Ändringar i omfattning, pris och leveranstid

För komplexa avtal finns stort behov för beställaren att begära ändringar under avtalstiden. Detta är exempelvis vanligt i avtal som löper under lång tid eller entreprenadavtal, men principerna kan införlivas i vilket avtal som helst. Om inget avtalats ur detta hänseende så finns heller ingen naturlig skyldighet för leverantören att utföra ändringar.

Rätten till ändringar brukar aldrig avse ändringar i avtalets allmänna kommersiella villkor utan begränsar sig till de tre parametrarna leveransomfattning, pris och leveranstid. Avtalets kommersiella villkor byggs så att de fungerar även då ändringar begärs.

Ändringar brukar indela sig i två huvudgrupper; ändringar före produktion samt ändringar under produktion. En ändringsbegäran som uppkommer före produktion är ofta av mer övergripande slag exempelvis konstruktionsändringar. I tillverkande industri benämns de ofta ändringsbegäran eller ändringsorder.

Engelska termer brukar vara ‘(engineering) change request’, ‘(engineering) change order’ eller ‘(engineering) change notice’ (CR, CO, CN eller ECR, ECO, ECN) vilka oftast begärs före produktion. Inom entreprenad kan förekomma både typen ändringsorder samt en annan typ benämnd ändrings- och tilläggsarbete (ÄTA eller Ä/T) som ofta avser ändringar då produktion påbörjats. På engelska förekommer termen ‘Correctional and Additional Work’ (CAW) men vanligast är ’Alterations and Additional Work”.

Vid serieproduktion görs ibland små justeringar av mängd eller leveranstid inom de ramar som satts upp i ramavtalet. Dessa enklare ändringar hanteras oftast med någon form av ändringsblankett.

Initiering av ändring brukar tillåtas på någon av följande grunder:

• Ändringar som kommer ur nya behov hos beställaren.
• Ändringar på grund av förändringar i lagstiftning, standarder eller normer.
• Mängdjustering i mängdkontrakt.
• Förbättrings- och effektiviseringsförslag från leverantören.
• Ändringar krävda av leverantören (denna typ medges sällan).

Avtalet brukar dels reglera på vilken grund en ändring kan initieras, dels hur den ska regleras. Någon eller några av följande grundprinciper brukar tillämpas:

• Inga ändringar tillåts (denna regel gäller om inget annat avtalats).
• Leverantören är skyldig att utföra begärda ändringar, konsekvenser regleras enligt uppställda principer.
• Leverantören kan utföra begärda ändringar, men om parterna inte kan enas om villkoren har beställaren själv rätt att utföra ändringen.
• Beställaren kan själv utföra ändringar efter eget tycke.

Den i särklass vanligaste principen bygger på att leverantören är skyldig att utföra ändringar inom en skälig eller reglerad omfattning. Denna princip kombineras sedan med regler för hur pris och leveranstid ska justeras. I enklare avtal kan prisjusterings-principen vara av enkel karaktär, exempelvis

“Priset skall justeras med vad som är skäligt med hänsyn till arbetets art och beskaffenhet, gängse pris vid tiden för ändringsbegäran samt omständigheterna i övrigt*”.

I större avtal blir principerna mer detaljerade. En del inköpare prioriterar i avtalet principerna efter graden av incitament för leverantören att hålla kostnaderna nere, exempelvis:

1. Enligt avtalad prislista, mängdförteckning eller motsvarande.
2. Enligt offererad och av parterna överenskommen klumpsumma.
3. Enligt offererad och av parterna överenskommen prislista eller mängdförteckning.
4. Enligt självkostnadsprincip eller öppna böckernas princip.
5. Enligt löpande räkning, tidsedlar och avtalade timpriser.
6. Skälighetsprincip (se * ovan).

Reglering av leveranstiden kan vara svårare att reglera i detalj utan den regleras oftast med mer allmänna formuleringar om skälig tidsförlängning etc. I vissa avtal kan vissa allmänna nivåbegränsningar stipuleras, exempelvis

“10 % ökning av kontraktspriset skall inte tillåta en förändring av leveranstiden med mer än X dagar”

men en sådan formulering fungerar bara i vissa avtal.

Notera att en ändring i omfattning inte brukar betraktas som ett tilläggsavtal, såvida den inte är genomgripande. Ett tilläggsavtal avser oftast ändringar i avtalets allmänna kommersiella villkor. Därför skiljs ofta behörigheten att utfärda ändringsorder från behörigheten att teckna tilläggsavtal. Behörigheten att teckna tilläggsavtal brukar oftast tillägnas personer högre upp i beslutshierarkin, medan ändringsorder utfärdas av projektledare, avtalshandläggare eller dito.