Det går att urskilja två huvudsakliga avtalsformer; den ena är avtal som tillkommer genom korrespondens mellan parterna och den andra avtal som tillkommer genom att parterna gemensamt utformar ett enhetligt och otvetydigt kontrakt. Däremellan finns det mellanting som exempelvis korrespondenskontrakt. I denna form korresponderar parterna först en tid och vid tidpunkten för avtalets slutande träffas parterna och enas om vilken korrespondens som är relevant och som ska ingå i kontraktet. Upphandlingsprotokoll är en sådan form av korrespondenskontrakt. Fördelen med korrespondenskontrakt är att det går relativt snabbt och smidigt att utforma avtalet, nackdelen är att det tar mycket mer tid att tolka det, eftersom all korrespondens måste läsas varje gång. Det kan bli mycket arbete om det finns tusen sidor korrespondens. En annan nackdel är att korrespondensavtal kan innehålla tvetydigheter och oklarheter, vilka kan leda till tvister. Ett väl genomarbetat och enhetligt kontrakt har fördelen att det är lättläst och otvetydigt, nackdelen är förstås att parterna får lägga mycket mer tid vid avtalsskrivning, men som regel lönar det sig ändå.
Det vanligaste sättet att sluta avtal via korrespondens är genom grundprinciperna anbud och accept, men eftersom det som regel förekommer orena accepter brukar det innebära att avtalet uppkommer genom att följande korrespondens upprättas: Anbud (offert), köporder och ordererkännande. Om köporder och ordererkännande är liktydiga så har avtal kommit till stånd. Köporder brukar som regel endast innehålla tilläggsinformation såsom beställd kvantitet, leveranstidpunkt och leveransadress, vilka sällan är att se som oren accept, men många inköpare vill ändå ha ett ordererkännande för att försäkra sig om en rättidig leverans samt förebygga missförstånd. En del inköpare nöjer sig dock med en tyst accept.
Följande punkter är viktiga att beakta vid avtalsskrivning:
Det är viktigt att så tydligt som möjligt ange vilka parterna är. Dessa bör framgå med namn, adress och organisationsnummer, i internationella avtal används momsregistreringsnummer.
För den korrekta tolkningen av avtalet är det viktigt att ange i vilket sammanhang som avtalet kommit till, vad det ska användas till och vilka syften som parterna i övrigt har. Vid en rättslig prövning ger detta domstolen (eller motsvarande instans) värdefull vägledning.
Centrala begrepp som upprepas i avtalet definieras med fördel för att underlätta avtalets tolkning. Vanliga begrepp att definiera brukar vara: Avtalet, Leveransomfattningen, Priset, Funktionen, Leveranstiden, Köparen, Säljaren, Leveransplatsen eller begrepp som är synonyma med dessa. De ord som definieras stavas sedan i kontraktet med inledande versal begynnelsebokstav för att markera att det refererar till ett definierat ord. En del avtalsskribenter skriver hela definierade ord med versaler, för att göra dem ännu tydligare. I större avtal utgör definitionerna en lista i början av avtalet eller i en bilaga (se exempel 1) . I mindre avtal gör avtalsskribenten definitionerna i den löpande texten genom att markera det definerade ordet i fetstil (se exempel 2).
“De uttryck och begrepp som används med stor begynnelsebokstav definieras enligt nedan:
Avtalet – detta dokument inklusive alla häri nämnda bilagor, dokument, handlingar etc
…”
“Detta avtal inklusive bilagor, härefter benämnt Avtalet har upprättats… “
“Detta avtal inklusive bilagor, härefter benämnt AVTALET har upprättats… “
En lista på samtliga dokument som ingår i avtalet och i vilken inbördes ordning de skall tolkas. För dokument som inte biläggs kontraktet så bör det tydliggöras att dessa inte biläggs och att parterna tagit del av dessa. Ytterligare vägledande information om tolkning kan också tilläggas för det fall bilagor innehåller motstridiga uppgifter. En vanlig rangordning kan vara:
Om det inte tydligt framgår av en leveransplan så bör avtalstiden noggrant regleras. I ramavtal blir detta synnerligen viktigt. Utöver avtalstiden brukar parterna avtala om hur, när och med vilken tidsfrist förlängning och uppsägning sker.
De flesta avtal byggs upp av någon form av huvudavtal som knyter ihop en stor mängd olika bilagor. Huvudavtal refererar till bilagor, bilagor refererar till varandra, texter refererar till kapitelnummer osv. Det är därför viktigt att alla referenser blir rätt. Det är vanligt att bilagor och kapitel kastas om med resultat att referenser inte stämmer. Arbetet med att kontrollera referenser kan aldrig bli alltför noggrant.
I samband med anbudsförfrågan utformas ett avtalsförslag som är oberoende av vem som är vinnande anbudsgivare. En sådan mall utformas med ett stort antal öppna punkter, dessa markeras vanligen med hak-klammer, exempelvis [fylls i vid kontraktstecknande]. I en löptext där siffror behöver kompletteras, är det vanligt att markera med en tydlig markör, så att frågan inte glöms, exempelvis: [•].
Det är lämpligt att i avtalet ange vilka parternas respektive behöriga kontakt-personer i avtalsfrågor är. Vissa avtal kan ha personer som är behöriga att ändra i huvudavtalet och andra som är behöriga att göra avrop eller likartade handlingar. Vikten av denna information ligger i att tidigt styra upp så att viktig korrespondens hamnar hos rätt person och att endast behöriga personer svarar.
I avtal där någon av parterna har sitt säte i annat land eller där leverans sker i annat land så brukar parterna förtydliga vilket lands lagstiftning som ska gälla. Även i helt svenska avtal förekommer det att referenser görs till lagstiftning. Dessutom är det nästan regel att avtala bort vissa (dispositiva) lagregler. Bland de vanligaste e-xemplen finns klausuler som berör begränsningar av säljarens skadestånds-ansvar enligt köplagen. En del leverantörer ställer även krav på avtalstexter som uttrycker att parterna helt avtalat bort köplagens regler men sådana skrivningar accepteras dock aldrig av inköpare.
Det är vanligt att avtalsskribenten hämtar formuleringar direkt från lagstiftning och då främst från köplagen. Ifall det uppkommer tvist om tolkningen är det lätt att falla tillbaka på förarbeten, rättsfall och annat bakgrundsmaterial.
Det är en gammal tradition att skapa en layout som är svår att i efterhand falsifiera. Den vanligaste tekniken bygger på att marginaljustera all text så att det syns om ett extra ord skulle infogas. Förr var det även vanligt att undvika mellanrum mellan stycken, men detta har börjat gå ur tiden på grund av försämrad läsbarhet. En del avtalsskribenter skapar ramar runt stycken eller sidor för att motverka eventuella klipp-och-klistra-övningar. Rädslan för falsifikationer är dock i många fall överdriven, det finns ofta en rad möjligheter att påvisa en eventuell falsifikation.
Val av typsnitt har betydelse för läsbarheten. Ett typsnitt av grotesk natur, exempelvis Arial, anses mer läsbar på datorskärm och väljs ibland av den orsaken. I en utskrift (eller tryck) anses typsnitt som innehåller serifer ha bättre läsbarhet, exempelvis Times New Roman. Eftersom de flesta avtalsskribenter föredrar läsbarhet på skärm går trenden mot groteska typsnitt. Kapitäler förekommer i princip aldrig i avtalstext.
Avtalsskribenter strävar efter hög grad av tydlighet samt formuleringar som täcker in så många fall eller situationer som möjligt. Detta innebär att vaga uttryck såsom; kanske, möjligen, något eller lite används ytterst sparsamt. Verbformer i konjunktiv används aldrig. Imperfekt som i svenska språket kan nyttjas som en konjunktivform används med försiktighet. Verb placeras ofta tidigt i en mening och efter ett definierat ord är det vanligt att tillhörande verb kommer direkt efter. Det flesta avtalsskribenter använder de ord som finns i lagstiftningen; fördelen med detta är att det vid eventuell tvist går att falla tillbaka på en etablerad tolkning. Några exempel:
| Vardagsord | För avtal vanlig synonym |
|---|---|
| Avsiktligt Slarv, oaktsamhet Rimligt Stort, Avsevärt Hitta Tala om, Uppge Ingå Utgå Följa Kräva Nödvändig Tro Vara tvungen att Meddela Ta tillbaka På papper |
Uppsåtligt Vårdslöshet Skäligt Väsentligt Upptäcka Ange Inkludera, Omfatta Exkludera Efterleva Erfordra Erforderlig Finna det sannolikt Vara skyldig att Underrätta Återta Skriftligen |
Bortsett från några undantagsfall (exempelvis köp av fast egendom) så finns det inget krav på att ett köpeavtal ska vara signerat. De flesta inköpare vill dock att avtal signeras. Skälen är flera. Det viktigaste är att det är lättare att styrka att ett avtal kommit till stånd och vad detta innehåller. Ett annat skäl är att säkerställa att behörig firmatecknare ingått avtalet. Dessutom är det vanligt att samtliga sidor paraferas så att det inte råder tvivel om vilka dokument som ingår. Många gånger finns det ett antal olika utgåvor som föregår det slutliga avtalet. Här visar de paraferade sidorna vilken utgåva som var slutlig. Genom att noggrant tilldela varje utgåva ett eget revisionsnummer blir det lättare att matcha elektroniska utgåvor mot korresponderande pappersutgåvor. En del inköpare lägger i avtalet med en paraferingslista där det framgår vilken person hos respektive part som paraferat vilka sidor.
Olika organisationer har olika praxis om signaturordning, dvs vilken part som signerar först och sist. Oftast är det organisationens processer och ordning som styr detta. Det tveklöst bästa är dock att leverantören signerar först och sen översänder kontraktet till köparen. Enheter som tillämpar offentlig upphandling använder sig nästan alltid av denna ordning, dvs leverantören signerar, sedan skickas tilldelningsbeslutet ut och på den elfte dagen signerar beställaren.
Leverantörsrelationer inleds normalt sett med en förhoppning om ett oproblematiskt samarbete under hela avtalstiden. Ofta tänker man sig en längre relation med avtalsförlängningar och en positiv utveckling. Men så blir det inte alltid. Det finns tillfällen då man till och med behöver avsluta en leverantörsrelation i förtid dvs innan avtalstiden löpt till ända.
Vad är ett ramavtal? Ramavtal är ett samlingsbegrepp för köpeavtal som bildar ramverk för kommande köp av generisk natur. Ramverket i sig liknar vilket annat köpeavtal som helst, med allmänna och särskilda avtalsvillkor. Det som gör avtalet till ramavtal är de särskilda villkor som reglerar avrop av kommande köp. Det är dessa avropsorder som binder…
Den här artikeln syftar till att på ett enkelt sätt beskriva vilka element som bör finnas med i ett avtal som reglerar köp och försäljning av varor eller tjänster.