Att vara inköpare i dagens komplexa och föränderliga värld ställer stora krav på kompetens, inte minst när kraven på att åstadkomma resultat blir allt starkare. En framgångsrik inköpsorganisation behöver byggas och utvecklas med kompetensen i fokus.
Ökade krav på kompetens
En gång i tiden var det enkelt att vara inköpare – det räckte med att kunna sitt sakområde och lite avtalsjuridik. Och kanske en smula förhandling. Det var på den tiden företag och organisationer utförde det mesta i egen regi, och det som köptes in var en relativt sett liten andel av de totala kostnaderna.
Så är det inte längre. Idag är det inte bara olika material som köps in, utan nu köper vi även tekniskt komplexa komponenter med långa försörjningskedjor på leverantörsmarknader som ligger långt bort, och vi köper hela utbudet av olika tjänster från städning till projektledning.
En allt större del av de totala kostnaderna utgörs av inköp. Och det är inte ovanligt att det som köps in har en direkt påverkan på företagets kunder eller organisationens uppdrag. Ny teknik och nya arbetssätt ställer också nya krav på inköparen.
Detta sammantaget innebär att kraven på inköparens kompetens har ökat. Och kraven fortsätter att öka i takt med att ledningarna i företag och organisationer inser leverantörsmarknadens betydelse, och förväntar sig att inköpsorganisationen i allt högre grad ska leverera resultat.
Sex kompetensområden
Det går att sammanfatta den moderna inköparens behov av kompetens i form av kunskaper och förmågor i sex områden:
1. Kunskap om verksamhetens behov
En inköpares arbete behöver ta utgångspunkt i den egna verksamheten.
Kunskap om verksamhetens behov behövs för att säkerställa att organisationens mål och behov uppfylls på ett bra sätt.
Beskrivning av kunskaper
- Verksamhetens mål och uppdrag
- Verksamhetens behov
- Verksamhetens förutsättningar
- Den egna organisationen
Typiska aktiviteter
- Kartlägga och analysera behov
- Ta fram kravspecifikationer
- Utvärdera anbud
- Definiera beställningsrutiner
- Bemanna arbetsgrupper
- Genomföra löpande uppföljningar
2. Kunskap om inköpsprocesser
En inköpares arbete behöver förhålla sig till de policys, riktlinjer och regelverk som finns.
Kunskap om inköpsprocesser behövs för att på ett effektivt sätt genomföra inköpsarbete som ger önskat resultat.
Beskrivning av kunskaper
- Inköpspolicy och riktlinjer
- Olika regelverk
- Upphandlingsprocessen
- Kravställning i upphandlingar
- Utvärderingsmodeller
- Systemstöd och digitala verktyg
- Avtalsjuridik
- Förhandling
Typiska aktiviteter
- Skriva kravspecifikation
- Välja upphandlingsform
- Hantera upphandling med systemstöd
- Formulera avtal
- Förhandla med leverantörer
- Agera metodstöd åt verksamheten/relevanta intressenter
3. Kunskap om leverantörsmarknad
En inköpares arbete står och faller med kunskap om leverantörsmarknaden eftersom inköparen är den i organisationen som förväntas ha mest kunskap på det området.
Kunskap om leverantörsmarknad behövs för att kunna ställa rätt krav och ta vara på de möjligheter som finns utanför den egna organisationen.
Beskrivning av kunskaper
- Leverantörer och deras möjligheter och begränsningar
- Trender och utveckling
- Viktiga faktorer och dynamik, t ex konkurrenssituation eller instegskostnader
Typiska aktiviteter
- Inhämta fakta från leverantörsmarknaden
- Göra leverantörsmarknadsanalyser
- Identifiera möjligheter och risker på leverantörsmarknaden
- Delta i leverantörsdialoger
4. Analytisk förmåga
En inköpares arbete i en komplex värld handlar mycket om att kunna hantera och bearbeta stora mängder av information från många olika källor.
Analytisk förmåga behövs för att dra slutsatser från relevanta faktaunderlag.
Beskrivning av förmågor
- Samla in, kartlägga och analysera information från olika källor
- Värdera information utifrån relevans och kvalitet
- Strukturera information utifrån syfte och mål
- Dra slutsatser
- Använda systemstöd och digitala verktyg
Typiska aktiviteter
- Göra olika typer av analyser, t ex totalkostnadsanalyser
- Bearbeta data med systemstöd
- Definiera relevanta nyckeltal
- Sätta ihop intervjuformulär
- Dra slutsatser kring möjliga vägar framåt
5. Projektledning
En inköpares arbete handlar i allt högre grad om att driva förändring i samverkan med personer från andra funktioner.
Projektledningskompetens behövs för att säkra framdrift och koordinering.
Beskrivning av förmågor
- Praktisk projektledning med planering, rapportering, metodik mm
- Skapa framdrift och hantera avvikelser
- Leda en grupp utan att formellt vara chef
- Samverka med personer med andra prioriteringar och förutsättningar
Typiska aktiviteter
- Planera projekt
- Leda arbetsmöten
- Hantera avvikelser, t ex prioritera vid tidsbrist
- Individuellt stöd till projektmedarbetare
- Rapportera framdrift
- Följa upp budget
6. Kommunikativ förmåga
En inköpares arbete är beroende av att på ett klokt och effektivt sätt kunna interagera med andra människor som kanske har andra viljor och prioriteringar.
Kommunikativ förmåga behövs för att förmedla och engagera så att framdrift och resultat uppnås.
Beskrivning av förmågor
- Göra skriftliga presentationer för olika målgrupper
- Kommunicera muntligt med olika målgrupper
- Anpassa kommunikation beroende på syfte och målgrupp
- Skapa intresse, förståelse och engagemang
- Lyssna
Typiska aktiviteter
- Skriva rapporter och presentationer
- Presentera muntligt för styrgrupp och andra intressenter
- Leda arbetsmöten internt
- Leda möten med leverantör
- Kommunicera med olika verksamhetsdelar
- Motivera strategier och beslut
Kompetensutveckling
Varje enskild inköpare behöver inte vara mästare inom alla sex kompetensområdena. Men en inköpsorganisation behöver se till att man fyller samtliga områden genom att kombinera olika individers styrkor. Dock behöver varje inköpare ha grundläggande kompetens inom varje område för att kunna vara med och bidra.
För att lyckas med det här behöver en inköpsorganisation sätta av tid för att bygga kompetens. Till viss del kan man göra det genom att rekrytera klokt med ett medvetet fokus. Men det räcker inte – man behöver även en ständig kompetensutveckling. Det handlar om utbildning, coaching, mentorskap, eget arbete m.m. som genomförs och följs upp löpande.
Sammanfattning
I takt med att inköps betydelse har ökat har också kraven på inköpare ökat – och förändrats. En inköpare idag behöver en bredd i sin kompetens där även sådant som av tradition betraktats som ”mjuka egenskaper” är viktigt. Dessutom behöver varje inköpsorganisation sätta av tid och resurser för en medveten kompetensutveckling. Den utvecklingen handlar om mer än att skicka folk på enstaka kurser.
Möjligheterna har ökat. Kraven har ökat. Och det har blivit roligare att vara inköpare.
