Hur kan inköp agera i verkliga och egenskapade monopolsituationer?

Vi på inköp ställs ofta inför situationer där vi upplever att det saknas konkurrens – verklig eller egenskapad. Hur ser de situationerna ut, och vad beror de på? Hur kan vi inköpare agera för att göra det bästa möjliga av situationen? Hur kan vi påverka – och hur kan vi ändra vårt eget beteende?

Konkurrens eller monopol

Monopol kan förenklat sägas vara avsaknad av konkurrens. Så låt oss först säga något om konkurrens.

Konkurrens på leverantörsmarknaden är viktig eftersom den kan leda till lägre kostnader, högre kvalitet, ökad innovation, minskat beroende och ökad flexibilitet, dvs. faktorer som kan förbättra den egna organisationens förmåga, konkurrenskraft och lönsamhet.

Prispress

När det finns flera leverantörer på marknaden är de troligtvis tvungna att konkurrera om affären genom att erbjuda konkurrenskraftiga priser. Detta hjälper kunden att förhandla fram mer förmånliga priser och villkor för inköp, vilket i sin tur kan minska kostnaderna och öka lönsamheten.

Kvalitetsförbättringar

Konkurrensen kan också leda till förbättringar av produktkvaliteten och servicen från leverantörerna. För att vinna affärer strävar leverantörerna efter att erbjuda högre kvalitet på sina produkter eller tjänster, vilket gynnar organisationen som köper dem.

Innovation

När det finns flera aktörer på marknaden uppmuntras innovation och utveckling av nya produkter och tjänster. Leverantörerna investerar i forskning och utveckling för att differentiera sig från sina konkurrenter och möta kundernas behov.

Ökad försörjningsstabilitet

Genom att ha flera potentiella leverantörer att välja mellan minskar organisationens beroende av en enda leverantör. Detta minskar risken för störningar i leveranskedjan om en leverantör skulle stöta på problem eller misslyckas med att leverera.

Flexibilitet

Konkurrens på leverantörsmarknaden ger organisationen flexibilitet att anpassa sig till förändrade behov och krav. Om en leverantör inte uppfyller organisationens förväntningar kan företaget byta till en annan leverantör utan att drabbas av allvarliga konsekvenser.

Med det i bakfickan kan vi nog vara överens om att konkurrens i de allra flesta fall är något bra. De flesta länder försöker därför motverka uppkomsten av monopol med hjälp av regleringar, lagstiftning och att uppmuntra till konkurrens genom att underlätta för nya aktörer att etablera sig på marknaden.

(Vissa monopol kan dock vara fördelaktiga för ekonomin om de leder till säkerhet, effektivitet och/eller innovation pga. koncentration av resurser och kompetens.)

Något förenklat kan man säga att det finns två typer av monopolsituationer:

• Verkliga monopol
• Egenskapade monopol

Låt oss titta på vad de innebär och hur vi kan hantera dem från inköps sida.

Verkliga monopol

Ett monopol är en marknadssituation där det endast finns en säljare eller leverantör av en vara eller tjänst. Detta innebär att det inte finns några nämnvärda konkurrenter på marknaden och den enskilda företaget har kontroll över priset och tillgången på varan eller tjänsten. Monopol kan uppstå av olika skäl, inklusive regleringar, patent, tekniska fördelar eller genom att en aktör helt enkelt blir så dominerande på marknaden att det blir svårt för konkurrenter att etablera sig.

Det finns olika sorters verkliga monopol:

Naturliga monopol

Dessa uppstår när det är mest effektivt och ekonomiskt fördelaktigt att ha en enda leverantör på marknaden på grund av höga fasta kostnader eller tekniska begränsningar. Det kan t ex vara vattenförsörjning, elnät och järnvägstransporter.

Statliga monopol

Statliga monopol uppstår när regeringen äger och driver en verksamhet som är den enda leverantören på marknaden. Detta kan gälla områden som posttjänster, telekommunikation och vissa former av infrastruktur.

Teknologiska monopol

Dessa uppstår när en aktör äger eller kontrollerar en viktig teknik eller ett patent som ger dem ensamrätt på en produkt eller tjänst under en viss tid. Exempel kan vara ett företag som äger en patenterad medicin eller en specifik teknik inom IT-sektorn.

Horisontella monopol

Horisontella monopol uppstår när en aktör dominerar en hel bransch genom att förvärva eller slå samman med konkurrenter som erbjuder liknande produkter eller tjänster. Detta kan leda till en situation där det endast finns en dominerande aktör på marknaden.

Vertikala monopol

Vertikala monopol uppstår när ett företag dominerar hela produktions- och distributionskedjan för en produkt eller tjänst. Konsekvensen kan bli att företaget kontrollerar allt från råvaruproduktion till slutkonsumenten.

När vi pratar om monopol menar vi ofta företag som agerar på nationell nivå eller kanske till och med på EU-nivå. Men det finns också geografiska monopol på lägre nivå. På grund av varan eller tjänstens karaktär i kombination med leverantörsmarknadens geografiska täckning så kan det inom ett geografiskt område uppstå lokala/regionala monopol. Det kan ses som ett slags horisontellt monopol, men det kan också vara en variant av naturliga monopol.
Det finns också ”dolda monopol” som oftast är olagliga, t.ex. olika typer av samarbeten och kartellbildningar.

Hur kan inköp agera vid verkliga monopol

Det finns fyra huvudvägar för oss som inköpare i verkliga monopolsituationer:

• Göra själv: Vi kan välja att göra själv, dvs. skapa kapacitet och kapabilitet för att tillverka t.ex. en komponent eller att utföra en tjänst i egen regi. På så sätt skapar vi en konkurrens.
• Transparens kring kostnader: För att minska risken för att leverantören utnyttjar sin monopolställning kan vi skapa en god och nära relation med leverantören där vi gemensamt tittar på de ingående kostnadskomponenterna för varan eller tjänsten och enas om ett rimligt pris baserat på en faktabaserad analys.
• Hitta ömsesidigt värde: En nära och god relation mellan leverantör och kund är inget unikt för monopolsituationer, men det blir extra viktigt när det saknas konkurrens. Det är inte alltid lätt, men det går ofta att hitta saker som balanserar relationen, dvs. saker som gör att även leverantören kan vilja ha en god relation med oss.
• Underlätta etablering vid geografiska monopol: Vi kan välja att underlätta nyetableringen på marknaden för att skapa en konkurrens. Det kan handla om att ge nya aktörer garanterade volymer, tillgång till vår kompetens, möjlighet att använda våra lokaler/anläggningar till ett bra pris eller till och med betala lite extra under kortare tid för att ge dem möjlighet att investera i resurser.

Egenskapade monopol

Detta är en situation som kännetecknas av att vi anser att vi inte kan/vill dra nytta av den konkurrens som faktiskt finns på leverantörsmarknaden.

Skälen till detta kan vara flera:

Teknisk inlåsning

Vi har valt en teknisk lösning för produktion, infrastruktur, IT-miljö etc. som gör att vi är hänvisade till en eller ett fåtal leverantörer. Den kan vara integrerad med vår produkt/tjänst, t.ex. i form av produktionsteknik.

Interna strukturer/arbetssätt

Våra egna processer begränsar valet av leverantörer. Det kan t.ex. handla om att vi har rutiner för ärendehantering, handläggning etc. där det endast finns en leverantör som har ett systemstöd som fungerar. Ofta uppstår sådana här situationer när vi en gång i tiden valt en lösning som sedan blivit styrande för hur vi arbetar.

Interna preferenser

Inarbetade relationer över lång tid kan skapa en vana eller ett förtroende som gör att det är svårt att se några alternativ till den befintliga leverantören.

Utformning av upphandlingar

I samband med upphandlingar kan vi ställa krav eller göra omfattningen på upphandlingen så stor att endast en eller ett fåtal leverantörer kan lämna anbud. Detta kan ibland bero på att inköps- eller upphandlingsenheten vill begränsa antalet leverantörer för att underlätta administration och uppföljning.

Hur kan inköp agera vid egenskapade monopol

Det finns några olika saker som är viktiga när vi ska försöka bryta upp egenskapade monopol. Huvuddelen av dem är riktade internt:

• Utmana det invanda: Våga ifrågasätta inkörda spår. I det sammanhanget är det viktigt att kunna visa på konsekvenser och alternativ.
• Faktabaserade analyser: Kraven på argumentation som är baserad på fakta blir extra viktiga i situationer som i hög grad bygger på tyckande och ”gammal vana”. Det ställer krav på oss på inköp att göra välgrundade och relevanta analyser, och att presentera dem på ett enkelt och tydligt sätt.
• Förankring/beslut på högre nivå: Låsningarna kan ofta finnas på en lägre nivå i organisationen. Därför är det viktigt att vi på inköp får vägar till beslutsfattare högre upp i organisationen. På den nivån kan det finnas starkare mål och drivkrafter som kan hjälpa till att bryta väg.
• Pilotprojekt på mindre del: En bra väg att gå är att genomföra ett pilotprojekt för en begränsad del av organisationen, t.ex. en separat enhet/produktionsanläggning. Förutsättningen är att vi kan hitta någon som är beredd att prova tillsammans med oss. Baserat på det kan vi sedan visa att det faktiskt går att skapa förändring och vad det innebär i praktiken.
• Långsiktiga förändringsprojekt för att öppna upp för fler leverantörer: När det gäller monopolsituationer som beror på vårt val av teknik så kan det behövas ett långsiktigt transformationsarbete. Förutsättningen är att vi kan visa på att vi kan behålla värdet i det vi levererar, och att det går att göra till en lägre kostnad tack vare att vi möjliggör konkurrens. Detta kräver både breda och djupa analyser; det behöver ofta sanktioneras på högsta nivå i organisationen.
• Bryta isär tjänster för att ge utrymme för mer nischade leverantörer: Ibland klumpar vi ihop en massa produkter och/eller tjänster när vi upphandlar. Det kan i sig begränsa möjligheterna till konkurrens eftersom det bara är de stora och breda leverantörerna som klarar hela spektrumet. Vi på inköp behöver göra vår leverantörsmarknadsanalys och välja våra strategier på ett sådant sätt att vi tar till vara den konkurrens som faktiskt finns.
• Inköp måste lära sig hantera flera leverantörer: Vi på inköp måste titta på oss själva och ifrågasätta våra vägval. Det är ofta vi tycker att det är enklare att ha en leverantör än flera; det blir enklare med avtal, uppföljning och löpande kontakter. Här behöver vi väga vår interna effektivitet mot organisationens övergripande bästa.

Några iakttagelser om inköps roll

Det finns några genomgående saker när det gäller att hantera monopolsituationer (verkliga/egenskapade) som handlar om inköps roll och förmåga:

• Faktabaserade analyser: Vi måste kunna presentera väl underbyggda analyser på ett tydligt och enkelt sätt.
• Kännedom om leverantörsmarknaden: Vi måste ha mycket god kunskap om leverantörsmarknaden – dess struktur, dess möjligheter/begränsningar, dess utveckling.
• Relation till verksamheten: Vi måste bygga en god relation till verksamheten som baseras på ömsesidig respekt och förståelse.
• Roll i organisationen: Vi måste ha vägar till beslutsfattarna där inköp inte bara ses som stödfunktion, utan som en viktig värdeskapande del av organisationen.