Terminologi vid köp av underhåll

Terminologi relaterat till underhåll och underhållstjänster.

Läs även annan terminologi.

Underhållsavtal (eng. Maintenance contract)
Underhållsavtal är mycket vanligt för maskiner, fordon etc. Omfattningen i underhållsavtal varierar mycket, allt ifrån en allmän översyn med rekommendationer till åtgärder till åtaganden som näst intill innebär att leverantören tar över driften. Prissättningen i underhållsavtal är antingen uppbyggda som fasta klumpsummor per månad eller som pris per driftstimme, kilometer, kilowattimme eller kanske per styck producerade enheter.

De vanligaste typerna av underhåll avser underhåll av maskiner, apparatur, datorsystem, programvara, fordon eller fastigheter.

Följande huvudtyper brukar kunna urskiljas:

Garantiservicavtal
De flesta produkter och tjänster säljs med någon form av garanti eller ansvar för fel, dock brukar ansvaret för arbetet att byta defekta komponenter variera från avtal till avtal. I fallet med enkla produkter torde den bästa lösningen vara att beställaren själv byter, men i fallet med mer komplex utrustning kan det vara en fördel för beställaren att göra ett tillägg i köpeavtalet alternativt teckna ett särskilt garantiserviceavtal. Vissa garantiserviceavtal kan också omfatta visst periodiskt underhåll. Vid mycket långa garantitider, typ mer än tre år, är det kutym att teckna garantiserviceavtal eller liknande.

Reservdelsförsörjning
Leverantören åtager sig att för en viss tid och enligt en given prislista försörja beställaren med reservdelar, slitdelar och förbrukningsartiklar som behövs för att fullt kunna nyttja underhållsobjektet. I denna form av åtagande tillser beställaren själv att delarna byts enligt givna intervall.

Förebyggande underhåll, Periodiskt underhåll (eng. Preventive maintenance)
Underhållsåtagandet bygger på att underhållsåtgärder paketeras i grupper som utförs med olika intervall. Intervallen kan definieras såsom driftstimmar, kalendertid, kilometrar, producerad mängd eller liknande. Underhållsåtgärderna brukar dels utgöras av aktiviteter som innebära att vissa utsatta komponenter alltid byts, medan andra komponenter endast kontrolleras. Daglig tillsyn brukar inte ingå i den här typen av underhållsåtagande. Exempel på förebyggande underhåll är komponentbyte av delar med begränsad livslängd.

Skadeavhjälpande- & felavhjälpande underhåll (eng. Corrective maintenance)
Vanligen kombineras avtal om periodiskt underhåll med ett skade- och felavhjälpande underhåll. Felavhjälpande underhåll avser oftast åtgärdande av fel som uppstått fastän förebyggande underhåll gjorts på rätt sätt. Skadeavhjälpande underhåll avser sådana åtgärder som krävs pga av fel som uppstått av olyckshändelser, felmanövrering, vandalism etc. Det skade- och felavhjälpande underhållet kan antingen vara inkluderat i en klumpsumma som parterna avtalat eller betalas enligt en à-prislista eller löpande räkning. Vanligast är att felavhjälpande underhåll ingår i den fasta prisdelen medan skadeavhjälpande går enligt prislista. Det viktiga för beställaren är att knyta en leverantör som på ett snabbt och effektivt sätt kan åtgärda problem.

Rekonditionering, nollställning
Återställande i ursprungligt skick

Modernisering, renovering, förbättrande åtgärder (eng. Retrofit, Overhaul)
Produkter med mycket lång livstid, typ fem år och uppåt, brukar efter ett tag bli omkörda av teknikens framsteg. Det uppkommer då ett behov av att modernisera och förbättra prestanda för att bibehålla konkurrenskraften. Avtal om modernisering brukar som regel ingås såsom paketåtgärder som införs vid ett och samma tillfälle då beställaren bestämmer sig för ett driftstopp.

Drift- och underhållsavtal (eng. O&M, Operation and Maintenance)
Detta är den absolut mest omfattande formen av underhållsavtal. Leverantören tar helt enkelt över hela driften ända från daglig tillsyn, driftsövervakning till felavhjälpande underhåll. Leverantören garanterar vissa prestanda och en viss tillgänglighet. En utveckling på O&M-kontrakt är de så kallade BOT-kontrakten (Build Operate Transfer) som är vanliga inom bland annat biståndsprojekt.

Fjärrövervakningsavtal
Utrustning fjärrövervakas av en operatör som kan styra åtgärder och tillkalla personal. Vanligt för datorsystem eller kraftverk.

Serviceavtal (eng. Service Level Agreement, SLA)
Utöver det faktiska underhållsåtagande har köparen ofta behov av att avtala tider för inställelse och telefonjour samt tidsramar för hur lång tid underhållsåtagandet får ta. Servicenivåavtalet kan vara ett tillägg till ett befintligt underhållsavtal eller utgöra en del och då benämns ibland hela avtalet ’servicenivåavtal’. Synonyma begrepp är servicenivååtagande eller servicenivåöverenskommelse. Begreppet är mycket vanligt för IT-produkter, men fullt tillämpbart på vilken produkt som helst.

Reparabel (eng. Repairable)
I service och underhållsavtal talar parterna om begreppet ’reparabel’, vilket ofta innebär återköpspriset på den reservdel som monteras bort för att repareras. Således beräknas priset på en reparation som ’arbetskostnaden’ + ’delens nypris’ – ’reparabel’.

Badkarskurvan
Kurvan beskriver principiellt hur felfrekvensen för en produkt ser ut under dess livstid. Frekvensen är störst första tiden på grund av inkörningssvårigheter för att sedan stiga igen mot slutet av livstiden då förslitningen tar ut sin rätt. Vid underhållsplanering utgås ofta från badkarskruvan.

Gränsdragningslista
Likt entreprenadgränsdragningslistor är det vanligt att i underhållsavtal göra olika former av krysslistor som reglerar parternas åtaganden.  Gränsdragningslistor är mycket vanliga vid fastighetsunderhåll, men förekommer också i stor utsräckning för fordonsvård.

Städunderhåll
Köp av städtjänster är förmodligen ett av de vanligaste underhållsåtaganden som finns. De finns på ett eller annat sätt i nästan varje organisation och många inköpare kommer i kontakt med denna underhållsform.

Det intressanta med städtjänster är att priset är starkt avhängigt frekvens och kvalitet. I grunden måste det finnas en specifikation på vilka ytor som ska städas, ovanpå detta måste nyckeltal för frekvens och kvalitet fastläggas. Utan att lägga fast dessa två parametrar finns egentligen ingen städomfattning. Städfrekvensen brukar helt enkelt anges som antal städinsatser per dag, vecka, månad eller år. Vissa insatser såsom exempelvis fönsterputs kanske bara återkommer ett par gånger om året, medan toalettstäd kanske sker dagligen. Vad avser kvaliteten finns det flera olika standarder att luta sig emot. En av de vanligaste är INSTA 800 (SS 62 78 01), i folkmun benämnt Insta.

Insta definierar en femgradig kvalitetsskala, där varje skalenhet har en exakt definition på vad som tillåts. Det finns två grupper av smuts, 1. Föroreningar och 2. Ytsmuts:

Obeg=Obegänsad, Tg=Tillgängliga ytor, Stg=Svårtillgängliga ytor
Källa: SS 62 78 01

I städspecifikationen definieras, utöver omfattningen, en kvalitetsnivå för varje utrymme, ytenhet och smutskategori.

Mätning brukar ske vid slumpvis utvalda tillfällen, parterna brukar avtala om denna mätfrekvens. Mätning sker i princip alltid precis efter utförd städning. Det vanligaste är att städentreprenören själv utför mätning och överlämnat reslutatet till beställaren.

Vidare definierar standarden ett så kallat AQL-värde (Acceptance Quality Limit) som syftar på hur många provpunkter som får vara underkända vid en mätning. Standarden anger ett utgångsvärde på 4%, som kan ändras genom avtal.