Robusthet handlar om beredskap att hantera störningar i omvärlden som riskerar att påverka verksamheten på olika sätt. Det finns många sätt att uppnå en bättre robusthet, till exempel genom att bygga in buffertlager, etablera reservlösningar, minska komplexitet och säkra externa försörjningskedjor. Ett första steg är att genomföra risk- och sårbarhetsanalyser för att definiera var de största riskerna finns och var åtgärderna bör sättas in.
Bakgrund
Under de senaste åren (2020–2024) har händelser i vår omvärld satt ljuset på brister i organisationers och företags beredskap. De flesta verkar ha utgått från att allt ska tuffa på utan störningar, och att man inte behöver ta höjd för att något ska hända. Konsekvenserna har blivit att regioner har stått utan viktig medicinsk utrustning, företag har inte fått tillräckliga leveranser av nödvändiga komponenter m.m.
Det är som om att vattnet i sjön har sjunkit och gjort att grynnor och grund som tidigare låg betryggande långt under vattenytan nu ligger strax under eller över ytan. Navigeringen har blivit svårare, och många har gått på grund med läckor i skrovet som följd.
Detta skulle förr eller senare hända – grynnorna och grunden har funnits där hela tiden. Men vi har inte velat se dem eller så har vi inte ens brytt oss om att titta efter dem.
Nu har vi fått ett visst uppvaknande och ord som robusthet och riskanalys hörs allt oftare i företag och organisationer, inte minst inom offentlig sektor.
Den här artikeln ska inte fördjupa sig i varför den här blindheten har funnits, utan mer diskutera kring hur vi kan skapa större robusthet.
Hur skapar vi robusthet?
Med robusthet avses en organisations totala förmåga att ur alla aspekter kunna hantera störningar och avbrott.
Robusthet påverkas av en mängd olika faktorer. De är delvis överlappande, eller har åtminstone tydliga beröringspunkter.
Några av de viktigaste är:
- egen försörjning
- beredskaps- eller säkerhetslager
- reservlösningar
- dekomplexitet
- flexibel organisation
- kompetens
- stresstester
- extern försörjningsstabilitet
Egen försörjning
Genom att vara självförsörjande i högre grad minskas sårbarheten. Det kan handla om att utföra viktiga tjänster i egen regi i stället för att köpa in, eller att ha egen tillverkning av vissa reservdelar. Dock är detta inte alltid helt enkelt i dagens alltmer specialiserade värld där vissa tjänster och varor kräver specialkunnande som en enskild organisation inte alltid har möjlighet att ha under eget tak.
Beredskaps- och säkerhetslager
Funktionen med sådana här lager är att hantera oförutsedda situationer, till exempel en snabb ökning av förbrukning (munskydd under pandemin) eller störningar i försörjningen (grundstötningen i Suez-kanalen eller de senaste attackerna mot fartyg). Kostnadspress i kombination med bristande riskanalys har under ett antal decennier reducerat dessa lager. Nu ser vi hur företag och organisationer börjar bygga upp lagernivåer av kritiska produkter igen för att stå bättre rustade.
Reservlösningar
Detta kan ses som ett beredskaps- och säkerhetslager för tjänster. Vad gör vi om vår vanliga lösning inte fungerar? Våra sjukhus har t ex reservaggregat för att kunna hålla igång verksamheten även vid strömavbrott på det ordinarie nätet. På samma sätt borde vi till exempel ha lösningar för när våra IT-system inte fungerar. Reservlösningarna ska tas fram när allt fungerar, och de ska testas regelbundet. När de behövs är det för sent att utveckla dem.
Dekomplexitet
Ju mer komplexa lösningar, desto större känslighet för störningar. Det blir helt enkelt för många olika saker som kan gå fel. Genom att förenkla minskar vi risken för att små störningar ska slå ut hela system. Enklare lösningar är också lättare att ”reparera” om något skulle gå fel. På samma sätt som vi pratar om ständig förbättring borde vi också prata om – och göra – ständig förenkling.
Flexibel organisation
För att kunna hantera störningar behöver vi en organisation som snabbt kan anpassas, eller rättare sagt anpassa sig. Alla ska veta vad de gör om något händer. Lika viktigt är att alla har förståelse för sin del i helheten, att var och en vet vad andra närliggande funktioner gör och vad de behöver för att fungera.
Kompetens
Detta är starkt kopplat till den flexibla organisationen. Alla medarbetare behöver kompetens som går lite längre än den vanliga funktionsbegränsade specialiseringen. Det behövs insikt i och förståelse för andra funktioners roll i organisationens uppgift. Därför är det viktigt med bra kontakter mellan olika funktioner, t ex informationsträffar, jobbrotation, gemensamma projekt m.m.
Stresstester
Det här berördes under rubriken reservlösningar, men det är mer omfattande än så. Varje organisation måste testa och öva för störningar och avbrott. Det måste sättas av tid och resurser för att planera, genomföra och utvärdera sådana övningar. Och inte minst viktigt – de brister som kommer fram måste lyftas och åtgärdas. Alltför ofta vill vi inte kännas vid att saker inte gått så bra som vi önskat, så vi slätar över det i rapporteringen. Det kan bli ödesdigert när något händer ”på riktigt”.
Extern försörjningsstabilitet
Även om vi ökar självförsörjningsgraden inom olika områden kommer varje företag och organisation att vara beroende av extern försörjning. Det är en del av det moderna samhällets specialisering och effektivisering. Detta är det område där inköpsorganisationen av naturliga skäl har sitt huvudfokus.
Försörjningsstabilitet påverkas av en mängd olika faktorer, bland andra:
- en eller flera leverantörer, det som ibland kallas single soucing kontra multi sourcing
- geografi, här spelar både avstånd och land/region in
- leverantörsrelationer, som omfattar allt från bra avtal till gemensamt förbättringsarbete för att minska risken för störningar
Risk- och sårbarhetsanalys – grunden för robusthet
För att veta att vi fokuserar på rätt risker och arbetar med rätt saker behöver vi som vanligt göra en analys, i det här fallet en risk- och sårbarhetsanalys.
Med risk avses enligt ISO ”osäkerhetens påverkan på det vi vill uppnå”. Med sårbarhet avses i vilken utsträckning något (ett system, ett objekt etc.) kan stå emot och hantera en viss händelse.
Riskanalysen utgår vanligtvis från de två begreppen kritikalitet och sannolikhet.
- Kritikalitet – hur allvarliga är konsekvenserna om något händer
- Sannolikhet – hur troligt är det att något händer
Sårbarhetsanalysen tar sin utgångspunkt i vad som behöver skyddas i verksamheten, och bedömer hur sårbart det är.
Läs mer på EFFSO Tools om risk- och sårbarhetsanalys och riskhantering samt ta del av EFFSO:s webinar om riskhantering inom inköp.
Robusthet skapas genom åtgärder
Att skapa robusthet innebär att vi agerar på det som vår analys visar. Det är inte ett arbete som görs en gång – det är något som måste ske regelbundet som en naturlig del av verksamheten. Omvärlden förändras och det gör även vårt företag eller vår organisation.
Det är det som robusthet handlar om – att hantera förändring. Bäst är om vi kan agera innan det händer något.
