Lessons learned

Inköpsverksamhet bedrivs ofta i projektform. Vi driver upphandlingsprojekt, leveransprojekt, outsourcingprojekt, förändringsprojekt för att nämna några av de vanligaste typerna. Därför är också många inköpsmetoder lånade från projektledningsmetoder. Lessons learned är just en sådan inlånad metod.

På svenska säger vi ofta ’lessons learned’, men man skulle lika gärna kunna säga erfarenhetsåterföring. Det handlar om att dokumentera och systematisera dragna lärdomar. Denna erfarenhetsbank kan vara till stort hjälp för inköparen; för hur man än vrider och vänder på inköpslitteraturens inköpsmodeller så kommer verkligheten alltid vara annorlunda, modellerna stämmer aldrig utan behöver anpassas. Dessutom handlar det om att komma ihåg. Vi behöver hjälp att minnas de där projekttyperna som bara dyker upp en gång vartannat eller vart tredje år. När det är dags för ett nytt projekt så tar vi fram vår lessons-learned-rapport.

Den vanligaste leasons-learned metodiken bygger på att skicka ut enkäter till projektmedlemmar och intressenter, hålla diskussionsforum eller göra intervjuer. Man samlar in data om kostnader, kvalitetsutfall, rättidighet etc. Det kan också vara lämpligt att göra processkartläggningar och intressentanalyser. Allt detta mynnar ut i en lessons-learned-rapport. Lämpligt rapportinnehåll kan exempelvis vara:

• Vilka processer fungerade, fungerade inte eller saknades?
• Händelser som skapade avvikelser i förhållande till planen.
• Rekommendationer till framtida förändringar och förbättringar.
• Mätetal för tid, kostnader, resurser etc för att åstadkomma avsett resultat.
• Noteringar om kvalitetsgranskningar, tester, besiktningar etc som gick bra eller inte.

I bifogad fil finns fler frågeställningar som kan användas i en rapport, enkät eller ett diskussionsforum.