Under 70- och 80-talen fokuserade många inköpare på att skapa riktlinjer och lathundar. På 90- och 2000-talen har fokuset flyttat till processer, den viktigaste milstolpen var nog när ISO9000-standarden ändrades till att bli processorienterad. Nu kan man fråga sig vad det starka processintresset bland inköpare beror på?
En förklaring är förstås att vi vill skapa tydlighet bland våra uppdragsgivare, uppdragstagare och andra intressenter. Genom att visualisera våra inköpsprocesser tydliggör vi arbetsflödet samt vår och andras roll i detta. Med hjälp av en grundlig kartläggning kan vi också mäta och analysera processerna med sikte på att identifiera förbättringsmöjligheter.
För 20-år sen handlade inköp mycket om VAD som skulle köpas, nu är det ibland viktigare att tala om HUR det köpta ska levereras. Detta beror på att köp av varor och tjänster tenderar att omgärdas av allt komplexare leveransprocesser som ska styras och integreras över företagsgränserna. För att effektivt kunna utveckla leverans- och värdekedjan är processkartläggning och processutveckling A och O för inköparen.
En omogen inköpsorgansiation ritar upp teoretiska och summariska processkartor för att uppfylla kraven i ISO9000 (vilket förvånansvärt ofta godkänns av ISO-auditörer). Sådana kartor har sällan nån större verklighetsförankring och får därmed heller inte någon reell betydelse, eftersom de verkliga processerna är helt annorlunda. En mogen inköpsorganisation arbetar strukturerat med att kartlägga sina verkliga processer för att sedan mäta och optimera dessa. En populär modell för att mäta processmognad är CMM (Capability Maturity Model), vilken ser ut ungefär på följande sätt:
Mognadsmodellen
För själva kartläggningsarbetet finns en mängd metoder att tillgå, exempelvis walk through eller tvärfunktionella kartläggningsteam. Den sistnämnda brukar röna mest popularitet, eftersom den även bidrar till att förankra eventuella slutsatser från kartläggninsarbetet. Det finns sedan ett otal metoder att visualisera karteringen, exempelvis:
Till sist kommer vi till det som är många inköpares ultimata mål, nämligen mätning, analys och optimering. Här finns det finns uppsjöar med metoder och verktyg att tillgå. Några av de mer omnämnda är:
Powerpoints:
Processmognad
Inköpsprocesser
En modern inköpsfunktion jobbar konstant med att proaktivt identifiera besparingspotential och effektiviseringar inom sin leverantörsbas. Något som såklart är än mer viktigt i en lågkonjunktur. När ekonomin vänder neråt är en av de mest effektiva strategierna att öka fokus på inköp av indirekt material. Indirekt material utgör ofta en stor del av inköpsvolymen för många…
En vanlig riktlinje för inköpsavdelningar är att det är viktigt att konsolidera sin spend till ett färre antal leverantörer. Inköp samlar volymer hos färre leverantörer för att få bättre priser och mer effektiva processer, vilket i sin tur sparar organisationen pengar. Trots detta är det inte ovanligt att det smyger sig in några leverantörer som…
Värdet av att arbeta strukturerat med inköpsorienterade kategoristrategier har dokumenterats av många författare och med dessa som ledljus har de flesta inköpsfunktioner ambitionerna att arbeta strategiskt. Trots det saknar många inköpsfunktioner genomtänkta och förankrade strategier för sina kategorier. På EFFSO har vi identifierat tre nyckelområden som gör det lättare att ta fram värdeskapande kategoristrategier. Det…