Inköpsbloggen

En inspirationskälla för professionella inköpare

Daglig styrning på inköpsavdelningen

Daglig styrning är en ledningsmetodik som började någonstans ute på ett verkstadsgolv, men successivt har den börjat leta sig in i administrativa miljöer. Sin enkelhet till trots är den helt fenomenal. Därför finns den nu även på en del inköpsavdelningar.

I korthet går den ut på att man dagligen samlas vid ett morgonmöte (ofta 08.45 till 09.00). Alla skriver ner arbetsuppgifter som behöver utföras på post-it-lappar. Till detta läggs en tidsuppskattning samt om det finns några viktiga förutsättningar eller hinder för arbetsuppgiften:

Daglig styrning - Daglig Scrum

Post-it-lapparna grupperas ofta i en matris på ‘white-boarden’. En del har en rad per medarbetare, andra en rad per produktgrupp. I kolumnerna kan man exempelvis ha: väntande, påbörjade och avslutade. Tanken med upplägget är förstås att optimera arbetsfördelningen och få en bra överblick över vad som händer, vad som slirar och vad som fungerar bra. På det här sättet kan chefer och medarbetare reflektera över det som ska åstadkommas och som har åstadkommits.

Daglig styrning verkar fungera bäst i operativ inköpsverksamhet, där arbetsblocken är av begränsad tidslängd. Inköpare med mer taktiska och strategiska arbetsuppgifter kan ibland känna det frustrerande att dela in verksamheten i så här små delar.

Som med all annan ledningsmetodik så är det några managementgurus som lyckats göra vetenskap av den. I de här fallet är det japanerna Hirotaka, Takeuchi och Nonaka. De kallar sin metodik Scrum, följdaktligen kallas daglig styrning för ”daglig Scrum”. I övrigt är det samma sak. Det intressanta med Scrum-metodiken är att man sätter in styrningen i ett större tidsperspektiv. De större arbetsblocken kallas ”sprintar” och är mellan 3 och 30 dagar långa. På detta sätt ges ett bättre utrymme för strategiska och taktiska arbetsuppgifter, samt en mer långsiktig planering.

Slutligen ett tips till de som vill lyckas med daglig styrning eller Scrum: En framgångsfaktor ligger i hur man river av post-it-lapparna från blocket. De som river från sida till sida kan se sina lappar snyggt sittandes kvar i veckor. De som river nerifrån och upp har dem liggande på golvet redan samma dag.

2 kommentarer Daglig styrning på inköpsavdelningen

  1. Ska testa att få in min kommentar på detta inlägg nu när vi uppdaterat kommentarsfunktionaliteten.

    När jag började på EFFSO för strax över ett år sedan med uppdraget att bygga upp och lansera EFFSOs öppna träningar så insåg vi ganska snabbt att det behövdes styrning och daglig delning av information. Med bakgrund inom projektledning och en personlighet som vill ha viss kontroll på vad som händer så tog det knappt två veckor innan vi började jobba med en typ av scrummöten. Varje morgon samlades vi och tog totalt ca 10 minuter att gå igenom följande punkter:

    * Vilka slutprodukter levererades igår?
    * Eventuella problem med gårdagens slutprodukter?
    * Vilka slutprodukter skall levereras idag?

    Då vi hade varsin stor whiteboard så ockuperades en sida av dagens slutprodukter och eventuellt gårdagens ej levererade slutprodukter. På så vis ser alla vad alla planerar att leverera varje dag och min egen upplevelse av detta är att jag fokuserade bättre på varje uppgift och om jag började glida iväg så var det enkelt att komma tillbaka och fokusera då varje slutprodukt var synliga på tavlan.

    Självklart kan du inte köra på i blindo och leverera dag för dag utan du måste vara väl medveten om de mer övergripande uppgifterna som varje leverabel/slutprodukt syftar till att uppnå.

    I detta projekt var den typ av scrum-teknik vi använde mycket effektiv.
    I kort gav det bra styrning, informationsdelning och bättre fokus på varje uppgift vilket gjorde att projektet hela tiden drevs framåt i snabb takt.

  2. Intressant! Inlägget var inte alls EFFSO-inspirerat. Jag hade ingen aning om att EFFSO använde Scrum. Istället var det inspirerat av andra organisationer, exempelvis GKN Driveline.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Läs mer om inköpsprocess


Dela med dig:
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Twitter
  • email
Skriv ut: Skriv ut:  
  • Ladda ner White paper

  • Verktyg för spendanalys

    Vill Du få kontroll över din inköpsvolym? Behöver Du ett verktyg för spendanalys?
    Spendency