Våga ta klivet in i, stanna kvar och utvecklas i inköpsvärlden!

Svagt intresse för inköp hos studenterna

Enligt Sveriges Ingenjörer var det 2014 mindre än en procent av nyutexaminerade civilingenjörer som började sin karriär inom inköp. Varför är intresset så lågt? Civilingenjörer är idag en vanlig bas för rekrytering av inköpare och varje år examineras ca 3 500 civilingenjörer i Sverige. Under en föreläsning som EFFSO höll på Lunds Tekniska Högskola var intresset svalt när studenterna fick frågan om de hade funderat på att arbeta med inköp.

En anledning till detta är att många studenter associerar inköp med traditionellt inköp, dvs. med enbart avtalsskrivning och orderläggning. Inköp anses även vara ett smalt område att arbeta inom, eftersom det uppfattas som en begränsad del av supply chain management (SCM). Denna uppfattning kan bero på att inköp generellt sett får mindre utrymme i förhållande till SCM i högskoleutbildningarna. Ser man till de största tekniska högskolorna i Sverige (KTH, Chalmers, LTH, LiTH och LTU) erbjuds endast en inköpskurs i civilingenjörsutbildningarna. Detta gör det svårt att väcka studenternas intresse för inköpsområdet samt få dem att förstå vilka karriärvägar som finns.

Inköps ökade betydelse

Inköpsfunktionens ställning i en organisation håller på att förstärkas. Inköpsprofessorn Arjan van Weele menar att eftersom konkurrensen blir hårdare på marknaden riktas toppchefernas uppmärksamhet alltmer mot inköp som en funktion som ska driva verksamheten framåt. I de branscher som har en mogen inköpsfunktion t.ex. fordonsindustrin har inköp större inflytande i produktionen och den slutgiltiga affären. I dessa organisationer ses en tydlig förändring där fokus har flyttats från prispress till att åstadkomma bestående resultat genom att utvärdera totalkostnaden och analysera det värde som inköpet ger upphov till. Vikten har även flyttats från att ta beslut baserade på personliga åsikter till beslutsfattande som grundas på fakta och dataunderlag. När inköpsfunktionen har kommit så långt att den är en naturlig del i projekt- och utvecklingsteamen öppnar sig helt andra möjligheter. Genom att enbart arbeta med årliga prisförhandlingar och konsolideringar når man bara en liten bit på vägen. För att ta de stora kliven måste man arbeta med specifikations- och processförändringar. Det är här vi har sett att inköps inflytande redan i produktionsledet har gett upphov till stora kostnadsbesparingar.

Som anställd i dessa typer av inköpsfunktioner får man större inflytande, möjlighet att driva och skapa förändring, och hela tiden möjlighet att utvecklas genom stimulerande och utmanande arbetsuppgifter. Med större inflytande kommer också större ansvar och förväntningarna på inköp ökar från resten av organisationen.

Förändringen som sker – att inköpsarbetet blir alltmer krävande – begränsas inte till ett antal branscher. Marknaden blir ständigt mer global och konkurrensen hårdnar, vilket leder till behovet av effektivisering och kontinuerlig utveckling för att fortsätta kunna vara konkurrenskraftig. Resultatet blir att inköpsfunktioner får en högre prioritet och mer inflytande, även i organisationer som inte ser inköp som någon stor kostnad.

Kompetensprofilen

Eftersom inköp får en större roll och förväntningarna ökar ställs förändrade krav på kompetensprofilen hos inköparen. Att marknaden efterfrågar andra typer av kompetenser än tidigare är något som vi på EFFSO har insikt i, eftersom vi dels har egna konsulter som driver projekt inom olika branscher och dels hjälper kunder i rekryteringar och interimsuppdrag inom inköp. Istället för erfarenhet och tuff attityd så är det framförallt följande sex kompetenser som efterlyses hos en inköpare.

Ledarskapsförmåga och social förmåga

Inköparen tar ofta den drivande rollen i tvärfunktionella team som tillsammans skapar bestående förändringar i inköpsbeteenden och arbetssätt i en organisation. För att lyckas med utmaningarna är det viktigt att ha en hög social förmåga, ledarskapsförmåga och en stor vilja att driva förändringar. Förmågorna innefattar även strukturella färdigheter som att kunna projektleda, planera och följa upp arbetet samt att även kunna hantera motgångar i projekt.

Analytisk förmåga och affärsmässighet

Inköpare i det strategiska arbetet, behöver ha en hög analytisk förmåga dvs. kunna utföra kvantitativa analyser som t.ex. spendanalyser och totalkostnadsanalyser, såväl som kvalitativa analyser, t.ex. intressentanalyser och leverantörsmarknadsanalyser. Slutsatserna som dras måste kunna sättas samman i sin helhet och tillsammans med förmågan att förstå affärer måste inköparen kunna utforma lämpliga strategier för kategorierna. I begreppet affärsmässighet innefattas även förståelse för generella affärsprocesser, prissättning, försäljning och förhandling.

Kommunikativa färdigheter

Det är av betydelse att inköparen har kommunikativa färdigheter. För att kunna driva igenom förändringar krävs kontinuerlig informationsspridning till olika intressenter i organisationen. Man ska dels på ett tydligt sätt kunna kommunicera nyttan med förändringsarbetet med högre chefer i organisationen och dels med personalen i produktion och även med leverantörer. Att arbeta inom inköp kan även innebära många internationella kontakter, eftersom leverantörerna finns globalt, vilket gör det extra viktigt att bemästra språkliga och kommunikativa färdigheter.

Inköpskunskap

Naturligtvis måste inköparen även ha inköpskunskaper, men vi ser att det är viktigare att personen har förmågorna som nämns ovan, eftersom dessa är svårare att bygga upp.

De kompetenser som listas ovan är i mångt och mycket de kompetenser som efterfrågas hos personer i ledarpositioner som t.ex. projektledare, men även personer i VD-position.

Sammanfattningsvis

Inköparens kärnkompetenser är alltså förmågor och färdigheter som man behöver ha för att leva upp till de krav och förväntningar som den övriga organisationen ställer och kommer att ställa på inköpsfunktionen.

Författarna till denna text är själva relativt nyutexaminerade civilingenjörer och vi kände till en början också tveksamhet inför att ge oss in i inköpsvärlden, men efter att ha tagit steget in är vår självklara uppmaning till andra studenter att våga satsa på inköpsområdet och utvecklas tillsammans med det. Inköp erbjuder spännande utmaningar och en stor möjlighet att påverka en verksamhets resultat. Inköpsvärlden genomgår just nu en spännande förändring och det finns stora möjligheter att utvecklas för den som är analytisk, social och driven med höga ambitioner i karriären.

Mikaela Sundvall                     Susan Dam