Inköpsbloggen

En inspirationskälla för professionella inköpare

Verktyg för kontraktsriskanalys

När det börjar dra ihop sig till avslut för lite större kontrakt brukar det också dugga in krav på fler riskanalyser. Ledningen vill ofta veta hur pass solid avtalsparten är samt om kontraktet är vattentätt. Förhoppningsvis har man påbörjat riskanalyserna i ett tidigt skede, annars är man sent ute. I slutskedet blir det mer fokus på avtalsparten och villkoren för avtalsrelationen. Låt oss kalla det kontraktsriskanalys.

Först och främst gäller det att få upp en bruttolista över alla möjliga kontraktsrisker. Här kan det vara lämpligt att gå tillbaka till de verktyg som användes redan i leverantörsmarknadsanalysen, exempelvis PESTLE, SWOT och leverantörsbedömning. På en del företag använder man obligatoriska checklistor som ska kryssas av. Ett mycket enkelt och kraftfullt verktyg är brainstorming, vilket beskrevs här på bloggen i höstas. Skillnaden är dock att man i riskanalysen fokuserar på möjliga och fiktiva problem, istället för problem som redan uppstått. Alla medel är tillåtna, bara man får upp en bra bruttolista med väl beskrivna risker.

Nästa steg går ut på att strukturera risklistan. Precis som vid vanlig brainstorming är det många som vill börja med att göra någon form av hierarkisk presentation. Ishikawa är förstås möjligt, men mer populärt är att rita riskträd eller risknedbrytningsstrukturer (som en del kallar dem). Det är också populärt att dela in kontraktsriskerna efter principerna 8M och PESTLE.

Den i särklass viktigaste klassificeringen bygger på att dela upp riskerna i statiska och dynamiska risker. De statiska riskerna är de som är av sådan karaktär att om de faller ut har de i princip alltid negativ påverkan. Här kan vi finna risker som fel i produkt, naturkatastrofer eller obestånd. Det som också karakteriserar statisk risk är att det i många fall är svårt att bedöma det sannolika utfallet, eftersom historiskt underlag saknas. Istället arbetar man mer med hypoteser. En del talar om osäkerhet istället för statisk risk, men det är mer korrekt att säga att den statiska risken innehåller en hög grad av osäkerhet. De dynamiska riskerna har istället den egenskapen att utfallet kan bli både positivt och negativt. Här finner man ofta risker som valutarisk, klimat eller marknadspriser. Dessa risker brukar också ha en historik som utgör grund för prognoser, dvs osäkerheten är mindre. Uppdelningen av riskerna är också nödvändig därför att de kommer att presenteras med olika mätetal. De statiska riskerna brukar helt enkelt mätas med någon slags sannolikhet i procent eller ppm, medan de dynamiska hellre presenteras med spridningsmått.

Exempel på riskförteckning uppdelad i statiska och dynamiska risker.

En viktig egenskap hos de dynamiska riskerna är att de är lättare att hantera. Det är ofta ganska lätt att finna lösningar som försäkringar, terminer eller andra typer av avtal med motparten eller tredje part som i stort sett eliminerar dessa risker.

Många inköpare brukar vilja visualisera sina risker och här passar riskmatrisen in. Riskmatrisen kan ritas som ett vanligt diagram, där konsekvens ställs mot sannolikhet. En del gör hellre en ren matris, oftast med 3×3 rutor i grönt, gult och rött:

Riskmatris

Riskexponeringen är inte statisk. Under kontraktstiden kommer risker att öka och minska. Det blir därför viktigt att kartlägga riskexponeringen som funktion av tiden. Faktainsamlingen leder ofta till någon form av grafisk presentation, där riskexponering visualiseras som funktion av tiden. I enklare former stiliseras helt enkelt riskexponeringen som i följande exempel:

Riskexponering längs tidsaxeln

Betydligt mer sofistikerat och intressant blir det om man tydligare kvantifierar riskerna och väger ihop dem med kontraktsvillkoren. En metod som förekommer i vissa juristkretsar bygger på att beteckna utbytet av leveranser och pengar som transferering av risk. Det finns olika sätt att visualisera detta, exempelvis som i nedanstående kumulativa risk-säkerhets-diagram:

Kontraktsriskanalys

 

I förlängningen kan modellen byggas på med konsekvenser av andra avtalsvillkor och rättshandlingar som förväntas uppkomma längs kontraktets tidslinje. Vanligast att bygga in i modellen är:

  • Betalningar
  • Leveranser
  • Övergång av immateriella rättigheter
  • Säkerheter, bankgarantier, remburser
  • Försäkringar
  • Andra affärsrisker, exempelvis konsekvensskador

Denna metod kan vid en första anblick förefalla ganska enkel, men när man börjar arbeta med den är den svårare än man kan tro, eftersom det gäller att verkligen förstå vilken verkan olika kontraktsvillkor får. Det är här den högre juridiken kommer in.

Powerpoint med bildmaterial (öppnas i nytt fönster)

Ekonomisk riskanalys av ett leveransavtal (öppnas i nytt fönster)

Läs mer om riskanalys och riskhantering

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.

Läs mer om avtal


Läs mer om risk


Dela med dig:
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Twitter
  • email
Skriv ut: Skriv ut:  
  • Ladda ner White paper

  • Verktyg för spendanalys

    Vill Du få kontroll över din inköpsvolym? Behöver Du ett verktyg för spendanalys?
    Spendency