Det finns en missuppfattning att kategoristyrning enbart fungerar i större organisationer. Naturligtvis finns det speciella utmaningar, framför allt kopplat till resurser, för mindre organisationer som t ex små kommuner. Men genom att tänka och arbeta klokt kan kategoristyrning i hög grad skapa värde och bidra till även en mindre organisations mål och uppdrag. Vissa element i kategoristyrning är faktiskt lättare att få till i en mindre organisation än i en stor komplex organisation.
Kategoristyrning i offentlig sektor
Kategoristyrning levererar resultat i förhållande till de mål som finns i offentlig sektor och den riktning som pekas ut i NUS. Det handlar inte bara om att uppnå besparingar, kategoristyrning är ett arbetssätt som hjälper till att addera värde och uppnå organisationens mål och uppdrag på kort och lång sikt.
Det handlar om sådant som:
- Funktion och kvalitet – en verksamhet som fungerar smidigt och stabilt
- Kostnadseffektivitet – frigöra ekonomiska resurser till kärnuppdraget
- Resurseffektivitet – frigöra tid genom att arbeta klokt
- Innovation och nya lösningar – ta vara på leverantörsmarknadens möjligheter
- Hållbarhet och sociala aspekter – effekter av strategiskt och långsiktigt arbete
- Styrning och kontroll – transparens och väldefinierade beslutspunkter
Det ökade fokuset på målstyrning och kraven på resultat har gjort att allt fler organisationer har insett att de behöver arbeta på ett nytt sätt. Kategoristyrning är ett arbetssätt som lever upp till de kraven. Det finns många kommuner, regioner, myndigheter och bolag som arbetar kategoristyrt och som skapar resultat som gör verklig skillnad.
Det finns vissa skillnader mellan privat och offentlig sektor men kategoristyrningens grundelement är lika viktiga i såväl offentlig som i privat verksamhet.
Det handlar om:
- Strategiskt perspektiv
- Känna och förstå marknaden
- Driva förändring
- Fokusera på genombrott
- Kund-/medborgarfokus
- Tvärfunktionellt arbete
- Faktabaserat arbete
Många mindre organisationer
När vi pratar om mindre organisationer blir det naturligt att titta på kommuner. Regionerna är stora, och de har utvecklade inköpsenheter. Bland myndigheterna finns det många mindre organisationer, men de har oftast väldigt specialiserade uppdrag vilket gör att det blir svårt att ta med dem i de här resonemangen. Därför kommer vi i fortsättningen att fokusera på kommuner.
Den sista större kommunreformen med sammanslagningar skedde på 1970-talet. Sedan dess har några kommuner delats, men i allt väsentligt är dagens kommunindelning med 290 kommuner oförändrad sedan dess. (De flesta riktigt små kommuner hittar vi i Skåne, Västgötaslätten, Kopparberg och Norrlands inland.)
Knappt två tredjedelar (187 st) av Sveriges totalt 290 kommuner har en verksamhetskostnad under 2 miljarder kronor. De flesta kommunerna i det segmentet har en folkmängd under 25 000. (Av dem är det 106 kommuner som har en verksamhetskostnad under 1 miljard kronor, och en folkmängd typiskt under 13 000.)
Ytterligare en fjärdedel (71 st) har en verksamhetskostnad på mellan 2 och 5 miljarder kronor. De har typiskt en folkmängd mellan 25 000 och 65 000.
Endast 32 av totalt 290 kommuner har en verksamhetskostnad över 5 miljarder, varav 3 kommuner har en verksamhetskostnad på över 25 miljarder.
Många av de mindre kommunerna samverkar med andra kommuner i upphandlingsfrågor. Det sker antingen genom att ett antal mindre kommuner samverkar, eller att en större kommun i närområdet sköter upphandlingarna åt ett antal mindre kommuner.
(Källa: SCB avseende verksamhetskostnader 2022)
Utmaningar i mindre organisationer
Självklart finns det speciella utmaningar kopplat till kategoristyrning för en liten kommun.
De viktigaste orsakerna är:
- Effekter i förhållande till insatsen
- Begränsade personella resurser (inklusive kompetens)
- Bristande kunskap om kategoristyrning
Effekter i förhållande till insatsen
Det är svårt att få ut samma relativa effekt i förhållande till insatsen i en liten kommun som i en stor organisation. Arbetsinsatsen står inte i direkt proportion till spenden. Ett kategoriinitiativ med en spend som är 50 miljoner kronor klarar sig inte med en arbetsinsats som är tio gånger mindre än ett kategoriinitiativ med en spend på 500 miljoner kronor.
Men det är fortfarande så att effekten som uppnås kan bli betydligt större än vad motsvarande insats skulle ge med ett traditionellt arbetssätt. Den effekten kan vara avgörande i en mindre kommun med små marginaler. En effekt som är liten i Stockholm eller Västerås kan vara stor i Mariestad eller Mora.
Begränsade personella resurser
I en mindre kommun kan det vara svårare att avsätta personella resurser som fokuserar på att utveckla och genomföra ett kategoristyrt arbetssätt. Det kan också vara svårt att rekrytera och behålla den strategiska kompetens som behövs.
Dock bidrar en dedikerad kategoristyrningsresurs snabbt till att tjäna in sin kostnad. Rollen kan också få ett brett arbetsområde som skapar värde ur många aspekter. Det bidrar även till att göra rollen attraktiv för personer med inköps- och förändringskompetens som vill vara med och åstadkomma bra saker.
Bristande kunskap om kategoristyrning
Många beslutsfattare vet helt enkelt inte vad kategoristyrning innebär och vad det kan bidra med för deras organisationer. Om de ens har hört talas om det så tror de att det är någon slags arbetsindelning som bara berör upphandlingsenheten, och kanske något behov av ytterligare system.
Det finns ett stort behov av att kommunicera vad kategoristyrning egentligen handlar om till beslutsfattare även utanför upphandlingsenheterna.
Det finns också förutfattade meningar om att ett kategoristyrt arbetssätt är ett konsultpåhitt som inte funkar, speciellt inte i offentlig sektor, och definitivt inte i mindre organisationer.
Verkligheten i form av erfarenheter från många organisationer visar på något annat.
Fördelar i mindre organisationer
Faktum är att en mindre kommun ofta har ett antal fördelar som gör det lättare att implementera kategoristyrning jämfört med t ex en stor region.
Det handlar bland annat om:
- Ledningens involvering
- Intern kommunikation
- Tvärfunktionellt arbete
- Realisering av resultat
Ledningens involvering
I en mindre organisation är avståndet till ledningen oftast mindre, såväl fysiskt som rent kontaktmässigt. Det är större sannolikhet att man möter kommundirektören vid kaffemaskinen i Hjo än i Göteborg. I en mindre organisation är det också mer naturligt att ledningen är löpande involverad i olika projekt och i det konkreta arbetet. Detta skapar en möjlighet till förankring och beslut som ofta kan vara svår att få till i en större organisation.
Intern kommunikation
En annan konsekvens av organisationens storlek och de kortare avstånden fysiskt och kontaktmässigt är att den interna kommunikationen kan ske enklare och tätare. Det är helt enkelt färre personer totalt sett som man behöver involvera. I en mindre organisation är det dessutom vanligare att man känner personer i olika delar av organisationen.
Tvärfunktionellt arbete
Av rent praktiska skäl kan man i en mindre organisation inte vara lika specialiserad som i en större. Det innebär att man är van att arbeta ”över gränserna” och att man har större insikt i varandras arbetsområden. Man är van vid att samverka vilket underlättar ett tvärfunktionellt arbete.
Realisering av resultat
En konsekvens av närhet till ledningsbeslut, begränsat antal involverade och gemensam förståelse är att det ofta är enklare att realisera effekterna av kategoristyrning. Det är lättare att hålla ihop det hela, t ex för uppföljning eller när man behöver justera något i implementeringen av en kategoristrategi.
Lösningar för mindre organisationer
Det finns ett antal saker som kännetecknar framgångsrik implementering av kategoristyrning i mindre organisationer. Egentligen är det saker som gäller för alla organisationer, men de blir extra tydliga just i mindre organisationer.
Framgångsfaktorerna är:
- Prioritera rätt kategorier
- En sak i taget
- Enkla processer
- Full tvärfunktionalitet
- Använd befintliga forum
- Ta hjälp
Prioritera rätt kategorier
Börja inte med den mest omfattande eller komplexa kategorin. Börja i stället med ett område som går att avgränsa, där det finns resurser och kunskap, där möjligheterna att lyckas är stora och där det finns en tydlig vilja. Detta är extra viktigt i mindre organisationer på grund av att resurser ofta är en utmaning.
Satsa därför på att skapa resultat som är synliga tidigt – det skapar förtroende och bidrar till att finansiera det fortsatta arbetet.
En sak i taget
Ha inte ambitionen att driva ett antal parallella kategoriinitiativ från början. I en mindre organisation finns det sällan vare sig resurser eller ork att driva flera parallella initiativ. Det är bättre att ta ett kategoriinitiativ i taget, även om det kan vara lockande att ge efter för egna ambitioner och andras krav.
Enkla processer
I en mindre organisation med färre involverade personer behöver man vanligtvis inte lika detaljerade och utmejslade processer som i större organisationer. Ta fram processer som är tillräckliga för att ge stöd utifrån kategoristyrningens grundelement. Betrakta processerna som ledstänger. Krångla inte till det.
Full tvärfunktionalitet
I en mindre organisation har normalt sett upphandlingsenheten inte resurser för att driva kategoriinitiativ på heltid. Därför blir det viktigt att i ännu högre grad än i större organisationer arbeta tvärfunktionellt. Det innebär att personer från verksamheten får en viktigare roll, och kategoriteamet behöver arbeta tätt tillsammans. Alla arbetsuppgifter behöver (och ska) inte ligga på upphandlingsenheten.
Använd befintliga forum
Undvik att skapa en massa nya arbets- och styrningsstrukturer. Allra bäst är om man kan använda befintliga forum. Detta blir extra viktigt i en mindre organisation. Det beror på att det sällan finns tidsmässigt utrymme för ytterligare möten, men också att arbetsformerna är mer flexibla.
Ta hjälp
Det är inte rimligt att en mindre organisation från början har all kompetens och erfarenhet inom kategoristyrning. Därför är det klokt att ta hjälp – speciellt i början. Det kan handla om att använda processer som tagits fram i andra kommuner, eller att lyssna på andra kommuners erfarenhet av hur de har prioriterat mellan olika kategoriinitiativ. Det kan också vara nödvändigt att ta konsulthjälp, t ex med en inledande spendanalys eller som resurs för att driva de första kategoriinitiativen och överföra kompetens till den egna personalen.
Ofta kan det även på längre vara klokt att ha ett löpande externt stöd för att coacha den egna personalen. Risken är annars att man tappar fart och fokus.
Genom att arbeta klokt och dra nytta av den mindre organisationens fördelar är det möjligt att skapa genomgripande värde i linje med mål och uppdrag. Kategoristyrning i sig behöver inte ”förenklas” för att passa en mindre organisation. Däremot är det viktigt att ta saker i hanterbart stora steg, och att inte vara främmande för att ta hjälp i början.
Skriven av:
Per-Arne Jonsson, seniorkonsult på EFFSO
