Var i inköpsprocessen ska attest ske?

För en tid sen rätade Inköp24 ut begreppen kring olika typer av befogenheter. Ett av dessa, den så kallade attesten, är mer intressant än man skulle kunna tro.

De som varit med ett tag kommer säkert ihåg tiden när fakturorna stämplades med en blankettstämpel där attestanten skulle kråka dit sitt godkännande. På den tiden fanns det egentligen inget annat sätt att sköta det på. Numera sker de allra flesta attesterna elektroniskt i ett fakturahanteringssystem eller inköpssystem. Nu infinner sig också möjligheter att lösa attester på andra sätt. Förutom attest på fakturan kan man lägga den på beställningen, ramavtalet eller artikelnumret. Om de sistnämnda väljs så följer attesten med i systemet tills fakturan anländer och matchas ihop med denna. Med denna systemtekniska finess så vinner man framför allt två saker: 1. Efffektivitet, dvs fakturahanteringen blir snabbare och effektivare, 2. Kostnadskontroll, dvs attestanterna får ett verkligt instrument att styra kostnader, inte bara se fakturor ramla in.

Frågan är nu på vilken processnivå man ska lägga attesten. Lägger man den på artikelnummer får man den i särklass striktaste kostnadsstyrningen. Risken finns dock att systemet blir så strikt och byråkratiskt att medarbetare i slutändan gör vilda köp eller kontantutlägg. Det kan också ge ökade kostnader för att hela tiden registrera nya artikelnummer. Liknande fenomen får man om attesten ligger på ett ramavtal, för då ska det helt plötsligt skrivas ramavtal på allt. Mellanvägen, att lägga attest på beställning är sannolikt bland de vanligare. Här kan attestanten även attestera fritextbeställningar som ju ligger i farozonen för att bli vilda köp. Det mest optimala är om man kan bygga ett system där direkta köp attesteras på artikelnummer, medan indirekta ligger på beställning. Tyvärr är det ofta systembegränsningar som styr processutformningen. Vi inköpare kan alltså inte välja fritt. Det skulle kanske behövas lite lobbying mot systemleverantörerna på den här punkten.