer då befintliga avtalsmallar är otillräckliga och ett nytt dokument måste då utarbetas. Ett sådant arbete bör då inledas med en ordentlig förstudie där inköparen tillsammans med övrig organisation går igenom och dokumenterar alla bakgrundsfakta. En del talar om kravinsamling eller elicitering. Tyvärr nonchaleras många gånger vikten av ett bra förarbete, många tror att det bara är att sätta sig ner och skriva ett avtal. Ett dåligt förarbete brukar generera merarbete i avtalsskrivandet, eftersom felaktigheter då upptäcks i ett sent skede, vilket resulterar i en utdragen framtagningsprocess.
Mer eller mindre alla avtal behöver egentligen ett förarbete, men vissa avtal behöver det mer. Ett viktigt exempel är outsourcinguppdrag. Vid outsourcing är det viktigt att genomlysa alla delar av den befintliga verksamheten och tänka igenom konsekvenserna när dessa kommer att utföras av en extern part. Förarbetet kan tillgå på många olika sätt men de vanligaste formerna är intervjuer med berörda, insamling och studie av dokument etc. Lämpligen visualiserar berörda parter, avtalsförhållanden, informationsflöden, produktflöden etc i diagram och flödesschemor.
Vad gäller själva skrivandet av huvuddokumentet är det vanligt att lägga ut delar av detta på en juristfirma, men lite beroende av komplexiteten skriver en del inköpare själva. Juristfirmornas styrka brukar ligga i att kunna stämma av avtalet mot lagrum samt åstadkomma juridiskt korrekta texter och då i synnerhet vad avser ansvarsbestämmelser. Tyvärr är juristfirmorna ibland alltför skickliga på ansvarsbestämmelser, vilket kan resultera i avtalsförslag som kan bli alltför svåra att få motparten att acceptera, alternativt kan avtalet rendera onödiga höjningar av priser. Genom att förse juristfirman med ett väl genomarbetat underlag och en tydlig avtalsspecifikation blir juristfirmans arbete både snabbare, billigare och mynnar sannolikt ut i en bra produkt. Tyvärr är det vanligt att det överlåts åt juristfirman att göra hela arbetet själv, något som kan bli svårt eftersom juristfirman inte är insatt i verksamheten.
Avtalsförslag kan dels kommenteras internt, genom s.k. remiss och dels av motparten i avtalet. En av de absolut vanligaste metoderna för avtalskommentering är genom s.k. punkt-för-punkt-kommentering (eng. clause-by-clause-commentary). I denna typ av kommentering listas avtalstexten kapitel för kapitel, parterna får i en lista (eller matris) skriva om motpartens förslag accepteras eller om en alternativ avtalstext föreslås. Denna metod ger mycket god överblickbarhet och är därför mycket spridd.
En metod som vinner alltmer terräng är s.k. revisions-markeringar eller ‘mark-up’. Enligt denna metod skriver den kommenterande parten in ny text i den befintliga avtalstexten och markerar tydligt vad som är förändrat. Den som vill ta till sig denna metod bör vara väl införstådd i de säkerhetsbrister som finns i MS Word, vilka bland annat kan innebära att en text kan visas (eller inte visas) i olika versioner av MS Word. Därför väljer idag många juristfirmor att endast skicka texter i PDF eller RTF-format. En trend är också att gå över till det modernare Open Office som inte uppvisat dessa säkerhetsbrister samtidigt som viss funktionalitet är bättre än Microsofts motsvarigheter.
Exempel på en punkt-för-punktkommentering för en del av standardavtalet Montage 85
| Avtalstext | Anbudsgivarens kommentar |
|---|---|
| 22.1 Fel i anläggningen som beror på brisfälligheter i konstruktion, material, tillverkning, av leverantören utförd transport ellermontagearbete eller som består i att Anläggningen inte i övrigt uppfyller avtalade driftsegenskaper och prestanda skall avhjälpas av leverantören på egen bekostnad och med tillämpning av nedan angivna regler. Leverantören har samma ansvar för underleverantörs konstruktion, material, tillverkning, transport och montagearbete som för sitt eget. Leverantörens ansvar omfattar inte fel som beror på Gods som beställaren tillhandahåller eller på konstruktion som denne föreskrivit. | Godkänns |
| 22.2 Leverantörens ansvar avser endast fel som visar sig inom ett år räknat från dagen för övertagandet. Vidare avser Ieverantörens ansvar endast fel som uppstår vid ett riktigt handhavande av Anläggningen för avsett ändamål och under iakttagande av skälig aktsamhet. Ansvaret omfattar således inte fel som orsakas av bristfälligt underhåll, felaktig lagring eller oriktigt montagearbete från beställarens sida, ändringar utan leverantörens skriftliga medgivande, normal förslitning eller försämring eller genom beställarens försorg oriktigt utförda reparationer. | Ny text föreslås: 22.2 Leverantörens ansvar avser endast fel som visar sig inom två år räknat från dagen för övertagandet. Vidare avser Ieverantörens ansvar endast fel som uppstår vid ett riktigt handhavande av Anläggningen för avsett ändamål och under iakttagande av skälig aktsamhet. Ansvaret omfattar således inte fel som orsakas av bristfälligt underhåll, felaktig lagring eller oriktigt montagearbete från beställarens sida, ändringar utan leverantörens skriftliga medgivande, normal förslitning eller försämring eller genom beställarens försorg oriktigt utförda reparationer. |
| 22.3 För delar som bytts ut eller reparerats enligt punkt 22.1 ansvarar leverantören enligt samma regler som gäller för den ursprungliga Anläggningen räknat från tidpunkten för leverans av de utbytta eller reparerade delarna. Detta ansvar omfattar även skador som utbytta eller reparerade delar orsakar på andra delar av Anläggningen. Om Anläggningen till följd av fel som anges i punkt 22.1 är obrukbar mer än en månad, förlängs den i punkt 22.2 angivna garantitiden med den tid Anläggningen varit obrukbar Oavsett vad som ovan angetts gäller inte leverantörens ansvar för någon del av Anläggningen längre tid än två år från den ursprungliga garantitidens början. | Godkänns |
Leverantörsrelationer inleds normalt sett med en förhoppning om ett oproblematiskt samarbete under hela avtalstiden. Ofta tänker man sig en längre relation med avtalsförlängningar och en positiv utveckling. Men så blir det inte alltid. Det finns tillfällen då man till och med behöver avsluta en leverantörsrelation i förtid dvs innan avtalstiden löpt till ända.
Vad är ett ramavtal? Ramavtal är ett samlingsbegrepp för köpeavtal som bildar ramverk för kommande köp av generisk natur. Ramverket i sig liknar vilket annat köpeavtal som helst, med allmänna och särskilda avtalsvillkor. Det som gör avtalet till ramavtal är de särskilda villkor som reglerar avrop av kommande köp. Det är dessa avropsorder som binder…
Den här artikeln syftar till att på ett enkelt sätt beskriva vilka element som bör finnas med i ett avtal som reglerar köp och försäljning av varor eller tjänster.