Inköpsanalyser till grund för effektivitet

Nyligen gick Finansdepartementet ut och meddelade att Ekonomistyrningsverket har fått i uppdrag att utreda hur inköpsanalyser kan påverka effektiviteten i statliga myndigheters inköpsverksamheter.

På EFFSO tycker vi att detta är mycket positivt. Vår erfarenhet pekar tydligt på att faktabaserade analyser är en av grunderna för att inte bara skapa kostnadseffektivitet och resurseffektivitet, utan också för att uppnå andra effekter.Det handlar om alla typer av effekter i linje med organisationens mål, t ex funktion/kvalitet, hållbarhet, socialt ansvar och innovation.

Faktabaserade analyser är viktiga för de åtgärder och beslut som behövs för att hantera de resursmässiga utmaningarna i offentlig sektor. De utgör en viktig del av det tvärfunktionella metodiska arbetet med strategisk inriktning. I tillägg till det är en tydlig mål- och resultatinriktning och en god kompetens i organisationen viktiga förutsättningar för att analyserna ska kunna leda till resultat.

De här elementen finns redan i den nationella upphandlingsstrategin som kom 2016.  Faktabaserade analyser nämns på flera ställen, bl a i det övergripande första inriktningsmålet ” Offentlig upphandling som strategiskt verktyg för en god affär”.

En viktig del i det breda begreppet ”faktabaserade analyser” är spendanalysen, dvs analys av våra inköpsmönster – vad köper vi, hur mycket köper vi, från vem köper vi, vem internt köper, när köper vi etc. För att lyckas med att göra en meningsfull spendanalys som kan ligga till grund för förbättringsarbetet behövs ett effektivt och flexibelt systemstöd.
Det är oftast här man börjar ett förändringsarbete. En spendanalys kan skapa den nödvändiga insikten, och den är sedan en viktig del i olika beslutsunderlag. Bl a är den viktig som underlag för vad som ska prioriteras – man kan ju inte ta sig an alla inköpsområden på en gång.

Ytterligare analyser tillkommer sedan i det fortsatta strategiska inköpsarbetet, t ex analyser av behov, totalkostnad, leverantörsmarknad, hållbarhetspåverkan. Vi behöver också analysera våra processer, vårt systemstöd och inte minst vår kompetens för att förstärka förbättringsarbetet. Analyserna ska utmynna i prioriterade planer som i sin tur ska leda till handling och resultat som ska följas upp.

Vår mångåriga erfarenhet från uppdrag i myndigheter, regioner, kommuner och företag visar på vikten av inköpsanalyser. Vi upplever dagligen i det arbete vi gör tillsammans med olika organisationer och företag hur relevanta analyser ligger till grund för förbättringar ur flera aspekter.

Vi tycker att uppdraget till Ekonomistyrningsverket ligger helt rätt i tiden. Det är ett initiativ som på ett avgörande sätt kan bidra till utvecklingen av inköpsverksamheten i statliga myndigheter, och även i övriga delar av offentlig sektor, inte minst i regioner och kommuner. Det är mycket positivt att se att arbetet med att utveckla inköp och upphandling i offentlig sektor fortsätter.

Läs mer

Länk till Finansdepartementets pressmeddelande:
https://www.regeringen.se/pressmeddelanden/2022/11/inkopsanalyser-ska-oka-effektiviteten-i-statliga-myndigheter/

Länk till den nationella upphandlingsstrategin:
https://www.regeringen.se/49eaf7/globalassets/regeringen/dokument/finansdepartementet/pdf/2016/upphandlingsstrategin/nationella-upphandlingsstrategin.pdf

Mer om genomförande och uppföljning av den nationella upphandlingsstrategin:
https://www.upphandlingsmyndigheten.se/styra-och-leda-inkopsverksamhet/nationella-upphandlingsstrategin/

En rapport om effektivare offentlig upphandling från Svenskt Näringsliv – läs bl a avsnitt 8.1:
https://www.svensktnaringsliv.se/sakomraden/valfard-och-offentlig-sektor/effektivare-offentlig-upphandling-mer-nytta-for-pengarna_1004654.html

Besparingsinitiativ: Våga lägg tid på analysfasen

När ekonomin bromsar in får inköp ofta det tunga ansvaret att begränsa utgifterna. Detta kan göras på ett flertal sätt, från långsiktigt inköpsarbete via kategoristyrning till kortsiktiga lösningar som köpstopp för att drastiskt reducera kostnaderna. En attraktiv mellanväg är riktade besparingsinitiativ. Det betyder att inköp använder flertalet verktyg som finns att hämta i kategoristyrningens verktygslåda…

Riskanalys och riskhantering

Process för riskanalys En riskanalys är det första man gör i en riskhanteringsprocess. En riskanalys består av riskidentifiering, riskskattning och riskvärdering. Processen kan se ut på följande sätt:   Inledningsvis identifierar man riskerna. Denna riskidentifikation följer ofta förutbestämda checklistor. När man har identifierat  riskerna utser man ansvariga som får utreda riskerna ytterligare. I nästa steg…

Nyckeltal, mätetal, KPI

För en effektiv styrning av egen såväl som leverantörers produktion är det viktigt att mäta olika parametrar. Vi kallar mätvärdena för antingen nyckeltal, mätetal, prestationsmått eller KPI (Key Performance Indicator som en del benämner kritiska prestationsindikatorer). På engelska använder man även termen performance metrics. Mätning kan ske i olika delar av den egna eller leverantörens…