Besparingsinitiativ: Våga lägg tid på analysfasen

När ekonomin bromsar in får inköp ofta det tunga ansvaret att begränsa utgifterna. Detta kan göras på ett flertal sätt, från långsiktigt inköpsarbete via kategoristyrning till kortsiktiga lösningar som köpstopp för att drastiskt reducera kostnaderna. En attraktiv mellanväg är riktade besparingsinitiativ. Det betyder att inköp använder flertalet verktyg som finns att hämta i kategoristyrningens verktygslåda men fokuserar på de aktiviteter och kategorier som kan ge resultat i närtid. Här gäller det att inte springa på bollen direkt. Om man gör det riskerar man att missa alla de möjligheter som uppstår när konjunkturen viker och maktbalansen mellan köpare och säljare förskjuts till köparens fördel. Att ta sig tid att analysera möjligheterna och prioritera kommande aktiviteter är väl investerad tid.

Under det senaste året så har vi sett flera tecken på en inbromsande ekonomi, potentiellt sett är vi till och med på väg in i en lågkonjunktur. Orsakerna är välkända vid det här laget: Rysslands anfallskrig mot Ukraina, efterverkningar av COVID-19, höga energi- och bränslepriser samt geopolitisk stabilitet har lett till en kraftig inflation.

Under en högkonjunktur finns det oftast en hög efterfrågan inom de flesta leverantörsmarknader och utbudet är anpassat därefter. Som leverantör har du en stark maktposition i relation till köparen vilket innebär att priserna är relativt höga. Under en normal lågkonjunktur däremot, förskjuts maktbalansen långsamt från säljare till köpare i takt med att marknaden anpassar sig efter den minskade efterfrågan.

Window of opportunity

Under tiden som maktbalansen förskjuts till köparens fördel uppstår ett ”window of opportunity” för inköp. Idag har säkert alla inköpsavdelningar märkt av att leverantörer är mer på tårna än vanligt. Det är ett tydligt tecken på att maktbalansen håller på att förändras.

Det positiva för inköp är att under den här perioden finns väldigt bra förutsättningar för att sänka kostnader samtidigt som det finns möjlighet att skapa goda långsiktiga affärer. Med goda långsiktiga affärer menar vi en ”win-win” situation mellan köpare och säljare, där köparen kan nyttja fördelaktiga villkor i utbyte mot att leverantören får en långsiktig säkerhet.

Denna ”win-win” situation är oerhört värdefull för båda parter under en lågkonjunktur, där varje krona in för en leverantör mycket mer värd idag än vad den var för ett år sedan.

Window of opportunity

Det är viktigt för inköp att nyttja denna ”window of opportunity” för när ekonomin studsar tillbaka stängs fönstret och maktbalansen förskjuts tillbaka till leverantörsmarknadens fördel. När efterfrågan på tjänsterna så småningom ökar igen har leverantörerna anpassat sin kapacitet efter marknadens efterfråga och priserna går upp igen. Därför är det viktigt att göra besparingsinitiativ under ”window of opportunity” för att kunna dra nytta av en lägre prisnivå även under återhämtningsfasen.

Olika metoder för att hämta hem besparingar

Det finns flera olika typer av aktiviteter som inköp kan genomföra för att förbättra resultatet. De vanligaste är dock kategoristyrning, kostnadsreduceringsprogram och allmänna besparingsinitiativ. Vilken väg man väljer handlar främst om vilka målsättningar och förutsättningar man har samt vilken tidshorisont man har att förhålla sig till.

Kategoristyrning

Det är en kontinuerlig process för att löpande identifiera och implementera förbättringar inom respektive kategori. Det en evergreen-process där man aldrig blir riktigt färdig. Fördelen är att man har tillgång till alla hävstänger inom inköp, exempelvis att förbättra kommersiella villkor, optimera processer och specifikationer, minska behov. Allt för att optimera totalkostnaden. Vinsterna kommer dock inte direkt utan kategoristyrning levererar värde i ett längre perspektiv.

Kostnadsreduceringsprogram

Kostnadsreduceringsprogram däremot jobbar i nuet och används när man riskerar att hamna i obestånd eller snabbt behöver förbättra kassaflödet. Det är en desperat åtgärd när övriga alternativ är förverkade. Alla kostnader kan adresseras, exempelvis genom att skjuta upp hyror och fakturor, förlänga betalningsvillkor, förhandla ner priser med nuvarande leverantörer, säga upp abonnemang och tjänster m.m.

Besparingsinitiativ

Å sin sida har besparingsinitiativ en relativt kort tidshorisont men utan att vara lika begränsande som kostnadsreduceringsprogram. Målsättningen är att hämta hem besparingar inom två till sex månader. Till skillnad från kostnadsreduceringsprogram är man oftast inte villig att addera högre kostnad på lång sikt. Inköp har även tillgång till lite fler hävstänger utifrån ett inköpsperspektiv.

I dagsläget, när det finns ett ”window of opportunity” för inköp att agera, är besparingsinitiativ den optimala vägen framåt. Men många inköpsfunktioner börjar agera direkt utan att först göra sin hemläxa. Man skippar helt enkelt analysen, eller gör den snabbt för att komma i gång med det ”riktiga” arbetet. Här finns det mycket att vinna för inköp.

Vikten av analys när man genomför besparingsinitiativ

När det gäller besparingsinitiativ är det just tidsbegränsningen som är den stora skillnaden mot traditionella kategoriprojekt. Man vill realisera besparingar på kort sikt och nyttja det fönster som finns. Däremot ska man inte ta fram ett helt nytt arbetssätt för besparingsinitiativ utan snarare utgå från sin befintliga process och göra nödvändiga justeringar och prioriteringar av aktiviteter utifrån nuvarande situation och förutsättningar.

I sin enkelhet kan vi dela in en inköpsprocess i tre delar: analys, exekvering och implementation. När man startar ett besparingsinitiativ är analysfasen av yttersta vikt eftersom tiden är begränsad och det gäller att fokusera på rätt aktiviteter och rätt kategorier. Har man inte rätt fokus när man börjar agera på leverantörsmarknaden riskerar tiden att springa i väg och fönstret stängas. Med andra ord, en optimal prioritering är A och O.

I analysfasen är det viktigt att analysera potentialen i inköpsvolymen utifrån rådande förutsättningar och påverkande faktorer för att kunna identifiera och prioritera lämpliga inköpsaktiviteter. Resultatet av analysen blir en tydlig handlingsplan av prioriterade aktiviteter som kan leverera påtagligt värde under utsatt tid.

Spendanalys ger stabil faktagrund

Precis som vid traditionellt kategoriarbete är spendanalysen viktig för besparingsinitiativ. Det ger en stabil faktagrund att stå på för att säkerställa prioritering av kategorier med störst potential. Det finns dock ett par viktiga faktorer att beakta när man gör sin spendanalys just för besparingsinitiativ.

Det första är att det blir extra relevant att ha en uppdaterad spendanalys att utgå ifrån. Aktuell data är av yttersta vikt, då många köpmönster förmodligen har brutits de senaste månaderna på grund av rådande omständigheter. Ytterligare en faktor som är extra viktig att ta hänsyn till är prognosen framåt – hur ser våra behov ut för den närmaste tiden? En spendanalys är en backspegel, men i en potentiell lågkonjunktur är köpmönstren osäkra. Kommer organisationen att fortsätta köpa lika mycket av en viss vara eller tjänst de kommande sex till tolv månaderna? Vid prioriteringsarbetet är det viktigt att försöka identifiera kategorier med hög spend framgent.

Då tid är en kritisk faktor vid besparingsinitiativ är det klokt att även avgränsa fokus till enskilda leverantörer först. Först därefter enskilda produkter och/eller tjänster. Det kommer att finnas leverantörer och enskilda produkter/tjänster i icke prioriterade kategorier med stora volymer som är fullt möjliga att avgränsa och prioritera som separata aktiviteter.
Identifiera kategorier där maktbalansen har förskjutits. Har det skett en kraftig förskjutning till köparens fördel inom någon kategori finns möjligheter att göra goda affärer. Försök att i största möjliga mån att identifiera och prioritera aktiviteter inom dessa kategorier.

Lägg även tid på att undersöka om det finns icke-hanterade kategorier med potential. Med stor sannolikhet finns det områden med höga volymer där inköpsfunktionen inte tidigare varit involverad. Det kan finnas stakeholders i organisationen som nu är mer mottagliga för att få hjälp att reducera sina kostnader. I många fall har exempelvis marknads- och IT-avdelningen själva hanterat sina leverantörer, men vi har sett att de vid tider av lågkonjunktur inte har egna resurser att aktivt och framgångsrikt bedriva besparingsprojekt.

Prioritering av besparingsinitiativ

Sammanfattning

För att säkerställa att vi investerar tid och resurser i aktiviteter som verkligen ger effekt är det viktigt att låta analysfasen ta tid. Som en klok kvinna en gång sa: ”Slarva inte, om du inte vill göra någonting två gånger”.

Tänk på att:

  • Se till att ha en aktuell spendanalys
  • Titta inte för mycket bakåt, köpmönster förändras i lågkonjunktur så ta hänsyn till prognosen framåt
  • Våga avgränsa – tidsfaktorn är viktig, fönstret kan stängas fort
  • Identifiera och prioritera kategorier där maktbalansen har förskjutits
  • Undersök om det finns kategorier där inköp inte är involverade
  • Var tydliga med att kommunicera målbilden och att inköp nu jobbar lite annorlunda

 

Då såväl arbetssättet och prioriteringarna skiljer sig mot hur man traditionellt arbetar är det viktigt att man har en tydlig målsättning som är väl förankrad i organisationen. Säkerställ att målsättningen är konkret i både vilket resultat som kan förväntas, när resultatet kan realiseras och vilka förutsättningar som krävs för att leverera. För att kunna leverera inom utsatt tid är det kritiskt att inköpsorganisationen har mandat att äska resurser från verksamheten för de projekt som kommer drivas och att projekt- och beslutsmöten kan hållas med högre frekvens än vid traditionella kategoriprojekt.

Genom att ha en tydlig målsättning kan man redan i analysfasen tidigt bortprioritera aktiviteter eller hela kategorier där man inte kan få nödvändig stöttning från verksamheten.

Lycka till! Och hör av dig till oss på EFFSO om du behöver stöttning.

Inköpsanalyser till grund för effektivitet

Nyligen gick Finansdepartementet ut och meddelade att Ekonomistyrningsverket har fått i uppdrag att utreda hur inköpsanalyser kan påverka effektiviteten i statliga myndigheters inköpsverksamheter. På EFFSO tycker vi att detta är mycket positivt. Vår erfarenhet pekar tydligt på att faktabaserade analyser är en av grunderna för att inte bara skapa kostnadseffektivitet och resurseffektivitet, utan också för…

Riskanalys och riskhantering

Process för riskanalys En riskanalys är det första man gör i en riskhanteringsprocess. En riskanalys består av riskidentifiering, riskskattning och riskvärdering. Processen kan se ut på följande sätt:   Inledningsvis identifierar man riskerna. Denna riskidentifikation följer ofta förutbestämda checklistor. När man har identifierat  riskerna utser man ansvariga som får utreda riskerna ytterligare. I nästa steg…

Skapa kategorispecifika strategier

Bra kategoristrategier är A och O Värdet av att arbeta strukturerat med inköpsorienterade kategoristrategier har dokumenterats av många författare och med dessa som ledljus har de flesta inköpsfunktioner ambitionerna att arbeta strategiskt. Trots det saknar många inköpsfunktioner genomtänkta och förankrade strategier för sina kategorier. Vi på EFFSO har identifierat tre nyckelområden som gör det lättare…