En vanlig riktlinje för inköpsavdelningar är att det är viktigt att konsolidera sin spend till ett färre antal leverantörer. Inköp samlar volymer hos färre leverantörer för att få bättre priser och mer effektiva processer, vilket i sin tur sparar organisationen pengar. Trots detta är det inte ovanligt att det smyger sig in några leverantörer som organisationen tycker att ”vi bara måste ha”.
För att minska organisationens tail spend (många leverantörer med små volymer), är det viktigt att inköp inte bara tittar på pris per enhet för dessa leverantörer, utan även pekar på att processkostnaderna ökar när antalet leverantörer blir fler.
Illustration av tail spend
Eftersom besparingarna baserade på konsoliderade volymer kan vara svåra att beräkna på förhand kan det vara en fördel för inköpsavdelningen att i stället fokusera på de interna kostnader som uppkommer vid införande av en ny leverantör. Dessa kostnader riskerar även att öka i takt med att högre krav ställs på Due Diligence i leverantörskedjan. Därför är det en god idé att se över dessa interna kostnader redan idag.
Grunden för beräkningen i alla dessa kostnadsposter bör vara:
Tid spenderad på aktiviteten * timkostnad för anställd = Processkostnad
Att hitta en ny leverantör tar mer tid än vi tror
Den första stora kostnadsposten när det gäller tail spend är tiden som behövs för att hitta en ny leverantör. I normalfallet är det inköpsavdelningen som lägger ner tiden på att hitta nya leverantörer, men när en organisation hamnat i ett läge med ett stort antal leverantörer i sin tail spend är detta oftast inte fallet.
I denna kostnadspost ska även tid som läggs på sökning, initiala kontakter och för-kvalifikation av en leverantör räknas in. Det som är viktigt att ha med sig för att få till en bra uppskattning av kostnaderna är att inte bara räkna tiden för den leverantör som slutligen väljs, utan att även räkna med tidsåtgången för de leverantörer som faller bort på vägen.
Kostnaderna i det här steget är inte återkommande för en leverantör, men bör tas med i kommunikationen kring varför nya leverantörer inte bör införas utan inköps inrådan.
Högre krav ökar tiden för att implementera en ny leverantör
Den andra stora kostnadsposten för att ta in och behålla en leverantör är implementation. Många inköpsavdelningar behöver genomföra allt fler uppföljningar (audits) av sin leverantörsbas som en del av företagets hållbarhets- och kvalitetsarbete. Detta driver tid och kostnad för inköpsavdelningen (och/eller kvalitetsavdelningen).
Att kommunicera detta till hela organisationen samt att försöka sätta en prislapp på det är viktigt i och med att detta är en relativt ny företeelse i många organisationer. Det är också viktigt att ha med sig att dessa revisioner behöver ske med jämna mellanrum och att denna kostnad därför blir återkommande.
Inköpsavdelningen lägger ofta mycket tid på att förhandla fram ett kontrakt och implementera leverantören i diverse inköpsprocesser som exempelvis avropskanaler, betalningsportaler, ERP- och SRM-system osv. Här läggs en massa tid på olika avdelningar som inköp, godsmottagning och ekonomi.
Att underhålla en leverantörsbas kräver resurser
Den sista gruppen av kostnader är alla de löpande aktiviteter som organisationen behöver göra för att upprätthålla relationen med leverantören. En av de stora kostnaderna här är transaktionerna. Transaktioner i detta fall innefattar allt det arbete från att behovet av en produkt uppstår till att en faktura betalas. En genomsnittlig transaktion kostar – i EFFSO:s erfarenhet – någonstans mellan 50 till 150 SEK i intern tid och en stor och spridd leverantörsbas genererar alltid fler transaktioner än en konsoliderad. Här finns en enorm potential att hämta hem.
Det förekommer också alltid en generell uppföljning med leverantörer, vilket även nämnts tidigare. Priser förhandlas om, information behöver uppdateras i interna system och inköp har mer eller mindre regelbundna möten med sina leverantörer.
Vår erfarenhet är att många strategiska inköpare lägger upp emot 80 procent av sin tid på operativa frågor och bara 20% på strategiska frågor – detta innan en full implementation av kategoristyrt inköp ska sägas. Med andra ord vet vi att här finns det enormt mycket tid att spara. Tid som kan generera högre värde om den fokuseras på något mer produktivt.
Vad gör vi med informationen?
En analys av kostnaden för att hitta och hantera en leverantör har flera syften. Den mest uppenbara användningen är att kommunicera vad kostnaden av det nuvarande beteendet – att ta in nya leverantörer utan kontroll från inköp – kostar. Ett annat är att förbättra företagets interna processer kring leverantörsaktivering. Den sista, och kanske viktigaste, är att kunna resursplanera sin organisation när nya krav ställs på uppföljning av leverantörsbasen.
Oavsett syfte är det en analys som är värd att göra för att hamra hem den gamla sanningen om att det finns pengar att spara på att konsolidera sin leverantörsbas och backa upp detta med rykande färska fakta. Det är värt att påminna om att det finns stora besparingar som kan realiseras genom att konsolidera leverantörsbasen.
Nyckeln för att komma igång med detta arbete är att ha en uppdaterad och relevant spendanalys på plats. Det gör att ni får en samlad bild av vilka leverantörer ni använder och på vilket sätt. Vill ni ha hjälp med det eller strukturella förbättringar för att gå till roten med tail spend tveka inte att höra av er till oss på EFFSO. Vi kan hjälpa till med både spendanalys och en potentialbedömning.
