Länge har termen öppna böcker varit en klyscha som en del slänger sig med i tid eller otid. Vissa vet inte alls vad de menar, medan några har ett tydligt syfte, men ganska få har en riktig kristallklar bild av vad som menas.
I ett uppdrag som omfattar öppna böcker uppstår tidigt en diskussion om metoden som ska användas för att skapa transparens. T.ex. är saker som leverantören köper in enkom för ett kunduppdrag ganska enkla att redovisa med avtal eller fakturaunderlag. Men ganska snabbt upptäcker man att underleverantörsavtal innehåller krav på affärssekretess. Det går alltså inte att redovisa kostnader på annat sätt än att klumpa ihop kostnader, så att man inte blottlägger enskilda underleverantörer. Nästa kostnadskategori är egna mantimmar. Här är det förstås enkelt att redovisa tidsåtgång för olika arbetsmoment. Direkta lönekostnader är ganska lätta att redovisa, eftersom de i många yrkeskategorier följer kollektivavtal. Men ganska snabbt kommer kostnadsdiskussionen in på allmänna omkostnader, som försäljning, löneadministration etc. Ska man få insyn i dessa kostnader måste leverantören i princip öppna upp hela sitt redovisningssystem, vilket ytterst få leverantörer kan acceptera. Samma sak gäller maskinkostnader. För att förstå timkostnaden för en maskin måste man få insyn i hela investeringskalkylen, kringkostnader etc. Och även detta är det få som kan eller vill ge ut.
Ett sätt att skapa bra transparens är att lägga en affär i ett gemensamt ägt bolag. Detta har även fördelen att man kan dela på vissa risker. Gemensamt bolag kräver dock att affären är ganska stor, eftersom det kostar pengar att driva ett helt bolag. Det som många mindre uppdrag landar i är att man får blanda redovisningsmetoder. Vissa saker kan redovisas i detalj med full insyn. Annat redovisas med schabloner eller sammanslagna kostnader. I en del sammanhang väljer man transparens för ett mindre område där sådan kan erbjudas.
Vägen till framgång med öppna böcker bygger dock mer på att ha rätt syfte än rätt redovisningsmetod. Om båda parter kan hitta ett syfte som gynnar dem bägge, så blir sättet att redovisa underordnat. Tyvärr missar många att diskutera syftet och här börjar vi nå poängen.
Ett vanligt syfte är att leverantörer önskar en öppen kostnadsredovisning som i sin tur leder till en kostnadsbaserad ersättning. Syftet är alltså att minska risk. På detta sätt får leverantören full kostnadstäckning och liten risk att göra förlust på en affär. Den låga risken belönar man kunden med att riskpremien i försäljningskalkylen blir lägre. Samtidigt ser man ofta i köparled att de öppna böckerna är ett sätt att kontrollräkna kalkyler, samt att identifiera förbättringspotentialer. Tyvärr driver vissa inköpare det till sin spets och försöker skaffa sig förhandlingsfördelar.
Förbättring bör vara allas ledord vid öppna böcker. Genom att dela kunskapen kring vilka kostnaderna är, vad som påverkar dem och hur förädlingskedjan byggs upp kan parterna skaffa sig ett värdefullt instrument för förbättring. Det behöver inte bara innebära att man på traditionellt vis ska jaga kostnader. Det kan även innebära att man gör värdeförbättringar eller minskar kapitalbindning. Till exempel kan parterna tillsammans sätta sig ner och göra en värdeanalys (Value Engineering).
Metoden öppna böcker går hand i hand med förtroende. Det måste finnas ett djupt förtroende mellan parterna. Sviktar förtroendet så minskar transparensen hos leverantören samt köparens tillit till att uppgifterna är korrekta. Om köparen t.ex. använder de öppna böckerna i ett förhandlingsutspel så urgröps förtroendet omedelbart. En rädsla att lämna ut uppgifter uppstår. Därför bör varje diskussion om öppna böcker börja med att repetera syftet.
Alltså – framgång med öppna böcker kräver tydlighet kring tre saker – syfte, förtroende och metod.
