Robusthet handlar om beredskap att hantera störningar i omvärlden som riskerar att påverka verksamheten på olika sätt. Det finns många sätt att uppnå en bättre robusthet, till exempel genom att bygga in buffertlager, etablera reservlösningar, minska komplexitet och säkra externa försörjningskedjor. Ett första steg är att genomföra risk- och sårbarhetsanalyser för att definiera var de största riskerna finns och var åtgärderna bör sättas in.
Under de senaste åren (2020–2024) har händelser i vår omvärld satt ljuset på brister i organisationers och företags beredskap. De flesta verkar ha utgått från att allt ska tuffa på utan störningar, och att man inte behöver ta höjd för att något ska hända. Konsekvenserna har blivit att regioner har stått utan viktig medicinsk utrustning, företag har inte fått tillräckliga leveranser av nödvändiga komponenter m.m.
Det är som om att vattnet i sjön har sjunkit och gjort att grynnor och grund som tidigare låg betryggande långt under vattenytan nu ligger strax under eller över ytan. Navigeringen har blivit svårare, och många har gått på grund med läckor i skrovet som följd.
Detta skulle förr eller senare hända – grynnorna och grunden har funnits där hela tiden. Men vi har inte velat se dem eller så har vi inte ens brytt oss om att titta efter dem.
Nu har vi fått ett visst uppvaknande och ord som robusthet och riskanalys hörs allt oftare i företag och organisationer, inte minst inom offentlig sektor.
Den här artikeln ska inte fördjupa sig i varför den här blindheten har funnits, utan mer diskutera kring hur vi kan skapa större robusthet.
Med robusthet avses en organisations totala förmåga att ur alla aspekter kunna hantera störningar och avbrott.
Robusthet påverkas av en mängd olika faktorer. De är delvis överlappande, eller har åtminstone tydliga beröringspunkter.
Några av de viktigaste är:
Genom att vara självförsörjande i högre grad minskas sårbarheten. Det kan handla om att utföra viktiga tjänster i egen regi i stället för att köpa in, eller att ha egen tillverkning av vissa reservdelar. Dock är detta inte alltid helt enkelt i dagens alltmer specialiserade värld där vissa tjänster och varor kräver specialkunnande som en enskild organisation inte alltid har möjlighet att ha under eget tak.
Funktionen med sådana här lager är att hantera oförutsedda situationer, till exempel en snabb ökning av förbrukning (munskydd under pandemin) eller störningar i försörjningen (grundstötningen i Suez-kanalen eller de senaste attackerna mot fartyg). Kostnadspress i kombination med bristande riskanalys har under ett antal decennier reducerat dessa lager. Nu ser vi hur företag och organisationer börjar bygga upp lagernivåer av kritiska produkter igen för att stå bättre rustade.
Detta kan ses som ett beredskaps- och säkerhetslager för tjänster. Vad gör vi om vår vanliga lösning inte fungerar? Våra sjukhus har t ex reservaggregat för att kunna hålla igång verksamheten även vid strömavbrott på det ordinarie nätet. På samma sätt borde vi till exempel ha lösningar för när våra IT-system inte fungerar. Reservlösningarna ska tas fram när allt fungerar, och de ska testas regelbundet. När de behövs är det för sent att utveckla dem.
Ju mer komplexa lösningar, desto större känslighet för störningar. Det blir helt enkelt för många olika saker som kan gå fel. Genom att förenkla minskar vi risken för att små störningar ska slå ut hela system. Enklare lösningar är också lättare att ”reparera” om något skulle gå fel. På samma sätt som vi pratar om ständig förbättring borde vi också prata om – och göra – ständig förenkling.
För att kunna hantera störningar behöver vi en organisation som snabbt kan anpassas, eller rättare sagt anpassa sig. Alla ska veta vad de gör om något händer. Lika viktigt är att alla har förståelse för sin del i helheten, att var och en vet vad andra närliggande funktioner gör och vad de behöver för att fungera.
Detta är starkt kopplat till den flexibla organisationen. Alla medarbetare behöver kompetens som går lite längre än den vanliga funktionsbegränsade specialiseringen. Det behövs insikt i och förståelse för andra funktioners roll i organisationens uppgift. Därför är det viktigt med bra kontakter mellan olika funktioner, t ex informationsträffar, jobbrotation, gemensamma projekt m.m.
Det här berördes under rubriken reservlösningar, men det är mer omfattande än så. Varje organisation måste testa och öva för störningar och avbrott. Det måste sättas av tid och resurser för att planera, genomföra och utvärdera sådana övningar. Och inte minst viktigt – de brister som kommer fram måste lyftas och åtgärdas. Alltför ofta vill vi inte kännas vid att saker inte gått så bra som vi önskat, så vi slätar över det i rapporteringen. Det kan bli ödesdigert när något händer ”på riktigt”.
Även om vi ökar självförsörjningsgraden inom olika områden kommer varje företag och organisation att vara beroende av extern försörjning. Det är en del av det moderna samhällets specialisering och effektivisering. Detta är det område där inköpsorganisationen av naturliga skäl har sitt huvudfokus.
Försörjningsstabilitet påverkas av en mängd olika faktorer, bland andra:
För att veta att vi fokuserar på rätt risker och arbetar med rätt saker behöver vi som vanligt göra en analys, i det här fallet en risk- och sårbarhetsanalys.
Med risk avses enligt ISO ”osäkerhetens påverkan på det vi vill uppnå”. Med sårbarhet avses i vilken utsträckning något (ett system, ett objekt etc.) kan stå emot och hantera en viss händelse.
Riskanalysen utgår vanligtvis från de två begreppen kritikalitet och sannolikhet.
Sårbarhetsanalysen tar sin utgångspunkt i vad som behöver skyddas i verksamheten, och bedömer hur sårbart det är.
Läs mer på EFFSO Tools om risk- och sårbarhetsanalys och riskhantering samt ta del av EFFSO:s webinar om riskhantering inom inköp.
Att skapa robusthet innebär att vi agerar på det som vår analys visar. Det är inte ett arbete som görs en gång – det är något som måste ske regelbundet som en naturlig del av verksamheten. Omvärlden förändras och det gör även vårt företag eller vår organisation.
Det är det som robusthet handlar om – att hantera förändring. Bäst är om vi kan agera innan det händer något.
Skriven av: Per-Arne Jonsson, seniorkonsult på EFFSO
Försörjningsstabilitet är en av de faktorer som bygger en organisations robusthet, dvs. förmåga att hantera störningar i omgivningen. Det handlar om att skapa stabila försörjningskedjor av varor och tjänster. Inköp spelar en viktig roll i det arbetet när det gäller att hantera valet mellan en och flera leverantörer, geografi och relationen med våra leverantörer.
Risk- och sårbarhetsanalyser hjälper oss att skapa robusta, hållbara, effektiva, välfungerande organisationer och företag. När världen blir mer komplex blir förmågan att identifiera, värdera och åtgärda risker och sårbarhet alltmer viktigt. För vi vet att saker kommer att hända som är utanför vår kontroll. Det som är avgörande för vår framgång är vår förmåga att hantera dem. Och för att hantera riskerna måste vi veta vilka de är, vilka som påverkar oss mest och hur motståndskraftiga vi är.
Ingen har undkommit de senaste årens turbulens på energimarknaden. Spelplanen har förändrats och de strategier och tillvägagångssätt som gav ett bra resultat för några år sedan behöver ses över och anpassas till en ny verklighet. De lyckligt lottade som säkrade upp sitt elpris innan energikrisen har under 2022 och 2023 kunnat räkna hem stora besparingar…