Inköpspolicy, code of conduct

Inköpspolicyn är ledningens viktigaste verktyg för styrning av inköpsverksamheten. Inköpspolicyn formar inköpspolitiken och den övergripande inköpsstrategin. I en decentraliserad inköpsorganisation får denna policy stor betydelse, eftersom det handlar om att få en mängd olika enheter att gå i samma riktning. Inköpspolicyn kan dels kommunicera interna mål och regler, dels vilka krav som ställs på leverantörer. En inköpspolicy brukar innehålla några av följande element:

• Leveranspolicy (beställningsprocess, leveransplanering)
• Kvalitetspolicy (kvalitetsförbättringar)
• Materialkostnadspolicy (styrning av materialkostnader och priser, kostnadsreduktioner)
• Leverantörspolicy (sourcingaktiviteter, leverantörsförbättringar)
• Kommunikationspolicy (interna och externa kontakter)
• Uppförandekod, s.k. social policy (sociala och etiska krav)

En inköpspolicy delas upp i intern och extern del. I en del fall finns det kopplingar till av organisationen tillämpade nyckeltal. Den interna delen brukar innehålla målsättningar för organisationen, exempelvis:

• Affärsmässighet
• Kostnadsreduktion
• Ledtidsförbättringar, rättidighet
• Konkurrensutsättning
• Etiska förhållningsregler

Den externa delen av en inköpspolicy innehåller främst leverantörspolicy samt uppförandekod (s.k. ‘code of conduct’). Det kan också finnas inslag av kvalitetspolicy. Den externa delen av en inköpspolicy beskrivs på en del företag i en leverantörshandbok eller leverantörsportal. Vanligen beskrivs mål och medel för förbättringsprogram avseende produkter, kvalitet och kostnader. Det är dock viktigt att understryka att inköpspolicyn endast skall vara ett övergripande dokument. Processer, detaljregler mm arbetas hellre in i en handbok, kvalitetsavtal eller motsvarande.

Uppförandekoden används gentemot leverantörerna för att styra dessa mot sociala och etiska regler som anses särskilt viktiga. Ofta skrivs också in i avtal att de ska följa uppförandekoden, exempelvis genom ett så kallat leverantörskvalificeringsavtal.

De vanligaste kraven i en uppförandekod, ‘code of conduct’ för leverantörer brukar vara:

• All anställning hos leverantören skall vara frivillig
• Alla anställda hos leverantören skall ha en angiven minimiålder
• Alla anställda hos leverantören skall arbeta mindre än ett visst antal timmar per vecka.
• Leverantören måste följa arbets- och anställningslagar
• Leverantören måste följa lagar för ersättning och kollektivavtal
• Alla anställda måste behandlas humant
• Leverantören får inte diskriminera vid anställningsbeslut
• Leverantörens anläggningar måste uppfylla lagstadgade och avtalade säkerhetsregler
• Leverantören måste ha en beredskapsplan
• Leverantören måste informera de anställda om dessa förhållningsregler
• Efterlevnaden av dessa förhållningsregler är föremål för auditering.

En uppförandekod kompletteras ibland i förfrågningsunderlag med en sanningsförsäkran där ansvarig person får intyga att anbudsgivaren lever upp till kraven.

Många inköpsorganisationer publicerar på sin hemsida olika dokument varav inköpspolicyn och uppförandekoden (‘code of conduct’) är de vanligaste. Andra dokument som också brukar publiceras är organisationens egna ensidiga inköpsvillkor (standardavtal) samt formulär för egenbedömning.