Inköpsbloggen

En inspirationskälla för professionella inköpare

Bloggarkiv september 2012

Vad ska det stå på visitkorten?

Den som samlat på sig lite visitkort från inköpare märker snabbt vilken flora av titlar det finns. Någon enhetlig standard verkar knappast finnas och som bloggen belyste för ett par år sen finns det titelinflation.

Sortera man upp sin visitkortssamling i olika mängder går det snabbt att urskilja två olika titelskolor. Den ena försöker antyda vilken ledningsnivå eller beslutsnivå som befattningen tillhör. I denna lära delar man in nivåerna i strategisk, taktisk och operativ:

Inköpartitlar på strategisk, taktisk och operativ ledningsnivå

Inköpartitlar på olika ledningsnivåer

Inköpstitlar sorterade efter strategisk, taktisk och operativ ledningsnivå

Den andra skolan inriktar sig istället på att beskriva vilken inköpskategori som befattninngen är inriktad på. Här finns exempelvis:

  • Legoinköpare
  • Travel manager
  • Råvaruinköpare
  • Maskininköpare
  • Virkesuppköpare.

Men vilken av skolorna bör man välja? Vid interna kontakter inom en organisation är det sannolikt mer intressant att kommunicera vilken inköpskategori man arbetar med, eftersom ledningsnivå och arbetsuppgifter framgår på annat sätt. I externa kontakter blir istället beslutsnivån mer intressant, eftersom inköpskategorin är mer underförstådd. Det bästa är kanske att kombinera de två världarna, exempelvis:

  • Kategoriansvarig inköpare, produktionsmaterial
  • Sourcingspecialist, IT-system
  • Logistikinköpare, legobearbetning

Den som vill se en standardisering lär dock få vänta. Att inköpartiteln skulle kunna bli skyddad är nog inte heller att tänka på. Nej, det är nog bara fantasin som sätter gränser för vad som kan hittas på.

Läs förslag till fler inköpartitlar i bifogad fil (öppnas i nytt fönster)

Kunskap sprider sig som ringar på vattnet

År 1832 kom världens första bok som handlade om inköp. Sedan dess har det producerats hyllmetrar på engelska, tyska med flera språk. På det svenska språket har det dock dröjt. Först 1955 publicerades den första boken på svenska och inte har det gått så snabbt därefter. Det är endast de 25 senaste åren som erbjudit lite fler titlar:

Detta kan givetvis förklaras med att Sverige är ett litet land i världens utkanter och att svenska språket är ett litet språk. Men man kan även på andra sätt se att intresset för inköp inte varit lika stort i Sverige som i övriga delar av världen. Exempelvis har antalet vetenskapliga artiklar från Sverige varit i stort sett obefintligt före 1970-talet. De första doktorsavhandlingarna på området kom först 1975. En svensk professur i ämnet fick vänta ända till 2005.

Men nu visar utveckling en starkt uppåtgående trend. Inte mindre än tolv svenska universitet och högskolor satsar på både forskning och utbildning inom inköpsområdet. Några har även särskilda professurer med tydlig inköpsstämpel.

K=Kurs(er), F=Forskning; inom inköp/supply chain

Effekten är given: Professorer utbildar doktorander. Doktorander utbildar studenter. Studenterna tar med sig kunskaperna ut i yrkeslivet och visar hur effektivt inköp kan bedrivas i praktiken. Förlorad tid kommer att tas igen!

Powerpoint med bildmaterial (öppnas i nytt fönster)

Daglig styrning på inköpsavdelningen

Daglig styrning är en ledningsmetodik som började någonstans ute på ett verkstadsgolv, men successivt har den börjat leta sig in i administrativa miljöer. Sin enkelhet till trots är den helt fenomenal. Därför finns den nu även på en del inköpsavdelningar.

I korthet går den ut på att man dagligen samlas vid ett morgonmöte (ofta 08.45 till 09.00). Alla skriver ner arbetsuppgifter som behöver utföras på post-it-lappar. Till detta läggs en tidsuppskattning samt om det finns några viktiga förutsättningar eller hinder för arbetsuppgiften:

Daglig styrning - Daglig Scrum

Post-it-lapparna grupperas ofta i en matris på ‘white-boarden’. En del har en rad per medarbetare, andra en rad per produktgrupp. I kolumnerna kan man exempelvis ha: väntande, påbörjade och avslutade. Tanken med upplägget är förstås att optimera arbetsfördelningen och få en bra överblick över vad som händer, vad som slirar och vad som fungerar bra. På det här sättet kan chefer och medarbetare reflektera över det som ska åstadkommas och som har åstadkommits.

Daglig styrning verkar fungera bäst i operativ inköpsverksamhet, där arbetsblocken är av begränsad tidslängd. Inköpare med mer taktiska och strategiska arbetsuppgifter kan ibland känna det frustrerande att dela in verksamheten i så här små delar.

Som med all annan ledningsmetodik så är det några managementgurus som lyckats göra vetenskap av den. I de här fallet är det japanerna Hirotaka, Takeuchi och Nonaka. De kallar sin metodik Scrum, följdaktligen kallas daglig styrning för ”daglig Scrum”. I övrigt är det samma sak. Det intressanta med Scrum-metodiken är att man sätter in styrningen i ett större tidsperspektiv. De större arbetsblocken kallas ”sprintar” och är mellan 3 och 30 dagar långa. På detta sätt ges ett bättre utrymme för strategiska och taktiska arbetsuppgifter, samt en mer långsiktig planering.

Slutligen ett tips till de som vill lyckas med daglig styrning eller Scrum: En framgångsfaktor ligger i hur man river av post-it-lapparna från blocket. De som river från sida till sida kan se sina lappar snyggt sittandes kvar i veckor. De som river nerifrån och upp har dem liggande på golvet redan samma dag.

Travel management

Travel manager är en inköpartitel som blir allt vanligare. Innebörden är kategoriansvarig inköpare med ansvar för resor, hotell och andra närliggande inköpskategorier. Ganska snabbt klassificerar man dessa tjänster som kraljics hävstångs- och stapelkategorier, med andra ord borde det innebära ett okomplicerat inköparliv. Men ack så man kan bedra sig. Förvisso stämmer kraljicklassificeringen, men många ‘travel managers’ vittnar om en ganska komplicerad tillvaro. Några exempel:

Det första problemet som infinner sig för många travel managers är bristen på spenddata. Detta beror på att de flesta köp görs genom kontantutlägg, kreditkort mm, som sedan redovisas på reseräkningar. I bästa fall kan man vi lönesystemet plocka ut vilka platser medarbetarna rest till. I en del fall går det att få statistik via resebyråer och kreditkortsutgivare, men denna är nästan alltid ofullständig eftersom en del medarbetare vill gå egna vägar.

Ett par stora problem för travel managers är upphandling och ramavtal. Det som ställer till med problem är att resebranschen sedan lång tid är präglad av så kallad ‘revenue management’, dvs intäktsoptimering. Denna innebär att man tillämpar dynamisk prissättning. Tydligast är denna på resor men finns även på hotell. Ramavtal (med bra nettopriser) är ett hot mot denna prissättningsmetod, vilket innebär att det kan vara svårt att teckna bra ramavtal. I sin tur betyder detta att en del medarbetare kommer att kunna göra vilda köp till bättre priser än ramavtalen och följden blir att ramavtalen urholkas. Vidare finns det uppsjöar av komfortklasser och bokningsflexibiliteter. Dessa gör att ramavtalen ibland utgör enorma prismatriser. I en konkurrensutsatt upphandling blir det dessutom en grannlaga uppgift att objektivt jämföra dessa prismatriser.

Kommunikation är en stor utmaning för en travel manager. Detta beror på att inköpskategorierna är sådana som ofta avropas av ett mycket stort antal medarbetare. Allt det arbete som travel managern lagt ner på att finna bra leverantörer, tjänsteutbud, avropslösningar mm måste basuneras ut i organisationen om det ska göra någon nytta. Likaså behövs en bra återkoppling för att utbudet ska kunna utvecklas. Intranät, portaler mm i all ära, men det krävs mycket mer än så av en skicklig travel manager. Proffsen jobbar via personaltidningar, sociala media och fysisk närvaro bland användarna.   

Trots nämnda problem finns det hopp. Exempelvis kan man genom strategiskt samarbete med resebyråer utveckla tjänsteutbudet. Det går att skapa enkla e-lösningar för att beställa resor, taxi, hotell etc. En aktiv dialog med användarna skapar en organisationsgemensam syn för hur denna inköpskategori bäst hanteras.

Var i inköpsprocessen ska attest ske?

För en tid sen rätade Inköp24 ut begreppen kring olika typer av befogenheter. Ett av dessa, den så kallade attesten, är mer intressant än man skulle kunna tro.

De som varit med ett tag kommer säkert ihåg tiden när fakturorna stämplades med en blankettstämpel där attestanten skulle kråka dit sitt godkännande. På den tiden fanns det egentligen inget annat sätt att sköta det på. Numera sker de allra flesta attesterna elektroniskt i ett fakturahanteringssystem eller inköpssystem. Nu infinner sig också möjligheter att lösa attester på andra sätt. Förutom attest på fakturan kan man lägga den på beställningen, ramavtalet eller artikelnumret. Om de sistnämnda väljs så följer attesten med i systemet tills fakturan anländer och matchas ihop med denna. Med denna systemtekniska finess så vinner man framför allt två saker: 1. Efffektivitet, dvs fakturahanteringen blir snabbare och effektivare, 2. Kostnadskontroll, dvs attestanterna får ett verkligt instrument att styra kostnader, inte bara se fakturor ramla in.

Frågan är nu på vilken processnivå man ska lägga attesten. Lägger man den på artikelnummer får man den i särklass striktaste kostnadsstyrningen. Risken finns dock att systemet blir så strikt och byråkratiskt att medarbetare i slutändan gör vilda köp eller kontantutlägg. Det kan också ge ökade kostnader för att hela tiden registrera nya artikelnummer. Liknande fenomen får man om attesten ligger på ett ramavtal, för då ska det helt plötsligt skrivas ramavtal på allt. Mellanvägen, att lägga attest på beställning är sannolikt bland de vanligare. Här kan attestanten även attestera fritextbeställningar som ju ligger i farozonen för att bli vilda köp. Det mest optimala är om man kan bygga ett system där direkta köp attesteras på artikelnummer, medan indirekta ligger på beställning. Tyvärr är det ofta systembegränsningar som styr processutformningen. Vi inköpare kan alltså inte välja fritt. Det skulle kanske behövas lite lobbying mot systemleverantörerna på den här punkten.

Strategisk offentlig upphandling

I somras kom boken med nämnda namn. Det är en ganska ovanlig bok om offentlig upphandling därför att den faktiskt lyfter blicken från det reglerade upphandlingsförfarandet. Istället tar den sikte på att beskriva en möjlig framgångsväg för en inköpsorganisation som verkar i det offentliga.

Boken handlar om hur Växjö kommun nåt framgång med sin inköpsorganisation, inköpsstrategier etc. Den bygger på många praktiska tips och exempel som andra inköps- och upphandlingsorganisationer, med fördel kan låt sig inspireras av.  Den teoretiska basen är inte så tung, men i vart fall refererar man till den förenklade kraljicmatris som publicerades här på bloggen för ett par år sen. Det får betraktas som en sensation inom svensk upphandlingslitteratur att Kraljis matris nämns – det vill vi se mer av!

Det är en lättläst, kärnfull och inspirerande bok. Ett absolut måste att läsa för alla inköpare som verkar inom kommunal upphandling. Tyvärr är den lite kort, cirka 80 sidor text, resten är bilagor från Växjö kommun.

Köp boken Strategisk offentlig upphandling på:

Adlibris för 297 kronor.

Bokus för 310 kronor

  • Ladda ner White paper

  • Verktyg för spendanalys

    Vill Du få kontroll över din inköpsvolym? Behöver Du ett verktyg för spendanalys?
    Spendency