Då parterna väljer att ingå avtal genom korrespondens utgörs avtalet av ett anbud och en accept, vilken kallas beställning. I realiteten innebär detta som regel en mängd korrespondens; offertförfrågan, offert, beställning och beställningserkännande, men i många fall ännu mycket mer. I en del avrops- och ramavtal benämns avropet istället beställning.
I grossistledet och även många andra branscher är det vanligt att det finns en så kallad bruttoprislista. Utifrån denna får sedan olika kunder olika rabattbrev, rabatt-brevens procentsats kan variera från allt mellan 0 och 99% och beror på var i förbrukarledet kunden befinner sig och hur stora volymer som kunden köper totalt eller i en specifik varugrupp. En slutanvändare får som regel en mycket liten rabatt om ens någon, detta är ofta ett sätt för grossister att hålla konsumenter utanför. Rabattsatsen regleras vanligen genom ett s.k. rabattbrev.
Vid serietillverkning är det vanligt att fel uppträder repetitivt på grund av fel i konstruktion eller tillverkningsmetodik. I vissa avtal utsträcks underleverantörers skadeståndsansvar vid epidemiska fel, eftersom konsekvenserna blir så stora för beställaren.
Ett avtal som bygger på att en leverantör övervakar sin kunds lager och fyller på detta vid behov. Ett försörjningsavtal kan förenas med konsignation om varorna har stort värde. Enklare försörjningsavtal kan vara kontorsmateriel etc, i mer avancerade system följer leverantören elektroniskt hur stora lageruttag som kunden gör. Parterna brukar avtala om minsta lagernivå samt högsta, i en del avtal förbinder sig köparen att köpa en viss årsvolym, s.k. blockorderavtal.
Köp som sker genom så kallat ramavtal, där inget exakt objekt angivits. Se även halvgeneriskt köp. Exempelvis köp av 100 liter vin av ett visst märke.
Genom att samordna beställningar av olika artiklar från samma leverantör kan ordersärkostnader och lagerpåfyllnadskostnader minskas avsevärt, detta kallas gruppbeställning.
Köp av viss mängd via ett leveransavtal ur ett specifikt parti, men inte angivande vilken del av partiet. Exempelvis 100 liter vin av visst märke och en viss årgång.
I leveransavtal som löper under långtid finns olika sätt att reglera pris: i-ndexering mot valuta eller råvaror är exempel på sådana. Beställaren kan säkra prisnivån genom att teckna ett hedgingavtal på en viss råvara och kvantitet, därefter kan utsedd underleverantör avropa råvaror under beställarens hedgingavtal. Beställaren kan också uppdraga åt leverantören att teckna hedgingavtal. Det är vanligt att teckna hedgingavtal på exempelvis koppar och nickel. Hedging förutsätter dock att kvantiteter kan förutsägas med viss noggrannhet för att avtalet ska få avsedd nytta. Hedging är exempelvis vanligt hos vitvarutillverkare såsom Electrolux.
De engelska förkortningarna OTS och COTS är, bland inköpare, populära benämningar på hyllvaror. Inköparen använder dessa begrepp för att motivera köp av standardiserade produkter istället för dyra och dåligt testade produkter av kundanpassad karaktär. Det är vanligt att många produkter är överspecificerade av anskaffningsorganisationen, hyllvarorna kan då visa upp alternativ med lika bra funktionalitet till ett mycket lägre pris. Inköparen talar också gärna om att köpa leverantörsstandard istället för speciallösningar.
Se proformafaktura.
Ett lager som upprättas hos köparen med varor som fortfarande tillhör leverantören. Ett förfarande som används när köparen inte ’kan’ eller ’vill’ betala för varorna, exempelvis kan det vara så att köparen vill korta ned leveranstiderna eller använda varorna som utställningsobjekt. Ett så kallat konsignationsavtal måste upprättas som noggrant reglerar äganderätten. Kort och gott innebär det att ’konsignatarien’ översänder men överlåter inte varorna till ’konsignaten’.
Konsignationslager kan också innebära att lager upprättas hos leverantören, men ägs av kunden. Detta benämns ibland omvänd konsignation.
Ett avtal med fastlagd köpvolym som anger allmänna villkor, särskilda villkor, priser mm.
Ett förstadium till ett avtal, lite att likna med en avsiktsförklaring, där köparen uttrycker avsikter att köpa längre fram, och att nu leverantören har rätt att införskaffa material på köparens risk och bekostnad. Avsikten med ett materialbemyndigande är att minska ledtider eller skaffa sig större buffertlager för produktionsökningar. Det är en fördel om det finns en fastlagd prismodell i ramavtalet, eftersom materialbemyndigande i viss mån begränsar köparens handlingsfrihet och därmed möjligheter att förhandla ett pris då den slutliga beställningen läggs. Viktigt är att avtala att materialet blir köparens om inget avtal om köp senare ingås.
En typ av leveransavtal där leverantören åtager sig att exklusivt leverera en för kunden specialutvecklad produkt. Ibland kan OEM-avtalet vara förenat med ett utvecklingsavtal där leverantören först tar fram prototyper, verktyg, tester mm, men ibland innebär OEM endast att leverantören tar sin standardprodukt och ger den en extra beteckning eller kanske en etikett med kundens namn, för att kunden ska kunna ta mer betalt för att egentligen sälja en billig standardprodukt. Kärnan i ett OEM-avtal brukar utgöras av en paragraf där leverantören ensidigt förpliktigar sig att exklusivt leverera produkten eller det speciella utförandet till köparen. Dessutom är det vanligt att avtala att säljaren tar ett fullständigt produktansvar, till skillnad från vanliga standardavtal såsom NL, Orgalime eller UNECE. OEM står för Original Equipment Manufactured.
Den kvantitet i en order med vilken totalkvantiteten måste vara delbar med. Oftast är det förpackningsstorleken som ger ordermultipeln.
En faktura som följer med varor som sålts på en mellanhands uppdrag, exempelvis av en agent. Proformafakturan följer med varorna för att förtullning skall fungera på ett smidigt sätt, eftersom data från en faktura ofta krävs vid tullstationen. Däremot är inte avsikten att betalning skall ske mot proformafakturan. En leverantörsreskontra brukar i princip aldrig acceptera att betala mot en proformafaktura.
Vid serieleverans av en produkt är det vanligt att parterna avtalar att leverantören först ska leverera en prototyp som används för att validera och verifiera dess funktion innan serieproduktionen startar. Syftet med detta är att dels säkerställa att funktionen verkligen kan uppnås dels att justera till mindre felaktigheter. Det vanligaste upplägget är att köparen tecknar avtal för leverans av såväl prototyp som serieleverans med någon form av hävningsrätt i det fall prototypen inte uppfyller kraven. En variant av prototypbygge är så kallad ‘mock-up’ vilket är ett slags fuskbygge som inte kan uppfylla samtliga funktioner utan endast syftar till att testa vissa funktioner. Mock-ups byggs ofta av buss-, tåg- och flyginredningar för att testa komfort och rörelsefunktionalitet.
Rabatter kan ta sig många former, de vanligaste är:
Avtal utan bestämd volym..
I vissa sammanhang är en rekvisition endast ett företagsinternt dokument, men i vissa ramavtal kan rekvisition utgöra avrop.
I en del avtal där parterna avtalat om att leverantören skall hålla ett buffertlager på en viss volym kan parterna lägga till en paragraf, så kallad ‘Slow moving stock’. Denna innebär att säljaren får betala för sådan del av buffertlagret som inte använts under en viss tidsperiod. Exempelvis kan en sådan skrivning innebära att köparen får betala för sådana varor som legat i buffertlagret mer än ett år plus exempelvis 15% i lagerränta, dvs är exempelvis buffertlagret 1000, det årliga uttaget 500 så kommer vi årets slut en extra faktura på 500 plus 15%.
Vid leverans av petroleumprodukter finns ett behov av att indexera priset, eftersom det är så stora variationer i världsmarknadspriset. Indexeringen kan vara baserad på olika tidpunkter. I ett så kallat ”Släpande Rotterdamavtal” baseras priset på ett indexmedelvärde under veckan före avrop av en viss kvantitet.
En order som omfattar flera olika artiklar från samma leverantör. Samlingsordrar håller nere beställarens anskaffningskostnader och leverantörskostnaderna.
Vid köp av maskinutrustning och liknande som med tiden kommer att behöva reservdelar är det vanligt att köpa till reservdelar redan vid själva grundbeställningen, ofta blir då priset lägre än vid senare köp, ett sådant pris betecknas ofta samproduktionspris.
I långtidsavtal är det vanligt att parterna avtalar om ett förfarande för hur det ska gå till när en tillverkare vill sluta med en produktion. Det kan finnas flera lösningar såsom ersättningsprodukter, köparens möjlighet att ta över produktionen eller att köparen får lägga en sista jättebeställning, kanske till ett rabatterat pris.
Se sistagångsköp.
Synonym för ramavtal.
Köp av lös egendom som är individuellt bestämd, exempelvis en hund eller en bil
Leverans efter hand i mindre poster.
Staffling av priser i olika kvantitesintervall, ex 5kr (1-10 st), 4kr (11-100 st)… Läs mer under kalkylering.
Uttryck som innebär att en vara säljes i befintligt skick.
Vid sådan legobearbetning där beställaren står för konstruktion och leverantören för tillverkning är det vanligt att det tillverkas särskilda verktyg eller formar som sedan används i tillverkningen. Det vanligaste är att beställaren behåller äganderätten till dessa verktyg. Detta regleras i ett så kallat verktygsavtal, som även reglerar med vilken frist verktyget skall lämnas tillbaka, hur det ska hanteras, försäkras osv.
Läs Ramavtal.
Förstadiet till en ändringsorder. En ändringsbegäran kan ha olika betydelse på olika företag, på en del företag innebär det endast att förslaget går ut på remiss för att alla ska kunna yttra sig. På andra företag innebär ändringsbegäran att leverantören skall lämna ett anbud med pris- och konsekvensanalys. När yttranden och offerter kommit in utfärdas en ändringsbegäran.
En del företag avtalar dessutom med leverantörer att de måste göra ändringsbegäran då de vill förändra produkten eller produktionsmetoderna. Bakgrunden är att specifikationer inte alltid räcker till för att definiera en produkts alla egenskaper, en metodändring kan därför innebära att nya utfallsprov måste genomföras, en kostnad som leverantören då får bära.
Efter det att leverantören emottagit en ändringsbegäran formulerar leverantören ett ändringsförslag i form av ett anbud som leder vidare till diskussioner och kanske i slutändan en ändringsorder. Som regel tillåter inte huvudavtalet att ett ändringsförslag innehåller förslag till ändringar i huvudavtalets allmänna bestämmelser.
En order (till leverantör) att en leveransomfattning skall ändras tillsammans med anvisningar hur ändringen skall genomföras. Ändringsorder är den tillverkande industrins motsvarighet till entreprenadbranschens ändrings- och tilläggsarbeten (ÄTA). Skillnaderna är små, men en ändringsorder hanterar även lagerhållning av restkvantiteter och reservdelar.
Jämför med beställning av ändrings- och tilläggsarbete för entreprenader samt allmänt om ändringar.
Observera att inom en del organisationer ges termer såsom ECO, ECR och ECN ibland andra betydelser. Exempelvis använder Scania termen ECO för varje delmoment i utvecklingen av en produkt. Notera även att en ändringsorder inte är liktydig med ett tilläggsavtal. Skillnaden ligger i att tilläggsavtalet utgör en förändring i huvudavtalet snarare än förädring i leveransomfattningen.
I de fall en ändringsorder intieras från leverantören används vanligen termen SCR, ‘Supplier Change Request’.
En anbudsförfrågan är det officiella startskottet till en upphandlingsprocess, där syftet är att få in anbud som till sist kan leda fram till ett avtal. Det finns en mängd olika sätt att utforma en förfrågan. Innan en skarp förfrågan går ut kan upphandlaren sända ut en intresseförfrågan som syftar till att fånga upp intresserade leverantörer…
Om du jobbar med sourcing, logistik, inköp eller exempelvis driver en e-handelsverksamhet har du säkert kommit i kontakt med termen “dropshipping”. Denna typ av sourcing är idag knappast ny men har nästintill revolutionerat dagens e-handel. “Dropshipping” beskrivs ibland som ett paradigmskifte som bidragit till och skapat förutsättningar för uppstickare att utmana många av de stora…
Supplier Parts Tracking Team, SPTT, är ett team som jobbar mot leverantörsbasen vid framtagning av nya produkter. Typiskt sätt ingår representanter från inköp, kvalitet, design, logistik och supplier production management från samma commodity eller kategori. Den sistnämnde är ofta projektledare mot leverantören. Uppgiften för SPTT är att säkerställa kvalitet, kapacitet, kostnad, ledtid och readyness innan detaljerna…