Vägen till ett lyckat inköpsarbete går via bra kategoristrategier
Värdet att arbeta strukturerat med inköpsorienterade kategoristrategier har dokumenterats av många författare och med dessa som ledljus har de flesta inköpsfunktioner ambitionerna att arbeta strategiskt. Trots det saknar många genomtänkta och förankrade strategier för sina kategorier. Vi på EFFSO har identifierat tre nyckelområden som underlättar framtagandet av värdeskapande kategoristrategier:
- Enighet av nyckelbegrepp
- Linjering av kategoristrategin med företagets övergripande mål
- Kvalitet genom process
Tydliga och enkla begrepp skapar enighet
Det har gått inflation i begreppet strategi och dess egentliga betydelse har med tiden urvattnats. Det medför att begrepp som vision, strategi, aktivitet och mål ofta blandas ihop. För att skapa ordning i begreppsförvirringen finns det till och med böcker vars enda syfte är att navigera igenom virrvarret av definitioner och presentera ordets exakta innebörd (exempelvis ”Strategy: A History”).
Vi på EFFSO har inom ramen för för kategoribaserat inköp, valt att definiera ordet strategi som den riktning som inköparen önskar driva sin affär eller kategori. Enkelt uttryckt skall kategorstrategin, enligt oss, svara på frågorna: Vad? och Varför? Medan de aktiviteter som behövs för att omsätta strategin i praktiken, ger svaret på frågan: Hur?
| Visionen | är det framtida tillstånd som önskas för en kategori. |
| Kategoristrategin | är den riktning som kategorin ska drivas. |
| Aktiviteter | är de konkreta deluppgifter som skall genomföras för att driva kategorin enligt den uppsatta strategin. |
| Målen | är de tydliga slutleveranser som används både för att verifiera att de aktiviteter som utförs driver utvecklingen i den önskade riktningen och för att verifiera när aktiviteten är färdigställd. |
Tabell 1: Definition av vanligt förekommande begrepp i strategiskt arbete
Bild 1: Illustration av vanligt förekommande begrepp i strategiskt arbete
Linjera kategorins förutsättningar med den företagsövergripande strategin
Vår erfarenhet är att man bäst bygger kategoristrategier uppifrån och nerifrån samtidigt. Det vill säga att den övergripande företagsstrategin bryts ner till respektive funktion, där inköpsfunktionens strategier och mål sedan blir viktig kunskap i kategoristrategin (se t.ex. Hoshinkanri ). Samtidigt måste kategoristrategin bygga på underliggande fakta som köpmönster, inköpsvolymer och leverantörsmarknadens struktur etc.
Bild 2: Sambandet mellan en kategoristrategi och företagets övergripande strategi
Säkerställ strukturen med hjälp av en process
Det upplevs ofta komplext att bemästra sammanfogningen av de övergripande företagsstrategierna med underliggande kategorispecifika fakta. Många företag nöjer sig med att använda mallar som verktyg för att formalisera sina kategoristrategier. Mallar är bra, men vår erfarenhet säger att det inte räcker. För att strukturera och underlätta arbetet med att ta fram en kategoristrategi har vi skapat en process som säkerställer att frågorna Vad? Varför? samt Hur? besvaras på ett strukturerat sätt.
Bild 3: EFFSO:s process för framtagande av kategoristrategi
Uppbyggandet av innehållet i en kategoristrategi varierar beroende på kategorins karaktär eller den bransch som företaget verkar inom. Exempelvis har kategorier med en högre utvecklingstakt behov av strategier där tyngdpunkten ligger inom ett till tre år. Samtidigt som tekniktunga kategorier med en inbyggd trögrörlighet har behov av en längre tidshorisont, exempelvis när de har långa testcykler. Det behövs noggrannhet i nedbrytningen av strategin i konkreta kort- och långsiktiga aktiviteter. Därför måste processen vara tillräckligt flexibel för att hantera samtliga inköpskategorier.
Oavsett kategoritypen eller företagets kundaffär rekommenderar vi på EFFSO att investera tid och resurser i skapandet av kategoristrategier. De inköpsorganisationer som lyckas väl med strategiprocessen levererar betydligt bättre resultat i form av sänkta kostnader, lägre kapitalbindning samt större kundnytta och dessutom får de större trovärdighet och inflytande på företaget.
Källor
McKinsey Global Purchasing Excellence 2010
Strategy: A history, Lawrence Freedman, 2013
Vill Du få kontroll över din inköpsvolym? Behöver Du ett verktyg för spendanalys?
