Inköpspolicy, code of conduct

Inköpspolicyn är ledningens viktigaste verktyg för styrning av inköpsverksamheten. Inköpspolicyn formar inköpspolitiken och den övergripande inköpsstrategin. I en decentraliserad inköpsorganisation får denna policy stor betydelse, eftersom det handlar om att få en mängd olika enheter att gå i samma riktning. Inköpspolicyn kan dels kommunicera interna mål och regler, dels vilka krav som ställs på leverantörer. En inköpspolicy brukar innehålla några av följande element:

  • Leveranspolicy (beställningsprocess, leveransplanering)
  • Kvalitetspolicy (kvalitetsförbättringar)
  • Materialkostnadspolicy (styrning av materialkostnader och priser, kostnadsreduktioner)
  • Leverantörspolicy (sourcingaktiviteter, leverantörsförbättringar)
  • Kommunikationspolicy (interna och externa kontakter)
  • Uppförandekod, s.k. social policy (sociala och etiska krav)

En inköpspolicy delas upp i intern och extern del. I en del fall finns det kopplingar till av organisationen tillämpade nyckeltal. Den interna delen brukar innehålla målsättningar för organisationen, exempelvis:

  • Affärsmässighet
  • Kostnadsreduktion
  • Ledtidsförbättringar, rättidighet
  • Konkurrensutsättning
  • Etiska förhållningsregler

Den externa delen av en inköpspolicy innehåller främst leverantörspolicy samt uppförandekod (s.k. ‘code of conduct’). Det kan också finnas inslag av kvalitetspolicy. Den externa delen av en inköpspolicy beskrivs på en del företag i en leverantörshandbok eller leverantörsportal. Vanligen beskrivs mål och medel för förbättringsprogram avseende produkter, kvalitet och kostnader. Det är dock viktigt att understryka att inköpspolicyn endast skall vara ett övergripande dokument. Processer, detaljregler mm arbetas hellre in i en handbok, kvalitetsavtal eller motsvarande.

Uppförandekoden används gentemot leverantörerna för att styra dessa mot sociala och etiska regler som anses särskilt viktiga. Ofta skrivs också in i avtal att de ska följa uppförandekoden, exempelvis genom ett så kallat leverantörskvalificeringsavtal.

De vanligaste kraven i en uppförandekod, ‘code of conduct’ för leverantörer brukar vara:

  • All anställning hos leverantören skall vara frivillig
  • Alla anställda hos leverantören skall ha en angiven minimiålder
  • Alla anställda hos leverantören skall arbeta mindre än ett visst antal timmar per vecka.
  • Leverantören måste följa arbets- och anställningslagar
  • Leverantören måste följa lagar för ersättning och kollektivavtal
  • Alla anställda måste behandlas humant
  • Leverantören får inte diskriminera vid anställningsbeslut
  • Leverantörens anläggningar måste uppfylla lagstadgade och avtalade säkerhetsregler
  • Leverantören måste ha en beredskapsplan
  • Leverantören måste informera de anställda om dessa förhållningsregler
  • Efterlevnaden av dessa förhållningsregler är föremål för auditering.

En uppförandekod kompletteras ibland i förfrågningsunderlag med en sanningsförsäkran där ansvarig person får intyga att anbudsgivaren lever upp till kraven.

Många inköpsorganisationer publicerar på sin hemsida olika dokument varav inköpspolicyn och uppförandekoden (‘code of conduct’) är de vanligaste. Andra dokument som också brukar publiceras är organisationens egna ensidiga inköpsvillkor (standardavtal) samt formulär för egenbedömning.

Julpyssel för inköpare

”Om du arbetar i en organisation som utför social, kommersiell eller ekonomisk planering då har du att göra med ogudaktiga problem. Du kanske inte kallar dem så, men du vet nog vilka de är. De är de där komplexa och ständigt föränderliga problemen, relaterade till organisation och omvärld som du inte lyckats hantera med framgång. Detta beror…

Varje sparad inköpskrona är en vinstkrona

Sedan första dagen på jobbet har man fått höra detta inköparnas mantra. På varenda kurs och seminarium upprepas det till en religiös sanning. Det är en sanning som lätt kan bevisas för lekmannaekonomer m.fl. Flera författare har underbyggt denna sanning i sina böcker. Det är denna sanning som driver inköparna till att jaga besparingar. Mantrat…

Uppförandekoder hos svenska börsbolag

Vid ett frukostseminarium idag så presenterade KPMG och Delphi en ny och gedigen rapport om uppförandekoder hos svenska börsbolag. Rapporten innehåller intressant statistik om vad uppförandekoder innehåller, hur de fungerar och hur de följs upp. Vid seminariet tog KPMG särskilt upp vikten av att ha en arbetsprocess för uppförandekoder. Man ser processen i tre steg: införandet,…