Kvalitetssäkring relaterat till inköp

Centralt i inköpsarbetet är att kvalitetssäkra köpen. Oftast styrs kvalitetssäkringen redan i avtalen mellan parterna. En variant är att styra leverantörerna genom en leverantörshandbok. Vilken typ av kvalitetssäkring som väljs styrs av leveransens natur samt kommersiella ställningstaganden. Ofta kan kvalitetssäkringen ha betydlig påverkan på priset och det är därför av yttersta vikt att välja rätt mängd och nivå av åtgärder. Huvudlinjerna i kvalitetssäkringen brukar delas in i leverantörens egenkontroll samt beställarens kontroll och godkännande. Generellt sett är beställarkontroll mer kostnadsdrivande än egenkontroll, men ger förstås också mer utdelning. Nedan följer beskrivning av några av de vanligaste typerna av kontroll:

Kvalitetsavtal

En av de mest centrala metoderna för inköparens kvalitetssäkring är att binda upp leverantören i olika avtal. Ibland finns det med samma leverantör flera avtal, varav ett brukar syfta till att se till att leverantören underkastar sig olika former av bedömningar, auditeringar mm, tillämpar ett kvalitetsledningssystem samt följer beställarens kvalitetssystem. Kvalitetsavtalet kan också vara integrerat i ett generellt ramavtal som även reglerar köpvillkor, leveransåtagande och priser. Att teckna särskilda kvalitetsavtal är mycket utbrett inom bland annat läkemedelsindustri och medicinteknik. Kvalitetsavtal benämns även kvalitetssäkringsavtal, leverantörskvalificeringsavtal, Q-avtal etc. Engelsk term QAG, ‘Quality Agreement’.

I vissa branscher avser kvalitetsavtalet ett avtal som upprättas efter det att man gjort godkända utfallsprover. I det fallet avtalar man om att man är överens om produktkvaliteten och att den inte får förändras utan särskild överenskommelse.

Typgodkännande

Produkter som utgör färdiga lösningar för en bredare kundgrupp brukar som regel genomgå procedurer för typgodkännande som leverantören bekostar. Vid typgodkännande verifierar leverantören på egen hand eller med hjälp av tredje part att produkten uppfyller lagkrav eller vissa uppställda normer. Vid verifieringen fastställs även produktens prestanda. Produkten kan sedan serietillverkas utan att varje enskild produkt behöver kontrolleras i större utsträckning än ren produktionskontroll.

Konstruktionsgranskning och godkännande

Vid köp av kundanpassade konstruktioner är det vanligt att beställaren ställer olika krav på granskning och godkännande innan tillverkning får påbörjas. Ett grundläggande krav brukar vara att leverantören har egenkontroll i form av granskning och godkännande. Vidare är det vanligt att beställaren avtalar att vissa eller alla konstruktionsdokument ska granskas och vissa fall godkännas av beställaren. I sådana affärer där köpet är ett så kallat funktionsköp, dvs leverantören tar ett stort ansvar för produktens funktion så brukar beställaren nöja sig med att granska och kommentera vissa utpekade konstruktionsdokument, detta eftersom beställaren vill undvika att anvisa en teknisk lösning som kan skapa konflikt med funktionen, som senare resulterar i leverantörens svar ”ni har ju godkänd konstruktionen” då denna inte visar sig fungera. Vid vissa typer av leveranser som står under strikt myndighetskontroll är det också vanligt att en tredjepartsinstans godkänner vissa dokument.

Spårbarhet, dokumenthantering

Vissa branscher lägger stor vikt vid spårbarhet och dokumentation. Spårbarheten brukar innebära att material kan spåras i många produktionsled bakåt, ibland ända tillbaka till gruvan där grundämnet bröts. Spårbarheten kan även innebära att det ska gå att spåra precis vilken maskin eller medarbetare som utförde ett visst arbetsmoment, samt att denna var behörig, kontrollerad eller certifierad. I sådana branscher används ofta så kallade kompetensmatriser.

Dokumenthanteringen innebär att det finns spårbarhet och kopplingar mellan alla dokument som beskriver konstruktion, metod etc. Det brukar också ställas krav på en väl fungerande revisions- och versionshantering. Erfarenheter visar att även i de bästa av världar är denna hantering ett svårt kapitel. Vid serietillverkning är ett vanligt problem att säkerställa att leverantören har senaste utgåva av relevanta specifikationer. Modern metodik bygger ofta på system med prenumerationer eller leverantörsportal.

Avvikelsehantering

Under produktion är det mycket vanligt att olika former av avvikelser uppkommer. Exempelvis kan det visa sig att på grund av någon omständighet det inte går att uppfylla stipulerade krav eller att någon part förändrar kraven. Därför är det viktigt att avtala om hur alla avvikelser skall hanteras. Det vanligaste är att leverantören måste meddela alla avvikelser på ett avtalat sätt, därefter följer en mellan parterna avtalad procedur för hur avvikelsen skall dokumenteras och godkännas. Avvikelser kan även ha en ekonomisk betydelse, detta reglas då i parternas avtal och hanteras via någon form av ändringsorder.

Varuprov, prototyp, utfallsprov, validering

Inför ett generiskt köp där en beställare avser att på sikt köpa en större kvantitet av en vara som skall användas i den egna produktionen är det vanlig att beställaren begär varuprover eller prototyper. Varuprover är oftast standardprodukter medan prototyper är kundanpassade produkter. Innan serieavropen påbörjas genomgår varuproven olika utfallsprov hos beställaren även ibland kallad validering. Vanligen är ramavtalet villkorat så att det inte träder ikraft förrän utfallsproven blivit godkända. Engelsk term inom flyg- och tågindustri för utfallsprov är ‘first article inspection’, men syftar varierande på utfallsprov eller första artikel i en leverans. Inom tillverkande industri används oftast termen ‘initial sample test’. Inom fordonsindustri används ibland termen ‘production part approval process’. Inom byggbranschen används ofta om termer såsom ‘procedure for submittal and verification’. Varuprov benämns ofta ‘reference sample’.

Kontrollplan (eller ITP)

I många avtal sammanfattas den avtalade kontrollomfattningen i en kontrollplan. En sådan kontrollplan kan se ut på många olika sätt. Ett vanligt sätt är en matris som vars ena ledd beskriver objekten, artiklarna eller delarna som ingår i leveransen. Den andra ledden beskriver kontrollmomenten som ska utföras. I matriselementen framgår vem som utför kontrollen och hur den dokumenteras. En vanlig kategorisering av kontrollerna brukar vara: 1. beställarens kontroller, 2. leverantörens egenkontroller, 3. slutanvändarens kontroller, 4. kontroller utförda av underleverantörer, 5. kontroller utförda av tredje part eller kontrollorgan. För kategorierna 2 – 5 brukar inköparen vara noggrann med att markera vid vilka beställaren kommer att närvara. Alternativa benämningar på kontrollplan brukar vara besiktningsplan, testplan, kvalitetsplan eller den vanliga förkortningen ITP (Inspection and Test Plan). Vid en del köp har beställarorganisationen en klar bild av kraven på innehåll i kontrollplanen och de redovisas då redan i förfrågningsunderlaget. I andra sammanhang får leverantör redovisa förslag på kontrollplan i sitt anbud för granskning innan avtalet ingås. Det bör undvikas att upprätta kontrollplan efter kontraktsskrivning, eftersom detta kan medföra krav på ändrings- och tilläggsarbeten. Leverantörer som inte har förmåga att i ett anbud redovisa ett förslag till kontrollplan bör konsekvent undvikas.

Produktionskontroll

Vid de flesta typerna av produktion sker kontroller att viss kvalitets uppnås. Produktionskontrollen kan vara på varje producerat objekt, var 10:e, var 100:e eller annan serie. Den mesta produktionskontrollen sker genom egenkontroll, dvs tillverkaren kontrollerar själv och antecknar i spårbara protokoll, men kontroll kan också ske av beställaren eller tredje part. Det är vanligt att parterna avtalar om en kontrollplan där det framgår exakt vad som skall kontrolleras, när och av vem. I kontrollplanen framgår också om leverantören skall överlämna provprotokoll, produktionsintyg etc.

Fabriksprov, besiktning före skeppning

I en del leveransavtal stipuleras krav om prover eller besiktningar före skeppning. Vanligt är så kallat fabriksprov (eng. Factory Acceptance Test, FAT), ibland benämnt ’Buy Off’, vilket innebär att leverantören måste uppvisa leveransens funktion och prestanda innan leveransen får skeppas. Vanligen är betalningar kopplat till fabriksprovet. I en del enklare leveranser avtalar parterna endast om att beställaren företar en besiktning före skeppning. Syftet med en sådan besiktning är att leverantören skall rätta till mindre brister, eftersom det kan bli tidskrävande och kostsamt om beställaren senare ska reklamera och kanske skicka tillbaka leveransen för åtgärd. Eftersom betalningar ofta är kopplade till skeppning så får fabriksprov och besiktningar betydelse för betalningarna.

Ankomstkontroll, godsmottagning

En viktig del i kvalitetssäkringsarbetet är godsmottagningen. I huvudsak säkrar denna att rätt kvantitet erhållits och att gods inte blivit transportskadat. I viss mån kan denna även säkra att rätt kvalitet erhållits, men detta fordrar att godsmottagaren i stor utsträckning får tillgång till alla avtalsdokument och har kompetens att läsa dessa. Godsmottagning brukar delas in i mottagning av produkter och mottagning av olika former av dokument såsom manualer, kvalitetsintyg etc. Vid en del företag videofilmas all godsmottagning för att insamla bevismaterial kring transportskador, som tyvärr är alltför vanligt. Det är vanligt att knyta företagets leverantörsreskontra till godsmottagningen för att säkerställa att inte olevererat gods betalas. Lika viktigt kan det vara att inte ta emot obeställt gods.

Leveransbesiktning, övertagande

Vid leverans av mer komplex maskinutrustning, installationer eller byggnationer är det vanligt att beställaren eller en av beställaren inhyrd specialist företar en leveransbesiktning. Leveransbesiktningens huvudsakliga syfte är att fastställa huruvida leveransen överensstämmer med kontraktet, därför friskriver den inte leverantören för fel som uppkommer senare. Om beställaren godkänner leveransen utfärdar beställaren ett övertagandecertifikat (ibland benämnt provisoriskt övertagandecertifikat eller övertagandeprotokoll). Dock antecknar beställaren eventuella brister i ett bilagt inspektionsprotokoll med en tidsram för åtgärdande. En del beställare kräver att samtliga brister skall vara åtgärdade innan övertagandecertifikatet utfärdas, men en sådan procedur godkänns av få leverantörer. I parternas avtal regleras övertagandets innebörd. Vanligen finns det en betalning förknippad med övertagandet så även vissa borgensförbindelser. Övertagandet kan i vissa fall befria leverantören från vissa skyldigheter att ha försäkring. Övertagandet brukar också ge beställaren rätt att nyttja leveransen för kommersiella syften och här brukar då också garantiperioden börja löpa.

Övertagandeprov, driftprov, prestandaprov

I vissa leveranser är övertagandet uppdelat i allmän besiktning och särskilda prov. Vissa leveranser kan vara av sådan natur att prover bara låter sig utföra vid viss tidpunkt eller efter en viss tids drift, därför företar beställaren först en vanlig besiktning när kontraktsarbetet är klart, senare görs det så kallade övertagandeprovet eller driftprovet. En betalning kopplas som regel till detta prov, men övrigt såsom garantiperiod, försäkringar etc hålls fortfarande kopplat till leveransbesiktningen.

Garantibesiktning, slutövertagande

I de flesta kontrakt har leverantören någon form av ansvar för fel som uppkommer efter leverans. Normalt sett ger leverantören en reklamationsfrist eller garantitid som kan variera mellan ett och fem år lite beroende på produktens natur. Innan garantitidens utgång brukar därför många beställare göra en garantibesiktning för att identifiera eventuella fel som skall åtgärdas innan leverantörens ansvar avslutas. I en del kontrakt benämns garantibesiktningen istället slutövertagande eller slutacceptans (eng. final taking over, final acceptance). Vid garantibesiktningen utfärdas ofta ett övertagandecertifikat med tillhörande övertagandeprotokoll (eng. final acceptance certificate, final taking over protocol).