I förlängningen av en sortimentsstrategi formuleras upphandlingsstrategier för varje upphandling, ibland kallas dessa även anskaffningsstrategier. För att få optimal nytta av strategin förnyas den gärna flera gånger under upphandlingen.
En upphandlingsstrategi bör innehålla följande delar:
Genom förstudier kartläggs behovet som skall försörjas genom ett nytt avtal. Detta kan antingen bestå av behov inom den egna organisationen eller behov från externa kunder som ska köpa de produkter som ska handlas upp. Behovsanalysen är ett förstadium till den anbudsförfrågan som senare skall formuleras.
En analys av hur marknaden ser ut för de produkter och tjänster som ska handlas upp. Ibland skrivs marknadsanalysen in i strategin en bit in i upphandlingsprocessen.
Vilka steg som upphandlingen skall passera. Oftast finns inom en organisation en generisk upphandlingsprocess som sedan anpassas för den enskilda upphandlingen. Mindre omfattningar och enklare produkter genomförs med fördel med en förenklad process. Ett enkelt exempel följer nedan:
I det traditionella inköpet är upphandlingsprocessen ofta av just denna sekventiella karaktär. I det moderna inköpet, som är mer tvärfunktionellt, består processen ofta av parallella aktiviteter. Exempelvis innebär köp av en OEM/ODM-produkt att konstruktionsarbete löper paralllelt med avtalstecknanden i flera steg.
Vid planeringen är det viktigt att ta hänsyn till anbudsgivarnas egen process och tidsbehov. Inköparen bör därför tänka igenom vilka steg som finns på anbudsgivarsidan, exempelvis:
Vanliga misstag är att ge anbudsgivarna för lite tid för affärsanalys, bid/no-bid-beslut och anbudsarbete. Ges anbudsgivarna för lite tid kommer det att resultera i sämre och färre anbud, i värsta fall inga anbud alls.
Organisationen för en viss upphandling brukar växa i storlek beroende av upphandlingens betydelse. För enklare upphandlingar av standardvaror eller produkter med enkla utvärderingskriterier arbetar inköparen helt på egen hand. För viktigare ramavtal kan upphandlingsteamet exempelvis bestå av ett tillsatt sortimentsteam. Vid ett större investeringsköp kan en särskild projektgrupp tillsättas, projektgruppen rapporterar till en styrgrupp som fattar slutligt beslut om kontraktstilldelning. Det är viktigt att avväga upphandlingsorganisationens storlek. En för liten organisation kan innebära att förhastade beslut fattas. En för stor organisation kan lätt leda till överspecificering och utdragen beslutsprocess.
Upphandlingens omfattning beskrivs i generella ordalag samt på vilket sätt omfattningen skall paketeras inom ramen för olika avtal. Paketeringen är mycket beroende på hur leverantörsbilden och marknaden ser ut. Rätt paketering bäddar för en god konkurrensbild. Paketeringen måste också koordineras med befintlig sortimentsstrategi. Antal tilltänkta leverantörer bör också antydas.
De viktigaste milstolparna för utskick av handlingar, ingivande av anbud, möten och beslutstidpunkter.
I generella ordalag vilken form av avtal upphandlingen skall mynna ut i samt vilka delar som skall finnas med. Centrala frågeställningar såsom exempelvis avtalstid eller exklusivitet kan finnas med.
Vid många typer av upphandlingar är det viktigt att definiera ett målpris. Målpriset kan härröra från en investerings- eller projektbudget. I de fall den upphandlade produkten ska säljas vidare bygger målpriset på en analys av vad produkten får kosta i nästa försäljningsled. I vissa upphandlingar kommuniceras målpriset till leverantörerna i andra upphandlingar inte.
Lokalförsörjning är ett komplext pussel för offentlig sektor. Behovet av ändamålsenliga, hållbara och kostnadseffektiva lokaler förändras konstant i takt med att samhället förändras. Dessutom kräver processen ofta en tät samverkan mellan olika delar av offentlig sektor. Att hantera en hyresvärdsupphandling effektivt och optimalt är därför av högsta vikt inom offentlig sektor. För ett par decennier…
Direktupphandling är ett förfarande inom offentlig sektor som är avsett för upphandlingar med ett mindre värde där en omfattande process och dokumentation inte är nödvändig, eller där det är behov av ett snabbare agerande. Många organisationer upplever dock att direktupphandlingar inte riktigt fungerar som det är tänkt men genom att kombinera olika lösningar och insatser med ett helhetsperspektiv för organisationen kan man dock åstadkomma förbättringar.
RAQSCI har många användningsområden, t ex behovsanalys, utvärdering av upphandlingar och prioritering av uppföljningsarbete och är ett sätt att strukturera behov för att underlätta diskussioner och beslut om prioriteringar.