Kategorispecifika nyckeltal

I mitten av 1980-talet lade Peter Kraljic grunden för vad som skulle bli ett av de mest använda verktygen för att skapa kategorispecifika inköpsstrategier. Flertalet inköpsorganisationer är idag överens om att Kraljics matris har haft och fortfarande har en otroligt stor påverkan på hur kategorispecifika inköpsstrategier skapas. Men trots att strategierna varierar mellan olika kategorier används oftast samma tre nyckeltal: kostnad, kvalitet och leveransprecision, för att mäta och följa upp strategin oavsett inriktning och komplexitet (läs vidare om nyckeltal). Ett sätt för att få fram mer kategorispecifika nyckeltal är att koppla det till Kraljics matris olika kvadranter. På detta sätt förbättras uppföljningen till att mäta strategin utifrån de uppsatta målen.

Kategoristyrt inköp (Category Management) är en arbetsmetodik som tillämpas i allt fler företag idag för att nå kostnadseffektivitet inom inköp. Denna arbetsmetodik fokuserar på att implementera nytänkande och resultatförbättrande åtgärder snarare än att endast ta fram ett förbättrat avtal med fokus på pris (läs vidare om kategoristyrt inköp). Dessutom är det långsiktiga lösningar som eftersträvas, där samtliga delar av affären innefattas, exempelvis via substitut, specifikationsoptimeringar, sortimentsstyrning och rent kommersiella kontrakt. Eftersom variationen mellan olika inköpskategorier är så stor krävs att inköpsavdelningen kan hantera allt ifrån inköp av kontorsmaterial till upphandlandet av en ny fabrik. För att lyckas med uppgiften behövs ett strukturerat tillvägagångssätt för att ta fram situationsanpassade strategier.

Det mest väletablerade analysverktyget för att skapa väl avvägda inköpsstrategier utifrån rådande marknad och förbättringspotential är Kraljics matris. Den består av en fyrfältsmatris som tar hänsyn till vinstpåverkan och komplexiteten på leverantörsmarknaden. Vinstpåverkan kan beskrivas utifrån hur stor påverkan inköpskategorin har på företagets lönsamhet och komplexiteten på leverantörsmarknaden innebär i stora drag ett mått på hur lätt eller svårt det är att byta leverantör.

För mer information om Kraljics matris läs Kraljics matris – portföljanalys.

I figur 1 beskrivs kortfattat vad som är typiskt för de olika kvadranterna i Kraljics matris. Då strategierna i Kraljics matris skiljer sig väsentligt är det naturlig att använda olika nyckeltal för hur väl man lyckas verkställa dem.

Eftersom inköpsfunktionen oftast mäts på kvalitet, kostnadsreduktioner och leveransprecision vill vi kunna förbättra och rapportera in förbättringarna även på enskilda kategorier. Det innebär att alla våra strategier bör syfta till att förbättra dessa nyckeltal över tiden. Eftersom det kan vara svårt att direkt mäta tidigare uppräknade nyckeltal behöver vi hitta indirekta nyckeltal som kan mätas och antingen kan räknas om till påverkan på kvalitet, kostnadsreduktioner och leveransprecision eller som mäter en specifik förutsättning för att driva en förbättring inom de områdena. Det är dessa nyckeltal som är kategorispecifika som vi kan skapa utifrån Kraljics matris.

Kategorier som klassificeras i den icke-kritiska kvadranten i Kraljics matris består ofta av produkter som är billiga och finns tillgängliga från flera leverantörer. Därmed blir tiden det tar att lägga ordern och hantera fakturan en väsentlig del av totalkostnaden. Därför är en vanlig strategi att minska antalet leverantörer genom att konsolidera leverantörsbasen och optimera orderprocessen genom att implementera elektroniska orderläggningssystem. För att mäta resultatet av en sådan strategi skulle nycketal som mäter andelen inköp utifrån avtal och andelen inköp som genomförs via inköpssystemet kunna användas för att räkna ut påverkan på totalkostnadsreduktionen.

På motsvarande sätt är kategorier som placeras i den strategiska kvadranten i Kraljics matris ofta direkt affärskritiska och beroende av en enskild leverantör. Eftersom det oftast är tids- och resurskrävande att hitta en alternativ försörjningskälla är det viktigt att säkerställa att verksamhetens strategier går i linje med leverantörens och att leverantören är nöjd med samarbetet. Därför är ett vanligt angreppssätt att eftersträva ett långsiktigt och väl fungerande samarbete där båda parter gynnas istället för att arbeta med konkurrensutsättning och prisförhandlingar. Ett sätt att mäta hur väl en sådan strategi fungerar skulle kunna vara att göra periodiska uppföljningar av hur väl leverantörens och den egna strategin överensstämmer, samt att införa ömsesidiga utvärderingar av samarbetet.

En studie, KPIer i Kraljics matris, på ett stort svenskt företag visade att det går alldeles utmärkt att sätta nyckeltal utifrån strategierna i Kraljics matris. I studien sammanställdes de vanligaste nyckeltalen som användes och därefter strukturerades dessa utefter respektive kvadrant i matrisen. På så vis bildades en tydligare och mer samstämmig syn på vilka nyckeltal som kan komma i fråga i olika situationer och samtidigt undviks problemet att alla nyckeltal måste vara lika för alla kategorier.

Studien visade också att det kan finnas ett antal standardnyckeltal som bör mätas och följas upp för samtliga kategorier. De mäts på en aggregerad nivå för hela inköpsorganisationen, exempelvis kvalitet, kostnadsreduktioner och leveransprecision. En annan intressant reflektion från studien är att ju längre ner till vänster i Kraljics matris en kategori befinner sig desto mer sannolikt är det att strategin behöver mätas och följas upp med kvantitativa mål. På motsvarande sätt ökar sannolikheten att kvalitativa nyckeltal behöver användas ju högre vinstpåverkan och komplexiteten på leverantörsmarknaden är.

Ett förslag på arbetsgång för att ta fram kategorispecifika nyckeltal är:

1. Positionera kategorin i Kraljics matris.
2. Beskriv detaljerat strategin och målet för kategorin.
3. Identifiera de kategorispecifika nyckeltal som behöver mätas för att strategin ska uppfyllas.
4. Definiera de kategorispecifika nyckeltalen och beskriv hur och när dessa ska mätas samt vart data inhämtas.
5. Vid behov definiera hur en omräkning från de kategorispecifika nyckeltalen till standardnyckeltal ska göras.
6. Analysera utfallet och vidta eventuella åtgärder.

Utifrån dessa sex steg kan ni ta fram de kategorispecifika nyckeltal som hjälper er att uppnå de övergripande målen för inköpsorganisationen. Men tänk på att dokumentera allt noggrant, eftersom syftet med nyckeltal är att skapa en tydlighet kring utvecklingen inom ett specifikt område. Om det är oklart hur man samlar in, mäter eller räknar ut något av nyckeltalen finns det risk att det skapar mer oreda än det eliminerar.