Att ta fram och implementera effektiva kategoristrategier, varför är det så svårt?

Många inköpsorganisationer upplever att det är svårt att utveckla och genomföra effektiva kategoristrategier, särskilt i dessa tider. De vanligaste anledningarna är hanteringen av data, strukturella utmaningar samt valet av tidshorisont för strategiska beslut. Lägg därtill ESG och komplexiteten ökar ytterligare. För att lyckas med sitt strategiarbete behöver inköpsorganisationer investera i systemstöd, utbilda personal och skapa en kultur som stödjer långsiktig strategisk planering.

En strategi är en handlingsplan som hjälper ett företag eller organisation att uppnå sina mål. Det är en uppsättning beslut som positionerar företaget på sin marknad i syfte att skapa och hämta värde på lång sikt. Strategier är viktiga eftersom de ger organisationen ett ramverk för att fatta rätt beslut, prioritera resurser och anpassa sina aktiviteter till företagets övergripande mål och vision. De bidrar till att minimera osäkerhet, behålla fokus och skapa uthållighet i alla aspekter av verksamheten.

Varje företags framgång är djupt förankrad i dess förmåga att sätta och uppnå strategiska mål. Dessa mål, ofta direkt kopplade till företagets vision, hjälper till att styra alla aspekter av verksamheten – inklusive inköp. För inköpsorganisationer kan företagets övergripande mål översättas till strategier för specifika inköpskategorier. Dessa kategoristrategier fungerar som en karta som styr inköpsbeslut och aktiviteter, allt i syfte att stödja företagets övergripande mål och bidra till dess framgång. Trots detta finner många inköpsorganisationer det utmanande att utveckla och genomföra effektiva kategoristrategier. Varför är det så?

Vanliga hinder för att utveckla effektiva kategoristrategier

Tre vanliga hinder är tillgången till och hanteringen av fakta och data, strukturella utmaningar inom organisationen samt fastställandet av en lämplig tidshorisont för strategiska beslut. Men vi ser även ESG som en framtida stor utmaning eftersom det ökar komplexiteten ytterligare och förstärka vikten av ha långsiktiga strategier.

1. Tillgång till fakta och data

Data har alltid varit viktigt inom inköp, men aldrig mer än i dagens digitala era. Varje dag genereras otaliga mängder data – data som kan förvandlas till värdefulla insikter och användas för att informera och hjälpa individer att fatta rätt beslut. Inom inköp kan transaktionsdata, leverantörsprestanda, marknadsanalys och makrodata ge viktiga insikter som kan användas för att utveckla effektiva kategoristrategier.

Men för många organisationer utgör tillgång till och hantering av dessa stora datamängder en stor utmaning. Trots den stora mängden data som är tillgänglig, kan det vara svårt att identifiera, samla in och bearbeta den data som faktiskt är relevant och användbar för inköpsbesluten. Till exempel, när en inköpsavdelning försöker identifiera möjliga kostnadsbesparingar genom att analysera tidigare inköpsdata kan det vara en utmaning att sortera igenom och analysera denna stora mängd data för att identifiera meningsfulla trender och mönster. Det finns även utmaningar att se korrelationer mellan data när de finns i olika system eller kommer från andra datakällor.

Utan rätt verktyg och kompetenser för dataanalys kan dessa värdefulla insikter förbli oupptäckta, vilket resulterar i suboptimala kategoristrategier.

2. Strukturella utmaningar

Utöver datarelaterade utmaningar, kan inköpsorganisationer även stöta på strukturella hinder. Dessa utmaningar kan sträcka sig från brist på samordning mellan olika inköpsfunktioner, till otillräckliga färdigheter inom organisationen eller en ineffektiv governance struktur.

Betrakta en inköpsorganisation där olika team hanterar olika inköpskategorier utan någon större grad av samordning eller samarbete internt eller med nyckelintressenter. Denna brist på samordning kan resultera i inkonsekventa strategier och missade möjligheter att dra nytta av skalekonomi. I värsta fall kan detta leda till överlappande eller till och med motstridiga inköpsaktiviteter.

Även kompetensbrist kan vara ett strukturellt hinder. Utan tillräcklig kompetens inom dataanalys, förhandlingsteknik eller kategorispecifik kunskap kan det vara svårt att utveckla och genomföra effektiva kategoristrategier. Bristande stöd från ledningen kan ytterligare förvärra dessa utmaningar, eftersom det kan förhindra nödvändiga investeringar i verktyg, utbildning och processförbättringar.

3. Fel tidshorisont

En tredje utmaning ligger i att bestämma rätt tidshorisont för strategiska planer. Ofta fokuserar organisationer på att uppnå kortsiktiga mål, vilket kan gå ut över utvecklingen av långsiktiga strategier. Till exempel kan inköpsorganisationer lägga stort fokus på att minska kostnaderna på kort sikt. Det kommer att påverka förmågan att bygga långsiktiga och fruktbara relationer med leverantörer.

Detta är problematiskt eftersom en alltför kortsiktig inriktning kan förhindra organisationen från att utnyttja långsiktiga möjligheter. En tidshorisont på minst 3-5 år kan ge inköpsorganisationen den flexibilitet och det perspektiv som krävs för att inkludera och planera för långsiktiga mål och initiativ, som att etablera nya leverantörsrelationer, investera i ny teknik för dataanalys eller genomföra stora förändringar i inköpsprocessen.

4. ESG: Ökad komplexitet och högre krav

Utöver ovanstående utmaningar innebär den växande betydelsen av miljömässiga, sociala och styrningsrelaterade (ESG) faktorer ytterligare en nivå av komplexitet. ESG-faktorer påverkar allt från leverantörsval till produktval och processdesign, och behöver integreras i kategoristrategierna.

Exempelvis kan ett företag som strävar efter att minska sin miljöpåverkan behöva omvärdera sina leverantörsrelationer och kanske till och med ändra hela sin inköpsprocess för att säkerställa att leverantörerna uppfyller företagets ESG-krav. Detta kan innebära att företaget behöver utvärdera och övervaka leverantörernas arbetsförhållanden, miljöprestanda och företagsetik. Det ökar komplexiteten i inköpsprocessen.

Ett effektivt strategiarbete kräver förändringar

Att övervinna dessa utmaningar kräver både strategiska och operativa förändringar. Inköpsorganisationer behöver investera i rätt dataverktyg, anpassa sin organisationsstruktur för att bättre stödja inköpsfunktionen, förlänga tidshorisonten för den strategiska planeringen och integrera ESG-faktorer i sina kategoristrategier. Nedan följer några konkreta steg för att lösa de utmaningar som har identifierats:

1. Digitalisering: Moderna dataverktyg och teknologilösningar kan hjälpa inköpsorganisationer att bearbeta, analysera och dra nytta av stora mängder data. Dessa verktyg kan även underlätta samarbete och samordning mellan olika inköpsteam.
2. Utbildning och kompetensutveckling: Se till att inköpspersonalen regelbundet får utbildning i relevanta områden, såsom dataanalys, förhandlingsteknik, och ESG-kriterier. Detta stärker organisationens interna kapabiliteter och ser till att alla är utrustade med rätt kunskap för att ta informerade beslut.
3. Förbättrad intern kommunikation: Skapa forum och plattformar där inköpsteam kan diskutera, dela bästa praxis och samordna aktiviteter. Detta minskar riskerna för felprioritering och hjälper organisationen att dra nytta av gemensamma lärdomar.
4. Incitament för långsiktigt tänkande: Genom att sätta tydliga långsiktiga mål, och att regelbundet påminna teamen om dessa, kan du säkerställa att kortsiktiga mål inte krockar eller förhindrar organisationens övergripande vision.
5. Integrera ESG-faktorer: Förutom att uppfylla lagkrav, bör inköpsorganisationer aktivt överväga hur de kan bidra till företagets hållbarhetsmål. Det kan innebära att man omvärderar leverantörsrelationer, anpassar inköpsbeslut för att spegla ESG-prioriteringar eller tar initiativ till projekt som förbättrar företagets miljömässiga eller sociala påverkan.
6. Ständiga förbättringar: Uppmuntra en kultur där ständiga förbättringar är normen. Genom regelbunden feedback och översyn av nuvarande processer och strategier, kan inköpsorganisationer ständigt justera och förbättra sina metoder.
7. Bygg starka relationer internt: Genom att förstå de olika intressenternas behov och kommunikationsstilar kan man proaktivt hantera och svara på interna påtryckningar på ett sätt som upprätthåller organisationens övergripande strategi samtidigt som den bygger broar med andra delar av företaget.

På det här viset kan man skapa kategoristrategier som inte bara stödjer företagets vision och mål, utan också hjälper organisationen att blir mer agila och dra nytta av nya möjligheter. Genom att investera i dataverktyg, utbilda personal och skapa en kultur som stödjer långsiktiga strategiska aktiviteter kan inköpsorganisationer övervinna de utmaningar de står inför och bli en verklig strategisk partner som bidrar till företagets framgång.

Vikten av uthållighet

Strategier bidrar till uthållighet. I dagens affärslandskap stöter inköpsorganisationer inte bara på externa utmaningar, utan även från interna intressenter. Interna påtryckningar, såsom kortsiktiga finansiella mål, politik inom organisationen eller förändrade företagsstrategier, kan ibland försöka påverka strategiska beslut. I dessa situationer blir uthållighet en kritisk egenskap.

Uthållighet i denna kontext handlar inte bara om att ”hålla ut”, utan om att ha förmågan att hålla fast vid en strategi eller plan när man vet att den är välgrundad, även när det uppstår interna påtryckningar. Fakta och data spelar en nyckelroll för att stödja denna uthållighet. Genom att ha en stark faktabas som underlag kan inköpsorganisationer:

• Bevisa sin ståndpunkt: Med konkreta data kan man demonstrera varför en viss strategi eller beslut har tagits. Detta kan användas som en sköld mot kritik eller förslag om att ändra riktning baserat på kortsiktiga mål eller personliga agendor.
• Skapa förtroende: Ju mer inköpsfunktionen kan stödja sina beslut med fakta och data, desto större förtroende kan de bygga internt. Detta kan i sin tur minska mängden interna påtryckningar över tid, eftersom organisationen kommer att lita mer på inköpsavdelningens beslut.
• Förankring av beslut: För att säkerställa framgångsrik implementering av strategier och beslut inom inköpsområdet är det avgörande att dessa beslut förankras och fattas av organisationens eller projektets nyckelintressenter. När beslutsprocessen involverar ledande individer och team från relevanta avdelningar kan de dra nytta av varandras insikter, erfarenheter och expertis. Vidare, när dessa nyckelpersoner är delaktiga i beslutsprocessen och kan se hur beslut är stödda av fakta och data, blir de inte bara mer benägna att stödja besluten utan också mer engagerade i implementeringen.
• Kontinuerligt utvärdera: Genom att regelbundet granska och uppdatera sin data kan inköpsfunktionen säkerställa att den håller sig på rätt spår. Om data pekar på att en justering av strategin är nödvändig, kan detta göras proaktivt snarare än som en reaktion på interna påtryckningar eller magkänsla.

Vi på EFFSO AB är specialiserade på att hjälpa företag att övervinna de utmaningar som beskrivsh är ovan. Vi har stor erfarenhet av att stödja företag i att utveckla sin inköpskapabilitet för att leverera ett högre affärsvärde. Våra experter förstår de många utmaningar som inköpsorganisationer står inför och har praktisk erfarenhet av att hjälpa företag att navigera genom dem. Genom åren har vi stöttat ett otal antal företag i framtagandet av effektiva kategoristrategier inom en rad viktiga områden. Kontakta oss idag för att lära dig mer om hur vi kan hjälpa ditt företag att övervinna de utmaningar som finns på vägen till en mer effektiv och lönsam inköpsprocess!

Skriven av:

Philip Rasch, affärsutvecklingsansvarig EFFSO Syd