Kategoristyrningens effekter – mer än besparingar

”Ibland får jag höra att kategoristyrt inköp enbart handlar om att ’spara pengar’. Det är ett mycket begränsat perspektiv som inte fångar upp den större roll som kategoristyrning kan, och bör, spela i och för en organisation”.

Det menar vår kollega Per-Arne Jonsson. I följande artikel väljer han därför att resonera lite bredare kring vilka typer av effekter vi kan uppnå med kategoristyrning.

Men först, vad är kategoristyrning?

Kategoristyrning är…

  • …en strukturerad och metodisk tvärfunktionell förändringsprocess med ett strategiskt perspektiv… (ARBETSSÄTT)
  • …som utifrån en funktionsbaserad segmentering av verksamhetens externa kostnader med ett leverantörsmarknadsperspektiv… (GRUND)
  • …adderar värde i linje med verksamhetens överordnade mål och strategi på kort och lång sikt (MÅL)

Jag ska fokusera på den sista av de tre delarna i mitt fortsatta resonemang – att addera värde i enlighet med mål och strategi på kort och lång sikt.

Det handlar alltså om att skapa resultat i enlighet med organisationens uppdrag och övergripande målsättningar i förhållande till medborgare, användare och kunder. Exakt vilka de målen är kan variera mellan olika organisationer. T ex kan det skilja mellan privat och offentlig sektor beroende på organisationens uppdrag. Det kan också skilja beroende på situation och typ av verksamhet. Men ofta är typerna av mål överlappande. Det gäller t ex sådana områden som effektivitet och hållbarhet där det finns målsättningar i någon form hos de flesta organisationer oavsett verksamhet.

Kategoristyrning levererar resultat inom fem områden

De fem områdena är:

1. Funktion och kvalitet

För att verksamheten ska fungera smidigt är det viktigt att det som köps in fungerar bra och underlättar i vardagen – oavsett om det är varor eller tjänster. Risken är annars att vi inte lyckas fullgöra organisationens uppdrag – oavsett om det är att skapa vinst för ett företag eller ge god service till medborgare i en kommun.
För att uppnå god funktion och kvalitet behövs faktabaserad kartläggning och analyser av de egna behoven och vad leverantörsmarknaden kan erbjuda.

2. Kostnadseffektivitet

Det är här som man brukar prata om att ”spara pengar”. Det är ett viktigt mål för alla organisationer, men inte i termer av att spara pengar för sparandets skull, utan för att frigöra ekonomiska resurser till kärnverksamheten eller andra prioriterade saker. Det handlar om att inte betala mer än man behöver för något.
Vägen dit går via relevanta analyser, kloka lösningar och väl fungerande konkurrens.

3. Resurseffektivitet

Ingen organisation har obegränsat med personella resurser. Därför behöver vi arbeta smart. Det finns två aspekter av begreppet resurseffektivitet – fokus och effektivt arbete.
Fokus handlar om att lägga mest tid på de saker som ger mest effekt, t ex genom att kraftsamla kring kategoriinitiativ där de största och mest relevanta resultaten kan uppnås på kortast tid.
Det effektiva arbetet handlar om att ha processer och verktyg som underlättar kategoristyrningsarbetet, men också att alla jobbar efter samma process så att man ökar färdigheterna och även kan dra nytta av varandras kompetens.

4. Innovation och nya lösningar

I en föränderlig värld räcker inte alltid gårdagens lösningar för de nya situationer som uppstår. Nya krav innebär också att vi behöver söka nya lösningar. Dessa finns ofta hos olika aktörer på leverantörsmarknaden, de har en expertkunskap och erfarenhet som vi själva inte har.
Därför måste vi ha god kunskap om leverantörsmarknaden och vi behöver ha en aktiv samverkan med olika aktörer.

5. Hållbarhet och sociala aspekter

Kraven och ambitionerna på de här områdena har ökat kraftigt under senare år. Om vi vill göra skillnad behöver vi ha ett strategiskt och långsiktigt perspektiv där vi tidigt inkluderar hållbarhet och sociala aspekter i vårt inköpsarbete.
Det handlar om att göra medvetna och väl faktaunderbyggda kartläggningar, analyser och strategival.

Andra positiva effekter

Kategoristyrning bygger på en faktabaserad metodik, tydlig dokumentation av arbete och resultat samt väldefinierade beslutspunkter vilket skapar förutsägbarhet och transparens. Kategoristyrning ger bättre möjligheter till god styrning och kontroll.

En bieffekt som ofta glöms bort är hur det faktabaserade tvärfunktionella arbetssättet påverkar människors beteenden och intern samverkan.
När man arbetar tillsammans över funktionsgränser på ett metodiskt och involverande sätt skapas delaktighet och engagemang. Människor blir lyssnade till och får en chans att påverka. Dessutom skapas en kompetensutveckling kring så viktiga saker som kartläggning, idégenerering, analys och förändringsarbete.
Det är också vanligt att det tvärfunktionella arbetssättet skapar nya kontakter, bättre förståelse och ökad samverkan mellan olika enheter i organisationen. Det leder i sig ofta till ökad effektivitet och kvalitet i det dagliga arbetet på flera plan.

Det grundläggande förhållningssättet

Men vad är det som gör att kategoristyrning kan uppnå de här effekterna? Det är inte enbart en kategorisering, en process, en styrmodell eller något annat som i sig skapar resultat. Det handlar om flera saker som måste samverka utifrån ett grundläggande förhållningssätt.

Kategoristyrning bygger på ett antal grundelement (enligt Jonathan O’Brien) som behöver genomsyra arbetet:

  • Strategiskt perspektiv
  • Känna och förstå marknaden
  • Driva förändring
  • Fokusera på genombrott
  • Kund-/medborgarfokus
  • Tvärfunktionellt arbete
  • Faktabaserat arbete

Det är dessa element som, omsatta i praktiskt arbete, hjälper oss att uppnå resultat i enlighet med organisationens mål.

Och kom ihåg – vill vi ha nya resultat behöver vi arbeta på nya sätt.

/Per-Arne Jonsson, seniorkonsult på EFFSO

Skapa kategorispecifika strategier

Bra kategoristrategier är A och O Värdet av att arbeta strukturerat med inköpsorienterade kategoristrategier har dokumenterats av många författare och med dessa som ledljus har de flesta inköpsfunktioner ambitionerna att arbeta strategiskt. Trots det saknar många inköpsfunktioner genomtänkta och förankrade strategier för sina kategorier. Vi på EFFSO har identifierat tre nyckelområden som gör det lättare…

Klassificering av kategorier och leverantörer

Inköparens arbete med sourcing, marknadsanalyser, leverantörs- och sortimentstrategier utgår många gånger från en klassificering av inköpskategorier och leverantörer. Själva klassificeringssystemet som man använder beror till största del på vilken bransch inköparen befinner sig i men även vilken del av organisationen man tillhör. Exempelvis fungerar ett system för produktionsmaterial inte så bra för klassificering av reservdelar…