Analytisk kompetens – mer än att hantera siffror

Analytisk kompetens har blivit allt viktigare inom inköpsområdet. Den lyfts ofta fram i kravprofiler för inköpare på framför allt taktiskt och strategisk nivå. Inom många organisationer finns inköpsanalytiker som en separat roll. De flesta beskrivningar av inköpsmetoder innehåller flera tunga analytiska avsnitt.

Men det finns en otydlighet i vad som egentligen menas med ”analytisk kompetens”. Ofta beskrivs det som förmågan att hantera och bearbeta stora mängder av information i system, t.ex. i Excel, men begreppet ”analytisk kompetens” är större och bredare än så.

Analys (av det grekiska ordet analysis = upplösning) är att dela upp något, till exempel ett problem, i mindre delar och undersöka varje del för sig. (Motsatsen till analys är syntes.)

För att bättre förstå vilken kompetens som är nödvändig i det analytiska arbetet beskrivs här en typisk analysprocess i tio steg utifrån analytikerns perspektiv:

1.      Definiera problemet

Initialt är det viktigt att tydligt beskriva den situation eller det problem som ska analyseras, inklusive syfte och avgränsningar. I detta ligger också att förstå hur och till vad analysen ska användas och vilken inblick i området som beslutsfattaren har.

2.      Planera analysen

Vi måste skapa en plan med tidsåtgång och resursbehov för de olika stegen i arbetet. Om vi i det föregående steget har fått klart för oss vad analysen ska användas till kan vi avgöra hur djupt eller hur brett vi ska gå. Det är inte ovanligt att begränsningar i tid och resurser i stället får styra djupet eller bredden i analysen.

3.      Skapa hypotes

Ibland kan det vara nödvändigt att tidigt skapa en arbetshypotes som vi sedan ställer analysens resultat emot för att kunna antingen bekräfta eller förkasta hypotesen.

4.      Strukturera problemet

Ett av de viktigaste stegen är att bryta upp problemet eller området i beståndsdelar som tillsammans utgör helheten, och som också kan studeras var för sig och kopplas ihop.

5.      Identifiera informationsbehov

Vi måste, baserat på vår definierade struktur och våra mål, identifiera vilken information som vi behöver för att studera de olika delarna. Här finns en risk att vi enbart tar in den information som är lättillgänglig eller att vi tar in all tillgänglig information oavsett om den behövs eller inte.

6.      Samla in och bearbeta information

Vi måste ta reda på var vi kan hämta den information som vi behöver – från befintliga informationsbanker eller om vi själva aktivt måste hämta in information från källorna. Dessutom behöver informationen i de allra flesta fall bearbetas, t.ex. genom olika former av rensning, filtrering och kalibrering.

Det är detta steg som många kallar för ”analys”, dvs att ta ut data ur ett eller flera system och sortera och gruppera dem i Excel.

7.      Värdera information

Den insamlade informationen måste värderas. Vi behöver ställa frågor som: vilken kvalitet håller den, finns det systematiska fel, bygger den på partiska källor, osv? Den värderingen måste sedan tydligt redovisas och förmedlas till beslutsfattaren.

8.      Bygga modell – orsak och verkan

Ofta behöver vi som analytiker bygga modeller som identifierar och beskriver olika samband inom den insamlade informationen. Det här är ett arbetssteg som ställer stora krav på analytikerns förmåga att tänka utanför de givna banorna.

9.      Dra slutsatser och göra rekommendationer

Baserat på den insamlade och strukturerade informationen, där vi visar på samband mellan orsak och verkan, drar vi sedan olika slutsatser. Men det är sällan en analys i sig leder fram till ett entydigt resultat. Det normala är att den genererar ett antal scenarion för beslutsfattaren att ta ställning till.

10. Presentera analysen

Som analytiker är det avgörande att vi kan presentera arbetet på ett så tydligt och enkelt sätt att beslutsfattaren kan lägga sin tid på att fatta beslut i stället för att behöva gå in i alla underliggande detaljer. Här är prioritering, transparens och visualisering viktigt. Dessutom är det viktigt att förstå beslutsfattarens situation.

Med utgångspunkt i de här tio arbetsstegen finns det ett antal viktiga egenskaper hos en analytiker som kan lyftas fram:

• Kunna definiera ett problem utifrån en generell beskrivning
• Kunna bryta isär en oklar frågeställning
• Kunna hantera information i stora mängder
• Kunna bedöma information
• Kunna generera olika scenarion
• Kunna använda olika analytiska metoder och verktyg
• Kunna dra slutsatser från ett material (dvs. logisk förmåga)
• Kunna tillämpa noggrannhet i alla avseenden
• Kunna se kritiskt på sitt eget och andras arbete
• Kunna kommunicera tydligt och effektivt

Analys och analytisk kompetens behöver få en större betydelse inom inköpsområdet. Det räcker inte att göra det som beskrivs under steg 6 i ovan.

• Efter hand som inköp blir ett allt mer moget område ökar kraven på analys. Det blir svårare att uppnå resultat enbart med intuition och enkla lösningar. Inte minst ökar kraven på faktaunderbyggnad.
• Beslutsfattare har allt mindre tid att sätta sig in i detaljer, och därför ökar kraven på välunderbyggda och transparenta beslutsunderlag.
• I det moderna informationssamhället med nya tekniska lösningar för insamling och lagring av information krävs det paradoxalt nog att man lägger mer tid på att välja och värdera information för att ”skilja agnarna från vetet”.
• I en mer komplex värld blir det också viktigare med mer och bättre analys, eftersom både möjligheter och hot är större och beslut får betydligt större konsekvenser.

Det behövs en förändrad syn på analys inom inköpsområdet. Ett systematiskt och gediget analysarbete är avgörande för att hantera dagens och morgondagens utmaningar. Detta bör få konsekvenser för planering och resurssättning, och även rekrytering och kompetensutveckling. Allt börjar med insikten att analys är betydligt mer än att hantera siffror i Excel.