Travel management

Travel manager är en inköpartitel som blir allt vanligare. Innebörden är kategoriansvarig inköpare med ansvar för resor, hotell och andra närliggande inköpskategorier. Ganska snabbt klassificerar man dessa tjänster som kraljics hävstångs- och stapelkategorier, med andra ord borde det innebära ett okomplicerat inköparliv. Men ack så man kan bedra sig. Förvisso stämmer kraljicklassificeringen, men många ’travel managers’ vittnar om en ganska komplicerad tillvaro. Några exempel:

Det första problemet som infinner sig för många travel managers är bristen på spenddata. Detta beror på att de flesta köp görs genom kontantutlägg, kreditkort mm, som sedan redovisas på reseräkningar. I bästa fall kan man vi lönesystemet plocka ut vilka platser medarbetarna rest till. I en del fall går det att få statistik via resebyråer och kreditkortsutgivare, men denna är nästan alltid ofullständig eftersom en del medarbetare vill gå egna vägar.

Ett par stora problem för travel managers är upphandling och ramavtal. Det som ställer till med problem är att resebranschen sedan lång tid är präglad av så kallad ’revenue management’, dvs intäktsoptimering. Denna innebär att man tillämpar dynamisk prissättning. Tydligast är denna på resor men finns även på hotell. Ramavtal (med bra nettopriser) är ett hot mot denna prissättningsmetod, vilket innebär att det kan vara svårt att teckna bra ramavtal. I sin tur betyder detta att en del medarbetare kommer att kunna göra vilda köp till bättre priser än ramavtalen och följden blir att ramavtalen urholkas. Vidare finns det uppsjöar av komfortklasser och bokningsflexibiliteter. Dessa gör att ramavtalen ibland utgör enorma prismatriser. I en konkurrensutsatt upphandling blir det dessutom en grannlaga uppgift att objektivt jämföra dessa prismatriser.

Kommunikation är en stor utmaning för en travel manager. Detta beror på att inköpskategorierna är sådana som ofta avropas av ett mycket stort antal medarbetare. Allt det arbete som travel managern lagt ner på att finna bra leverantörer, tjänsteutbud, avropslösningar mm måste basuneras ut i organisationen om det ska göra någon nytta. Likaså behövs en bra återkoppling för att utbudet ska kunna utvecklas. Intranät, portaler mm i all ära, men det krävs mycket mer än så av en skicklig travel manager. Proffsen jobbar via personaltidningar, sociala media och fysisk närvaro bland användarna.   

Trots nämnda problem finns det hopp. Exempelvis kan man genom strategiskt samarbete med resebyråer utveckla tjänsteutbudet. Det går att skapa enkla e-lösningar för att beställa resor, taxi, hotell etc. En aktiv dialog med användarna skapar en organisationsgemensam syn för hur denna inköpskategori bäst hanteras.