De flesta organisationer som inför ett kategoristyrt arbetssätt för att öka inköpsfunktionens bidrag till organisationens mål brottas med vad en kategoriledare är. Är det en fast tjänst eller är det en projektspecifik roll? Jag ska här försöka att dela med mig av mina tankar. För att göra en lång historia kort så citerar jag Nalle Puh: ”Ja tack, bägge delar.”
Vad gör en kategoriledare?
En kategoriledare leder kategoriarbetet – men vad innebär det?
Något förenklat går det att säga att en kategoriledares huvuduppgift är att leda det tvärfunktionella och faktabaserade arbetet med att ta fram en strategi för en specifik kategori.
Om vi utgår från en kategoristyrningsprocess i sex steg enligt nedan så har kategoriledaren sin tyngdpunkt under de tre första stegen, dvs. fram till och med att det finns en beslutad kategoristrategi.
När sedan kategoristrategins aktiviteter ska genomföras och implementeras tas stafettpinnen över av andra; förutsättningen är att aktiviteterna är konkreta och har tydliga ägare. Under realiseringsfasen bör det finnas en struktur som gör att kategoriledaren inte behöver lägga så mycket tid.
Beroende på organisatorisk lösning kan kategoriledaren ha en större eller mindre roll i de senare faserna i processen – mer om det senare.
Kategoriledarens kompetens
Att vara kategoriledare förutsätter en viss kompetens. Det går att beskriva den kompetensen i sex dimensioner:
- Kunskap om verksamhetens behov
- Kunskap om inköpsprocesser (inkl. kategoristyrning)
- Kunskap om leverantörsmarknad
- Analytisk kompetens
- Projektledning
- Kommunikativ förmåga
Dessa dimensioner beskrivs mer i detalj i en tidigare artikel.
Kategoriledarrollen har sin tyngd i projektledning, kunskap om kategoristyrning som arbetssätt, kommunikativ förmåga och analytisk kompetens. Dessutom behöver hen ha en god förståelse inom de andra områdena för att kunna leda och kommunicera med de i teamet som har specialistkunskaper. En förutsättning är även att kategoriledaren har ett strategiskt perspektiv och en god kommersiell förståelse.
En fråga som ofta dyker upp är om kategoriledaren måste vara specialist inom den aktuella kategorin. Mitt svar är att det i de allra flesta fall varken är nödvändigt eller möjligt. Kategoriledaren ska ha ett kategoriteam med personer som har de nödvändiga specialistkunskaperna; kategoriledaren bör däremot vara ”specialist” på att leda arbetet. Det är heller inte praktiskt möjligt i mindre och medelstora organisationer att ha kategoriledare med djup detaljkunskap inom varje kategori. (Jag kommer att komma tillbaka till det längre ner.)
Här på EFFSO Tools finns en del intressanta tankar om begreppet ”kompetensnomad”.
Kategoriledarens plats i organisationen
Oavsett om rollen som kategoriledare är en fast tjänst eller en projektspecifik roll så dyker ibland frågan upp var i organisationen den hör hemma. Det naturliga är att kategoriledaren har sin hemvist i inköps- eller upphandlingsfunktionen. Skälet är att kategoristyrning i grund och botten handlar om att hitta sätt att i högre grad dra nytta av leverantörsmarknadens möjligheter; det perspektivet är i de flesta organisationer starkare i inköps- eller upphandlingsfunktionen. Men det finns exempel på organisationer som hämtar/placerar kategoriledare i verksamheten. Det vanliga är då att kategoriledaren kommer från den del av organisationen som är dominerande inom kategorin, till exempel att en kategoriledare för livsmedel i en region hämtas från regionens kostenhet. Det beror också i hög grad på om det finns person(er) i verksamheten som har de nödvändiga projektledaregenskaperna för en kategoriledare.
Kategoriledaren och organisationens storlek
Kategoristyrning fungerar i stora såväl som små organisationer. Organisationer kan ha inköps-/upphandlingsorganisationer med allt från några få till flera hundra inköpare/upphandlare. Kategoriledarens roll ser därför olika ut, inte minst utifrån vad som är praktiskt möjligt kopplat till organisationens storlek.
- I mycket stora organisationer kan det finnas behov av att ha öronmärkta kategoriledare för enskilda kategorier eller grupper av kategorier. För en kategori som är helt avgörande för verksamhetens uppdrag och mål kan det finnas skäl att ha en fast kategoriledare. Det beror på att det i sådana kategorier ofta händer mycket både i verksamheten och på leverantörsmarknaden. I de fallen får kategoriledaren naturligt en stor teknisk och kommersiell kunskap om såväl verksamhetens behov som leverantörsmarknaden. Kategoriledaren får också en större roll i kategoriprocessens senare delar, inte minst i realiseringen. En risk med den här lösningen är att kategoriledaren lätt kan hamna i en förvaltande roll där förändringsperspektivet tappas.
- I medelstora organisationer kan det vara en bättre lösning att ha ett antal kategoriledare som kan ta sig an kategoriinitiativ oavsett vilken kategori det handlar om. Då ligger fokus tydligt på kategoriledarens egenskaper som projektledare, kommunikatör, analytiker och kunskap om kategoristyrningsprocessen. Kategoriledarna kan driva initiativ i olika kategorier utifrån de behov av förändringsarbete som uppstår. Det är dock vanligt att de specialiserar sig på vissa typer av kategorier, till exempel IT-kategorier, konsultkategorier eller entreprenadrelaterade kategorier. Tillsammans utgör kategoriledarna en grupp som fungerar som kompetenscentrum för kategoristyrning, och de kan tillsammans utveckla arbetet.
- I mindre organisationer med ett fåtal inköpare/upphandlare är det sällan möjligt att ha dedikerade kategoriledare. Då är kategoriledaren med fördel istället en projektspecifik roll, dvs. en person driver ett kategoriinitiativ under kanske 4–6 månader, för att därefter gå tillbaka till sin vanliga roll. På det sättet är del möjligt att driva ett antal kategoriinitiativ varje år, utan att ge avkall på löpande upphandlingar eller att bygga en stor inköps-/upphandlingsfunktion. Utmaningen med den här lösningen är att bibehålla kompetensnivån och utveckla kategoristyrningsarbetet som sådant. Ett sätt att lösa det är att det finns en generell utvecklingsresurs som även håller ihop utvecklingen på det här området.
Summering
Valet mellan att ha kategoriledare som en fast tjänst eller en projektspecifik roll beror på organisationens förutsättningar där storlek är en faktor. Den organisatoriska lösningen är inte avgörande för om kategoristyrning fungerar eller vilka resultat som uppnås. Det som avgör är i vilken grad kategoriarbetet bedrivs målinriktat, faktabaserat och tvärfunktionellt med ett strategiskt fokus, och i vilken utsträckning hela organisationen är aktiv i att omsätta kategoristrategin i handling och resultat. Det handlar om kompetens och vilja.
Skriven av
Per-Arne Jonsson, seniorkonsult på EFFSO AB, den 2024-06-28.
